Actualizado el lunes, 8 mayo, 2023
Seguro que en algún momento has recibido una hoja donde se te hace una petición formal de cualquier tipo y ahora te toca hacerlo a ti. Pero si tienes problemas porque no sabes cómo se estructura, qué contenido lleva y cómo se debe redactar, no te preocupes, en este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre los oficios, además; podrás visualizar un ejemplo que te servirá de guía al momento de redactar el tuyo.
Indice De Contenido
¿Qué es un Oficio?
Un oficio es un tipo de documento de carácter oficial que es, usualmente, expedido por una institución ya sea pública o privada, y esta documentación cuenta con una validez oficial que reconoce esa y posiblemente otras instituciones; originalmente los oficios solo eran expedidos por instancias del gobierno, lo que les daba ese carácter de “oficial”, ya que se trataba de un tipo de documentación que tiene un nivel de importancia, pero hoy en día diversas instituciones pueden usar este tipo de documentación, por lo que si requieres hace un oficio, es importante que conozcas lo tipos de oficios que hay, cual es usualmente su contenido y otras características sobre este tema.
¿Cómo se Clasifican?
Existen distintas formas de clasificar los oficios, acá te explicaremos algunas de las más utilizadas, que se pueden dividir según el tipo de institución que las emita, el lugar de destino que posean o si van dirigidas a una o varias personas.
Según el Lugar de Procedencia
Acá se diferencia a los oficios considerando si es emitido por una empresa privada o persona particular de los oficios emitidos por el estado y entes gubernamentales.
Según el Lugar de Destino
Para esta clasificación se dividen los oficios en dos tipos: Oficio Interior y Oficio Exterior.
- Oficio interior. – son aquellos dirigidos a otros departamentos, personas, edictos o incluso instituciones asociadas con la que lo está redactando, es un tipo de documentación qué, como su nombre lo dice, es interna, es decir permanece dentro del mismo personal.
- Oficio exterior. – aquí entran las instituciones que por cualquier motivo expiden oficios a público general u otras instituciones que resultan ajenas al gobierno.
Según la Cantidad de Personas a las que Va Dirigido
Una tercera forma de clasificar los oficios es según el número de personas a las que se desea llegar por medio de este. De manera que las podemos dividir en Oficios Directos Simples u oficios simples y en Oficios Múltiples.
Aunque existen algunas excepciones a esta regla, ya que en algunos casos se considera que el oficio posee validez oficial a pesar de no haber sido emitido por una institución, un ejemplo son los oficios escolares o los emitidos por entidades bancarias.
Los Oficios Múltiples en cambio, se considera que son todos aquellos van dirigidos a un grupo de personas o a varias empresas. De modo que suelen mantener la misma estructura que los oficios simples, pero su redacción suele ser más general y menos personalizada. No lleva los datos de la persona a la que va dirigida y suele comenzar con un: «A quien interese».
¿Cómo Hacer un Oficio Formal?
Características básicas de un oficio
Usualmente un oficio tendrá un extenso de una o dos páginas como máximo, depende de la información que se esté tratando, por otra parte, el oficio cuenta con particulares, ya que es de 21.59 cm. x35.56 cm. Con una variación conocida como formato A4 de 21 cm. X 29.7 cm. Y el formato carta de 21.59 cm. X 27.94 cm.
Redacción de un oficio Formal
Respecto a su redacción, se redacta en primera persona y no debe exceder el largo de dos páginas, además; puede ser escrito a renglón cerrado o renglón y medio. Para que un oficio sea formal debe contener la siguiente información:
- Indicar el lugar y fecha en que es emitido, especificando el día, mes y año.
- A quien va dirigido o destinatario: en caso de ser un oficio simple debe contener los datos correspondientes al nombre y la dirección de la persona o empresa a la que va dirigida. Si por el contrario, su emisión es al público en general se debe hablar en plural indicando «a quien pueda interesar».
- Debe contener el motivo por el cual es emitido el oficio, al finalizar este segmento se colocan dos puntos y se realiza un resumen explicando todo lo mencionado.
- Hay que agregar los antecedentes en caso de que los haya.
- Para finalizar el contenido del oficio se agrega una despedida, esta debe realizarse de forma educada buscando mantener la mejor relación posible con el destinatario.
- Ahora se debe escribir el calce y la firma de quien emite el oficio. Esto implica escribir una frase como «Atentamente X» seguido de la firma y sello de quien emite el documento. Aunque el sello puede ser opcional si es una empresa quien lo expide.
- La numeración del oficio: corresponde a un serial, número o siglas que identifiquen el lugar de procedencia del oficio así como la razón por la que se emite. Esta información es opcional y dependerá de quien emita el oficio decidir si es o no pertinente. Suele ser común en instituciones grandes donde está estandarizada la emisión de documentos.
Oficios de Petición
Ahora bien, hablemos de los oficios de petición y de cómo elaborar uno, para empezar, este tipo de documento es de carácter oficial, es utilizado para solicitar a una institución o persona con autoridad un bien o un servicio, por lo que tiene que ser una petición clara, y sobre debe haber plena conciencia de la institución a la que se dirige dicho escrito y con qué fines.
¿Cómo redactar un Oficio de Petición?
Si te ves en la necesidad de realizar un oficio de petición, debes tener en cuenta que su estructura difiere un poco de una carta u oficio común, ya que debe seguir los parámetros siguientes:
- La fecha y lugar de expedición es colocada en la esquina superior derecha (como en muchos otros documentos)
- Clave del oficio o numeración, es un código o numeración que reconozca a ese documento como único o que permita diferenciarlo de otros, este es asignado por la institución en que se elabora
- Persona a quien está dirigido el oficio
- Nombre del destinatario
- Cargo que ocupa
- Institución a la que pertenece
- Asunto del oficio, el cual es una explicación breve del motivo por el cual se redactó el oficio
- En caso de ser parte de una serie de comunicados entonces se tendrá que hacer referencia a los otros documentos para brindar contexto
- Cuerpo del documento
- Despedida: para finalizar el documento se sugiere hacerlo de manera cortés y terminar con el nombre de la persona que redactó el oficio
Algunos oficios pueden contener incluso un sello oficial característico y distintivo de la institución que lo redacta, aunque este resulta opcional.
Diferencia entre Oficio de Petición y Carta de Petición
Hay un documento muy similar al oficio de petición conocido como carta de petición cuya finalidad es la misma, realizar una solicitud de recursos o servicios. La diferencia radica en la rigurosidad que la carta de oficio debe tener al momento de colocar sus elementos, además de que es obligatorio que los posea todos.
Por otro lado, las cartas de petición son utilizadas principalmente por personas particulares y empresas privadas. En cambio, los oficios de petición están relacionados con instituciones oficiales.
Consejos Para Redactar un Oficio
- Es importante que al redactar un oficio seamos claros sobre quien es el destinatario, ya que a diferencia de otros documentos donde se puede usar la leyenda “A quien corresponda” un oficio tiene que ser explicito respecto a la persona a la que va dirigido dicho documento, así como su cargo e institución a la que representa; un oficio debe tener siempre un asunto claro y conciso, al igual que la solicitud por la cual se redacta, de modo qué, en caso de tener más de una solicitud, lo mejor es realizar más de un oficio, uno por cada solicitud que se tenga que realizar.
- Para los oficios de petición, al momento de realizar la solicitud debes ser muy claro de modo que se entienda a la perfección el requerimiento. Por otro lado, si en un mismo oficio realizas varias peticiones debes hacerlas en párrafos separados para evitar confusión.
- También te puedes apoyar de plantillas elaboradas previamente para que te resulte más fácil, pero toma en consideración que dichas plantillas podrían no satisfacer tus necesidades y entonces no cubrir los datos relevantes que tu oficio requiere, por lo que tendrás que buscar la que más se apegue a tu situación o en todo caso elaborar tu oficio desde cero por tu propia mano.
Ejemplo
A continuación te dejamos una descripción breve de cómo debe ser la estructura de una carta de oficio:
Ubicación. Agrega fecha (colocando el día, el mes y el año).
Señores:
Colocar empresa o institución destinatario del oficio.
Ahora debes colocar los datos de la persona responsable en recibir la carta.
Dirección del destinatario.
Motivo o Asunto del Oficio: Comunicado
De manera cordial nos permitimos solicitarle para que se presente a la Unidad Educativa Futuro Brillante, que se encuentra localizada en la calle 85 N° 15-25, en el departamento de control de estudios ubicados en la planta baja, con la finalidad de solventar un inconveniente con su planilla de inscripción, la cual fue rechazada debido a una irregularidad con uno de los documentos entregados.
Aprovechamos para indicarle que posee un plazo de 14 días hábiles para poder solventar el problema y finiquitar su proceso de inscripción. Para obtener más información, por favor comunicarse al número de teléfono XXX-XX-XX.
Atentamente,
Nombre de la persona que emite el oficio.
C.C XXXXXXXXX de XXXXXXXXX: 
en caso de que este ultimo ejemplo te sea de utilidad a continuación te damos la opción de descargar este ejemplo de oficio
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