¿Cómo Hacer un Oficio? Pautas Básicas y Ejemplo

Seguro que en algún momento has recibido una hoja donde se te hace una petición formal de cualquier tipo y ahora te toca hacerlo a ti. Pero si tienes problemas porque no sabes cómo se estructura, qué contenido lleva y cómo se debe redactar, no te preocupes, en este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre los oficios, además; podrás visualizar un ejemplo que te servirá de guía al momento de redactar el tuyo.

cómo hacer un oficio

¿Qué es un Oficio?

Iniciaremos explicando en qué consisten los oficios, estos son un tipo de documento que se utiliza para emitir comunicados o realizar solicitudes oficiales. Se emiten con un destinatario específico y en un principio era utilizado solo por el estado o instituciones públicas, pero a medida que fue transcurriendo el tiempo se fue implementando su uso a las instituciones privadas.

Indistintamente del motivo por el que se redacte un oficio, en todos los casos busca como objetivo principal informar a la persona que va dirigida, aunque con la particularidad de que lleva una estructura y redacción de carácter protocolar.

¿Cómo se Clasifican?

Existen distintas formas de clasificar los oficios, acá te explicaremos algunas de las más utilizadas, que se pueden dividir según el tipo de institución que las emita, el lugar de destino que posean o si van dirigidas a una o varias personas.

Según el Lugar de Procedencia

Acá se diferencia a los oficios considerando si es emitido por una empresa privada o persona particular de los oficios emitidos por el estado y entes gubernamentales.

Cómo redactar un oficio - Aprendizaje virtual

Según el Lugar de Destino

Para esta clasificación se dividen los oficios en dos tipos: Oficio Interior y Oficio Exterior. Los oficios interiores son aquellos emitidos a personas que se encuentran dentro de la empresa, equipo de trabajo u organización. A su vez, los oficios interiores tiene una sub división en interior local e  interior foránea.

Los oficios locales son utilizados cuando la personas a las que va dirigido el documento se encuentran dentro de la misma sede, por el contrario; los de interior foráneos van dirigidos a personas que pertenecen a la empresa, entidad gubernamental, etc, pero que están ubicados en una sede distinta.

Los oficios exteriores son utilizados cuando se quiere hacer llegar una información al público en general u otras empresas o entidades. Es decir; a todo aquel que no sea parte de la misma empresa.

Según la Cantidad de Personas a las que Va Dirigido

Una tercera forma de clasificar los oficios es según el número de personas a las que se desea llegar por medio de este. De manera que las podemos dividir en Oficios Directos Simples u oficios simples y en Oficios Múltiples.

Los oficios simples son todos aquellos que van dirigidos a un solo destinatario, sea una persona, entidad comercial o agencia del estado. Para el caso de las empresas, se suele emitir el documento a nombre del dueño o de la persona responsable. A su vez, se considera que el oficio posee validez oficial si es emitido por una institución y si lo emite una empresa se habla de validez empresarial.

Aunque existen algunas excepciones a esta regla, ya que en algunos casos se considera que el oficio posee validez oficial a pesar de no haber sido emitido por una institución, un ejemplo son los oficios escolares o los emitidos por entidades bancarias.

Los Oficios Múltiples en cambio, se considera que son todos aquellos van dirigidos a un grupo de personas o a varias empresas. De modo que suelen mantener la misma estructura que los oficios simples, pero su redacción suele ser más general y menos personalizada. No lleva los datos de la persona a la que va dirigida y suele comenzar con un: “A quien interese”.

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¿Cómo Hacer un Oficio Formal?

Para hacer correctamente un oficio formal este debe poseer algunos datos específicos, ser escritos de cierta forma y estar impresos en un tamaño particular. Su impresión se suele hacer en hojas tamaño carta con dimensiones de (21.59cm x 27.94 cm), aunque también podemos encontrar casos donde sean impresos en hojas oficio de (21.59 cm x 35.59 cm), pero no es muy común.

Respecto a su redacción, se redacta en primera persona y no debe exceder el largo de dos páginas, además; puede ser escrito a renglón cerrado o renglón y medio. Para que un oficio sea formal debe contener la siguiente información:

  • Indicar el lugar y fecha en que es emitido, especificando el día, mes y año.
  • A quien va dirigido o destinatario: en caso de ser un oficio simple debe contener los datos correspondientes al nombre y la dirección de la persona o empresa a la que va dirigida. Si por el contrario, su emisión es al público en general se debe hablar en plural indicando “a quien pueda interesar”.
  • Debe contener el motivo por el cual es emitido el oficio, al finalizar este segmento se colocan dos puntos y se realiza un resumen explicando todo lo mencionado.
  • Hay que agregar los antecedentes en caso de que los haya.
  • Para finalizar el contenido del oficio se agrega una despedida, esta debe realizarse de forma educada buscando mantener la mejor relación posible con el destinatario.
  • Ahora se debe escribir el calce y la firma de quien emite el oficio. Esto implica escribir una frase como “Atentamente X” seguido de la firma y sello de quien emite el documento. Aunque el sello puede ser opcional si es una empresa quien lo expide.
  • La numeración del oficio: corresponde a un serial, número o siglas que identifiquen el lugar de procedencia del oficio así como la razón por la que se emite. Esta información es opcional y dependerá de quien emita el oficio decidir si es o no pertinente. Suele ser común en instituciones grandes donde está estandarizada la emisión de documentos.

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Oficios de Petición

Son una clase particular de oficios que se caracterizan por ser documentos oficiales enviados con la finalidad de solicitar un recurso o servicio. Es común su uso entre entidades del gobierno o por instituciones oficiales que realizan una solicitud ante la autoridad que les compete.

¿Cómo redactarlos?

Si te ves en la necesidad de realizar un oficio de petición, debes tener en cuenta que su estructura difiere un poco de una carta u oficio común, ya que debe seguir los parámetros siguientes:

  • La ubicación de la fecha y el lugar de emisión deben ir en la esquina superior derecha.
  • Como estos documentos son oficiales, debe tener de forma obligatoria la numeración o clave del oficio, la cual va ubicada en la esquina superior izquierda.
  • A continuación se deben colocar los datos relacionados con el destinatario utilizando la misma alineación que se usó para colocar la clave (el punto anterior). El nombre debe ir completo y hay que agregar el cargo que esa persona desempeña junto con el  nombre de la institución a la cual se le realiza la solicitud.
  • Ahora es el momento de redactar el cuerpo de la carta, para ello primero debes comenzar colocando el asunto. Debe estar escrito de forma clara y sencilla; indicando la petición que deseas realizar por medio de este documento.
  • Si este oficio es la continuación de otros que han sido emitidos de forma previa, debes hacer una breve referencia de ellos. Para que el destinatario se contextualice con el asunto del oficio.
  • Una vez colocadas las referencias debes explicar con un poco más de detalle el asunto o petición que deseas realizar, puedes hacer uso de la argumentación. Para finalizar este segmento agrega unas palabras de despedida que demuestren cordialidad y amabilidad, a su vez; puedes indicar que quedas a la espera de una pronta respuesta.
  • Debajo del segmento anterior finaliza el oficio con una frase que inicie con “Atentamente” y escribe los datos de la persona y el cargo que posee junto con la información de la entidad que emite la carta (especificando el departamento). Recuerda que luego de imprimir el documento se debe colocar la firma y sello de quien expide el oficio.
  • Si se deben imprimir varias copias o duplicados hay que especificar en el documento a dónde irán dirigidas cada una de ellas, por ejemplo: “con CCP (copia) y para quién se dirige el documento. Esto se realiza para indicar que hay un respaldo del documento entregado.

Diferencia entre Oficio de Petición y Carta de Petición

Hay un documento muy similar al oficio de petición conocido como carta de petición cuya finalidad es la misma, realizar una solicitud de recursos o servicios. La diferencia radica en la rigurosidad que la carta de oficio debe tener al momento de colocar sus elementos, además de que es obligatorio que los posea todos.

Por otro lado, las cartas de petición son utilizadas principalmente por personas particulares y empresas privadas. En cambio, los oficios de petición están relacionados con instituciones oficiales.

Consejos Para Redactar un Oficio

  • Ten cuidado al momento de colocar el destinatario, asegúrate de que los datos sean los correctos y que el destinatario al que va dirigido se entiende de forma clara, si hay ambigüedad en este punto será difícil saber para quién va dirigido.
  • Para el caso de oficios de petición nunca se coloca “A quien interese” o “A quien corresponda”.
  • Al momento de redactar el asunto debes ser lo más  concreto y claro posible. Aunque puedes colocar una pequeña argumentación, debes tener cuidado de que sea excesiva. Además, asegúrate de que cualquier personas que lea el documento pueda entender lo que quieres transmitir.
  • Para los oficios de petición, al momento de realizar la solicitud debes ser muy claro de modo que se entienda a la perfección el requerimiento. Por otro lado, si en un mismo oficio realizas varias peticiones debes hacerlas en párrafos separados para evitar confusión.

Ejemplo

A continuación te dejamos una descripción breve de cómo debe ser la estructura de una carta de oficio:

Ubicación. Agrega fecha (colocando el día, el mes y el año).

Señores:

Colocar empresa o institución destinatario del oficio.

Ahora debes colocar los datos de la persona responsable en recibir la carta.

Dirección del destinatario.

Motivo o Asunto del Oficio: Comunicado

De manera cordial nos permitimos solicitarle para que se presente a la Unidad Educativa Futuro Brillante, que se encuentra localizada en la calle 85 N° 15-25, en el departamento de control de estudios ubicados en la planta baja, con la finalidad de solventar un inconveniente con su planilla de inscripción, la cual fue rechazada debido a una irregularidad con uno de los documentos entregados.

Aprovechamos para indicarle que posee un plazo de 14 días hábiles para poder solventar el problema y finiquitar su proceso de inscripción. Para obtener más información, por favor comunicarse al número de teléfono XXX-XX-XX.

Atentamente,

Nombre de la persona que emite el oficio.

C.C XXXXXXXXX de XXXXXXXXX:

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