Producto de la búsqueda de una actividad económica sustentable y rentable, Venezuela es uno de los países con mayor cantidad de emprendimientos en el mundo. Para consolidar la actividad económica que deseas realizar, es necesario conocer qué es una firma personal, tramite que te permite acreditarse como comerciante, es por esto que a continuación que indicaremos cómo registrarla.
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Firma Personal
Esta figura consiste en un documento gestionado ante las autoridades competentes en el país (registro mercantil) mediante el cual una figura natural se declara como comerciante lo que te permitiría actuar con un nombre comercial, con la principal característica que eres el único socio y pudiendo realizar una facturación como lo exige la ley.
Todo esto se encuentra legislado en la Resolución Nº019, en la cual se regula los requisitos únicos y obligatorios para la tramitación de acto o negocios jurídicos en los Registros Principales, Mercantiles, Públicos y las Notarías, la cual establece en su artículo 2:
“Para la tramitación, de todos los actos o negocios jurídicos que se realizan ante los registros principales, mercantiles, públicos y notarías, toda persona interesada, sea presentante u otorgante, salvo las excepciones previstas en la presente Resolución, deberá presentar como requisitos obligatorios los siguientes documentos:
1) Documento de identificación vigente.
2) Documento redactado y visado por abogado o abogada, o sentencia definitivamente firme o cualquier otro acto emanado de autoridad competente.
3) Tributos nacionales, estadales y/o municipales, según sea el caso.”
Requisitos para registrar una firma personal
Los requisitos para registrar una firma personal que se deben consignar según la legislación que regula el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) son los siguientes:
- Documento de Identidad vigente (original y copia).
- Documento redactado y aprobado por un profesional del Derecho o decisión estable por un tercero en circunstancias procedente de jurisdicción competente.
- Solvencia de pago de los Tributos e impuestos nacionales, estadales y municipales, según corresponda el caso.
- Constancia de reserva del seudónimo, para esto se debe realizar previamente la investigación del título, para lo cual se debe consignar lo siguiente:
- Denominación Mercantil a solicitar.
- Registro de Indagación Fiscalizador del comerciante
- En caso de ser extranjero se debe solicitar Pasaporte con la visa transitorio de negocios vigente.
- Carta de residencia (original y copia).
- Recibo de pago de servicio público el cual se encuentre a nombre del solicitante (agua, luz, teléfono).
- Reintegro de reserva de nombre, este reintegro debe realizarse en unidades tributarias, por parte del involucrado.
- Planilla de abolición de contribuciones en bolívares (se otorga en el reconocimiento cuando se consignan las documentaciones).
Proceso para solicitar la firma personal
El proceso que debes seguir para gestionar la firma personal en el Servicio Autónomo de Registros y Notarías, son los siguientes:
- En primer lugar se debe solicitar la búsqueda del seudónimo o denominación social de la firma. Esto suele realizarse mediante un formato que es otorgado en el registro mercantil, durante el reconocimiento. Luego tienes que obtener la planilla para determinar el autógrafo particular e indicar en la enumeración bancaria señalada por el reconocimiento de comercio.
- Reserva de seudónimo o nombre social, esto en caso que el nombre social o calificativo se encuentre disponible. Para esto se debe costear la cantidad proporcionada por noción de derechos de reserva, luego de tres días hábiles de obtenerse la respuesta afirmativa.
- Certificación de Visto Bueno, debe realizarse al pasar los treinta días hábiles posteriores a realizada la reserva de nombre, para esto debes dirigirte a la taquilla número dos con el documento de constitución de la firma personal para que sea sellada con el certificado de visto bueno, luego que la denominación social se encuentre bien escrito.
- Compra de planillas, éstas se adquieren en la taquilla de timbres fiscales de la dependencia del registro mercantil, se pueden comprar todas las planillas de liquidación posible como documentos que se deseen registrar.
- Cálculo del precio a ingresar por la inscripción, esto se obtiene al presentarse en la casilla de sistematización (y presentado el certificado de visto bueno y la forma de desembolso) y el funcionario del registro mercantil deberá calcular el monto en que se deben solucionar por conceptos de estampillas, timbres fiscales o impuestos.
- Elaboración de planilla de derechos del fisco, la cual es realizada por el funcionario y se realiza según lo calculado a la Legislación de Estampilla Estatal y posteriormente será llamado para hacerle entrega del mismo (al lograrse la enumeración).
- Reembolso de los derechos correspondientes, se cancela el monto manifestado en la planilla por medio de un local comercial o sobrenombre de la institución controladora designada para esto.
- Autorización o estampilla del documento, con el cual se determinará un momento específico para recurrir a la observación Mercantil.
- Revisión final y firma del Registrador, el documento será otorgado por los funcionarios (profesionales del derecho) quienes verificarán el documento para constatar el cumplimiento de todos los entornos legales, además de los sellos y notas de certificación.
¿Qué es el Saren?
El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), es la institución pública del estado venezolano, que se encarga de administrar y registrar toda la documentación relacionada a los trámites de notarías y apostillas del país.
Este organismo adscrito al Gobierno venezolano y que depende del gabinete del Poder Popular para Relaciones Interiores, Imparcialidad y Paz, que se encarga de administrar y/o notariar:
- Documentos legales de capitales muebles e inmuebles.
- Hierros y señales.
- Compañías anónimas.
- Firmas personales.
- Registros de documentos de estudios.
- Entre otros.
Evolución Histórica del Saren
El origen de esta institución en Venezuela tiene su fundamento en la época colonial basándose en la jurisdicción colonial española. En el año 1761, se había fundado en la Provincia de Venezuela la figura del anotador de hipotecas (el cual poseía un libro especial).
Durante la época de la Gran Colombia y luego de su disolución, las representaciones de registros y notarías estuvieron fundamentadas en las respectivas legislaciones, y luego del año 1836 se organizan las oficinas de registro principal en cada provincia.
Con el paso del tiempo y con la llegada del nuevo milenio y en virtud de adaptar la legislación de Registros y Notarías a la nueva Carta Magna de la República, se fundan nuevos instrumentos legales para el establecimiento de estos organismos, promulgando en el año 2001 la Ley del Registro Público y del Notariado, que tenía como intención entre otras cosas la actualización y modernización de este servicio.
Misión del Saren
El Saren como ente regulador de la firma personal tiene como misión avalar la seguridad jurídica de los trámites de los ciudadanos por medio de la divulgación registral y fe pública, basados en el cuadro de la legalidad, de métodos expeditos y pertinentes; permitiendo el ejercicio y gestión de las actividades a nivel nacional.
Visión
El Saren es un instituto que contribuya a avalar la seguridad jurídica de los sucesos formalizados, legalizados y autenticados de los ciudadanos mediante un sistema absoluto de registros y notarías confiable, eficiente, sustentable y transparente.
Objetivos
Los objetivos del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) son:
- Internalizar mediante campañas de comunicación una cultura de organización que guarden relación con los nuevos procedimientos de gestión.
- Proporcionar a los venezolanos y las venezolanas de un Sistema de Registros y Notarías de fácil acceso a la información mediante las herramientas efectivas.
- Asegurar que los trámites y gestiones de los venezolanos y venezolanas logren la mayor seguridad, de eficiencia y rapidez, con la intención de lograr procesos pertinentes y limpios en los trámites solicitados.
- Proporcionar un sistema informático, con tecnología y conectividad que aseguren, por medio de la compra, captación y formación de los recursos tecnológicos y humanos absolutamente implicados, eficiente y eficaz, en una base de datos con información, nacional, regional y municipal, la cual es objetivo y confiable, con la participación de todos los involucrados en el sistema.
- Garantizar una responsabilidad idónea de sus trabajadores, que permita el desarrollo personal, profesional y académico según los perfiles de la labor que desempeñan y así lograr una excelencia en los servicios.
- Asegurar las actividades y optimización del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), con la intención de administrar control, seguridad y calidad de servicio, en un campo de permanencia y sostenibilidad en el tiempo.
- Fortalecer y administrar los ingresos, así como los gastos de operaciones, con la intención de obtener la permanencia en el tiempo del Saren y que se puedan invertir para optimizar el funcionamiento de los servicios en todos los ámbitos que lo necesiten en virtud del crecimiento organizativo de la institución.
Valores Institucionales
Los valores institucionales del Saren como ente que regula el establecimiento de una firma personal, son:
Responsabilidad social
Es asumir las funciones del trabajo y la capacidad de dar respuesta eficaz y oportuna, tomando decisiones y soluciones que resuelvan una situación, logrando crear un ambiente de confiabilidad y seguridad en las actividades diarias del Saren, que permitan lograr el desarrollo del país.
Respeto
Es alcanzar la distinción de otras personas, considerando el cumplimiento y los deberes y derechos de cada uno, condiciones fundamentales para las relaciones laborales.
Ética
Significa operar y actuar de forma honrada y distinguida según nuestra propia razón y la razón del colectivo, con el cual podemos establecer nuestras decisiones y acciones, intentando mantener las medidas de eficiencia y eficacia asumidas por la institución.
Honestidad
Es el deber que suele tener el funcionario del Saren al momento de realizar sus actividades y ejercer sus responsabilidades, con una actitud de rectitud, integridad y respeto, dirigidos al cumplimiento de las labores establecidas con los más altos valores morales, ante el usuario, la institución y el resto de los funcionarios.
Excelencia
Es una línea de conducta, en la cual el funcionario del Saren es retado diariamente y de manera constante con el cual nos ayuda hacia la calidad del servicio con eficacia y empuje, siendo una responsabilidad asumida ante el resto de los integrantes de la institución y donde el compromiso se presenta a todos por igual.
Trabajo en equipo
Es la colaboración y participación de todos los funcionarios, para alcanzar las metas planteadas, acompañando una misma visión, siendo copartícipe de la eficacia como institución.
Registro Mercantil
El registro mercantil es la oficina del Saren que sirve de icono para los comerciantes individuales y sociales y afines que deben ser sometidos a esta legislación, a su vez como la inscripción de las actividades y cualquiera de los contratos que resulten de los mismos, establecidos con la ley.
Entre las competencias del Registro Mercantil encontramos:
- El reconocimiento de los representantes legales de comercios públicos para ciudadanos extranjeros o para el establecimiento de sociedades mercantiles establecidas en el exterior y realicen negocios en el territorio nacional.
- La acumulación y difusión de los estados contables y de los registros diarios para la legalización de mercantiles.
- Cualquier otro acto señalado en la legislación de Registros y del Notariado.
En los Registros Mercantiles se pueden inscribir:
- Comerciantes sociales.
- Comerciantes individuales.
- Otros actos y contratos que estén fundamentados con la ley.
- Los trámites que pueden realizarse en los registros mercantiles son los siguientes:
- Acta de Asamblea de Junta Directiva de Empresa Mercantil.
- Acta de Asamblea de Socios o Accionistas.
- Aumento de Capital.
- Autorización Judicial.
- Cambio de Denominación.
- Cambio de Domicilio.
- Constitución de:
- Compañías Anónimas.
- Consorcios.
- Compañías en Comandita por Acciones.
- Fondo de comercio.
- Constitución de Firma Personal.
- Constitución de Sociedad en Nombre Colectivo.
- Constitución Sociedades Anónimas.
Recomendaciones finales
Para finalizar podemos indicar lo siguiente:
- Es importante cumplir siempre la legislación que regula la actividad comercial.
- Si bien las Pymes han aumentado su fundación considerablemente, pues es considerada una opción de validez para establecer una actividad económica, esta no puede representar una excusa para ejercerla de forma ilegal.
- Recopila toda la información y documentos con tiempo, recuerda que en Venezuela los trámites burocráticos suelen ser tediosos y largos.
- Afortunadamente el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren), ha modernizado la mayoría de trámites, estableciendo una plataforma de gran transparencia para los usuarios de sus servicios.
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