Uno de los aspectos más importante cuando se tiene una empresa y ésta comienza a crecer, es la necesidad de tener una planilla de nómina para llevar el registro de todos los empleados a quienes se les debe pagar un sueldo. Además, que equivocarse en esta labor puede ocasionar malestar a los empleados y generar consecuencias legales. Por esta razón, hoy te explicamos cómo llevar de forma fácil y sencilla una nómina en excel.
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¿Cómo Hacer una Nómina en Excel Paso a Paso?
Excel es una herramienta de cálculo muy útil si se maneja y utiliza como es debido, te permite crear una planilla para que lleves el registro de la nómina y puedas utilizar las distintas funciones de fórmulas para calcular de manera automática el sueldo de los empleados, cuanto deben cotizar, etc.
Lo primero que debes saber es que no hay una única forma para hacer una nómina en Excel, por el contrario; existe una gran variedad de plantillas y cada una se ajusta a los gustos particulares y necesidades de la empresa. Esto quiere decir que si tú realizas la nómina desde cero no debes preocuparte si el diseño difiere de las plantillas que puedas ver en la red.
Dicho lo anterior te indicamos que existen tres formas en las que puedes conseguir tu plantilla de una nómina en excel:
- Descargando una plantilla desde la red: En internet podrás conseguir una gran variedad de modelos y diseños con distintos niveles de complejidad. Esta opción aunque es la más rápida es la menos recomendable porque implica emplear una plantilla la cual no conoces y no sabes cómo está configurada. Lo que puede ser un dolor de cabeza en vez de una ayuda si la plantilla viene con errores o posee fórmulas erróneas. Como dice el dicho, «La cura puede ser peor que la enfermedad».
- Haciendo tú la plantilla: Esta opción requiere más esfuerzo pero es la más recomendada, entenderás a la perfección cómo funciona la plantilla, garantizarás que las fórmulas que utilices sean las correctas y podrás adiestrar a cualquiera para que la utilice. Además, al saber cómo funciona puedes adaptar la versión original a múltiples empresas.
- Utilizando un comando Combinar Correspondencia: De las tres esta opción es la que requiere más esfuerzo, pero también resulta la más útil. Implica enlazar un documento de Microsoft Word con un archivo de Excel de nómina donde tengas la base de datos.
¿Cómo Hacer una Nomina en Excel con Fórmulas?
Para facilitar y agilizar el proceso, en la imagen que encontrarás más adelante un modelo guía de una nómina que puedes utilizar y que usaremos para explicar algunos fundamentos y consejos básicos. De modo que mira la imagen, fíjate en las casillas y has una plantilla a partir de un documento en blanco de Excel. Recuerda que tienes libertad para armar la nómina según tus gustos y preferencias pero intenta distribuir la información de forma armoniosa en vez de agruparlo todo como está en la imagen.
Un consejo que puedes utilizar es distribuir la información en diferentes pestañas u hojas del documento de Excel, de forma que en una pestaña tengas la información relacionada con el nombre de los empleados, el cargo que desempeñan, el sueldo básico que reciben, las comisiones, las horas de trabajo, etc. Mientras que en otra pestaña colocas otra tabla dónde especifiques las tarifas, impuesto y luego en otra pestaña otra información y así sucesivamente. Esto es especialmente útil cuando la empresa es muy grande y posee demasiados empleados.
Si aún tienes dudas sobre cómo distribuir la información en la nómina puedes hacerlo dividiéndola de esta forma:
- Un apartado donde tengas los datos de identificación de la empresa: nombre, dirección, fecha o periodo que cubra la nómina, etc.
- Una tabla con la información de los empleados que trabajan en la empresa así como sus características relevantes para el cálculo de los salarios: cargo que desempeñan, horas cumplidas, salario básico, bonos, comisiones, deducciones, etc. Acá se ingresa toda la información pertinente para hacer el cálculo del sueldo del empleado.
- Una tabla adicional donde contenga la información relacionada con las retenciones: seguros sociales, impuesto a cancelar, etc.
- Puedes agregar cualquier otro apartado que consideres pertinente.
Algunos Consejos que Debes Tener en Cuenta al Momento de Hacer tu Nómina
Indiferentemente de cómo organices la primera tabla con la información de los empleados asegúrate de que posean por lo menos los siguientes bloques (puedes utilizar las opciones de bordes y color de relleno para diferenciar de forma rápida cada uno de los bloques):
- El encabezado de la Nómina: este bloque consiste en una fila donde colocarás una leyenda sobre toda la información que agregarás más adelante, comenzando por los datos de identificación del empleado, ya sea por medio de su nombre, documento de identidad o cualquier otra descripción que utilice la empresa.
- El período de Liquidación: indica la fecha y período a la cual alude la nómina. Ejemplo: Pago del mes de noviembre del 2020.
- Devengos y Deducciones: es la parte principal de la nómina y cada una alude a un aspecto diferente:
- Los Devengos: se relacionan con todos los aspectos que incrementan el sueldo que recibirá el empleado: sueldo base, comisiones, horas extras, etc.
- Deducciones: implica todos los descuentos y reducciones al salario que se le debe realizar al empleado producto de múltiples causas: cotizaciones con el seguro social, impuesto sobre la renta, etc.
- El Total a Bruto y el Total a Percibir: el primero es la cantidad de dinero total que el empleado acumuló durante todo el período de trabajo mientras el segundo es la cantidad que el empleado recibirá. La diferencia radica en que al total bruto aún no se le descuentan todas las deducciones que el empleado debe hacer.
- Un Apartado para la Firmas, fechas y sellos de la empresa: luego de que la nomina es calculada y se realiza el pago a los empleados, estos deben firmar para que quede registro de que están conscientes y conformes con el monto que están recibiendo. Esto funciona como aval para la empresa indicando que se pagó el sueldo que le corresponde al empleado y queda como un registro en caso de que haya una irregularidad.
- Cotizaciones y Retenciones: No necesariamente deben estar en esta tabla (aunque por comodidad es lo más recomendado). Acá se coloca el monto de las cotizaciones y retenciones que el empleado debe hacer. Es decir, lo que le será descontado del sueldo por estos motivos.
Otros consejos adicionales que serán de utilidad al momento de realizar tu nómina son:
- Usa diferentes colores, sombreados y bordes para cada apartado o bloque de la nómina. Esto facilitará ubicar la información que desees y diferenciar por ejemplo los devengos de las deducciones.
- Puedes quitar las cuadriculas y dejar solo los bordes entre cada categoría, esto mejorará el aspecto visual y no generará tanto cansancio a la vista. Además, será más fácil detallar los conceptos. Para hacerlo solo debes hacer lo siguiente:
- Click en la pestaña de «Vista«.
- Presionar en «Mostrar«.
- Ahora debes desactivar la opción de «Líneas de Cuadrícula«.
- Otra opción que ayuda a mejorar el aspecto visual consiste en combinar distintos grupos de celda según la conveniencia y el espacio requerido en la nómina. Si ya has trabajado antes con nóminas sabrás que algunos conceptos ocupan más espacios que otros, por ejemplo: la casilla del nombre del empleado es mucho más angosta que la del salario base. Por ende, en vez de jugar con el tamaño de las celdas puedes simplemente optar por combinar distintas celdas. En este caso no hay una fórmula mágica, debes ir probando hasta que des con una proporción que sea agradable a la vista.
- El uso de las fórmulas: es uno de los aspectos claves porque ayuda a la automatización de tu nómina, recuerda que la suma se utiliza al momento de calcular el total de los devengos y el total a deducir mientras que resta se usa para calcular el total que percibirá el empleado.
- Por último, te recomendamos que una vez que hayas terminado con la plantilla de tu nómina crees un archivo en PDF que puedas usar como plantilla en un futuro o para imprimir en caso de que sea necesario.
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muy bueno, las ayudas y tips