En el artículo de hoy le enseñaremos todo lo que tiene que saber y hacer para poder crear una fundación en Colombia. Le brindaremos cada detalle necesario para que pueda hacer este procedimiento sin ningún tipo de complicación.
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¿En qué consiste una fundación?
Se le llama fundación a toda empresa de tipo privada sin fines de lucro, cuyo objetivo central es solventar o facilitar los problemas o necesidades específicos de una población desfavorecida. Esta ayuda está guiada por el fin por el que haya sido creada la organización. Estas fundaciones lo que se encargan es de pedir ayuda por medio de donaciones a otro tipo de asociaciones, ya sean públicas, privadas o independientes. Las mismas, se encargan de realizar programas y actividades en las que los individuos puedan desarrollarse como seres integrales de la comunidad colombiana.
Tipos de fundaciones
Las asociaciones sin fines de lucro son variadas y están dedicadas a distintos campos de ayuda social, algunas se enfocan en el bienestar de los niños y realizan programas educativos y alimenticios en las zonas más vulnerables, otros van hacia la protección del ambiente y animal, en otras palabras, son ilimitados los tipos de fundaciones.
De un mismo modo, entes públicos y privados sin lucros financieros, están orientados de forma benéfica al desarrollo de áreas de interés para muchos individuos, sean estas: deporte, música, religión, entre otras.
Objetivos de una fundación
Las fundaciones nacen con el motivo de ayudar a los individuos que conforman las zonas donde residen. En Colombia, han surgido varias fundaciones que intentan volver a establecer la paz en varias partes del país. Por todo lo que está ocurriendo en este país han surgido a flote una cantidad de problemas, por lo que en estos momentos las fundaciones tienen un papel protagónico para poder solventarlos.
¿Cualquiera puede crear una fundación?
La respuesta a esta pregunta es un rotundo sí, cualquier persona de todo ámbito puede crear una fundación si se lo propone y cumple con los requerimientos esenciales y los pasos que se le indicarán más adelante en el artículo.
¿Cómo se dirige?
Toda fundación está constituida por los Patronatos o también conocidos como las Juntas, que deben ser un mínimo de tres, así como cada una de ellas debe tener los miembros que llevarán a cabo el cumplimiento de sus cargos. Cada uno de estos miembros debe ser elegido por los fundadores de la organización, sin embargo, se pueden sustituir las personas si así se establece en los estatutos. Los mismos no puede recibir algún tipo de retribución por el desempeño de sus funciones correspondientes.
Destinación de fondos de la fundación
Según lo que establece la ley de Colombia con respecto a estas fundaciones, el capital monetario así como su patrimonio debe estar destinado para el cumplimiento de los objetivos propuestos por la fundación.
Diferencia entre Fundación y Asociaciones
A pesar de que ambas persiguen el mismo objetivo común: el ayudar a las poblaciones más desfavorecidas sin un fin lucrativo, presentan ciertas diferencias sutiles pero que deben ser expuestas en el presente apartado.
Otra diferencia es su orden establecido. Las asociaciones están dirigidas por las ideas y voluntades de los miembros asociados, su beneficio es que estas cuentan con una mayor autonomía. En cambio las fundaciones ejercen en todo momento y están regidas solo por la voluntad de sus miembros fundadores.
Con respecto a los financiamientos. Las asociaciones funcionan por medio de cuotas periódicas proporcionadas por cada uno de los miembros que la conforman y por otros medios de obtención de ingresos. Contrario a las fundaciones, donde el capital inicial es proporcionado por los miembros fundadores y el resto son donativos de diferentes benefactores.
Beneficios de crear una fundación
En la actualidad existen diferentes problemas que afectan no solo al territorio colombiano sino al resto del mundo. Es por esto que crear una fundación trae como beneficio el poder poner un granito de arena en la solución de dichas problemáticas, así sea poco, toda ayuda vale.
No obstante, otro de los beneficios que trae el crear una fundación más allá de la ayuda humanitaria, es que la misma reduce el impuesto de la renta a pagar, por lo que muchos individuos se ven influenciados a crearlas por esta causa. El porcentaje que una fundación paga de este impuesto solo corresponde al 10%, por debajo de lo que suelen apagar otras sociedades.
A pesar de esto, la persona que cree la organización por este fin le dejara un mal sabor de boca, ya que para que esto sea aplicado la fundación debe proponer actividades y programas guiados a un interés general, si no lo hacen entonces este derecho no puede ser ejercido.
Ya que las organizaciones sin fines de lucro participan en solventar una problemática social, reciben todo tipo de donativos monetarios o de patrimonio para que puedan llevar a cabo todas sus propuestas planteadas. Ningún miembro de las juntas puede cobrar por su trabajo realizado en la empresa. Sin embargo, si en sus labores prestan algún tipo de trabajo particular, entonces pueden solicitar el pago por dichas labores a la fundación.
Por último, en términos de garantías fiscales, los beneficios se encuentran en la rentabilidad y en la mejora pública de la sociedad por medio de la ayuda humanitaria brindada.
¿Cómo crear una fundación sin ánimo de lucro?
El proceso para crear una fundación en Colombia requiere de una serie de documentos especiales, así como seguir unos pasos para que la fundación quede hecha. A continuación, le presentaremos cada requisito a recolectar y seguidamente, el proceso que debe hacer para crear la organización. Acotamos que estos documentos sirven para cualquier tipo de asociación, por lo que si se está preguntando cómo crear una fundación deportiva en Colombia, o de otro tipo, sabrá que se trata de los mismos documentos.
Requisitos para crear una fundación en Colombia
- Concebir un nombre a la fundación. Se debe corroborar que el nombre propuesto no esté registrado por alguna otra compañía.
- Detallar sus objetivos. Especificar qué es lo que hará su fundación y hacia que estará orientada.
- Plantear el domicilio de cada fundador. Por lo general las asociaciones son creadas por más de dos miembros, por lo que es vital adjuntar la dirección y contacto de todos los involucrados en el proceso.
- Determinar quién será la persona encargada de los aspectos jurídicos de la fundación.
- Plantear de manera explicita el patrimonio de la fundación y de que forma este será distribuido.
- Proporcionar el documento de Número de Identificación Tributaria (NIT).
Pasos para crear una fundación sin fines de lucro
Antes de plantearte cada paso a ejecutar, es importante que tenga en cuenta que este proceso puede ser muy largo y tedioso, en algunas ocasiones podrá querer desistir, por lo que damos la recomendación que no realice esto solo, sino que vaya de la mano con todos los miembros involucrados en la fundación. Sin más que agregar, estos son los pasos que deberá seguir:
- Identificar el tipo de fundación a crear. Esto hace referencia a la idea en la que estará basada su asociación, para esto necesitará prestar atención a lo siguiente:
- El fin común de toda fundación sin ánimos de lucro es el ayudar a las poblaciones más vulnerables o desfavorecidas sin ningún tipo de interés monetario.
- A pesar de no recibir un financiamiento monetario, todas las fundaciones manejan un capital que puede estar representado por donativos realizados por los benefactores asociados.
- Lo que deberán lograr todas estas asociaciones es la emancipación de las comunidades que decidan ayudar, así como brindarle los recursos necesarios para lograrlo por medio de programas y fomentar el enriquecimiento cultural y social.
- Cada fundación puede ser creada a partir de solicitudes gubernamentales para la concientización de políticas públicas y hacer promoción del desarrollo integral social.
- O bien pueden ser creadas por organizaciones privadas que quieran causar impacto en la movida de las responsabilidades sociales.
- Identifica y ordena los objetivos de la asociación. Si ya tiene en mente los objetivos por los que estará regida su fundación, el proceso de construirla será más llevadero, Para esto debe tener en cuenta lo siguiente:
- El querer ayudar y hacer la diferencia deberá ser un motivo real de su propia voluntad y la manera en que planee llevarlo a cabo no debe hacerlo otra compañía.
- Conocer a profundidad la problemática que vaya a abordar y a qué grupo de individuos estará dirigida su acción humanitaria.
- Es buena idea que si existen más organizaciones en pro a solventar la problemática en común, se asesore sobre su manera de abordaje y planes de ayuda.
- Toda fundación debe contar con un patrimonio ya existente antes de iniciar el proceso.
- Presentar el modelo económico diseñado por los miembros de la fundación para el manejo del capital.
- Unido al punto anterior, se debe especificar para qué estará dirigido el dinero que inviertan los benefactores.
- Por último, especificar el número de integrantes que tendrá su fundación
- Conozca sus derechos. Es importante que tenga en cuenta los derechos que posee ante el estado y la comunidad por su fundación:
- El estado tiene la obligación de: reconocer su fundación como un ente autónomo, proporcionarle libre decisión de como llevar a cabo sus actividades y contar con su asesoría cuando se le requiera.
- Tiene derecho a la asociación con otros entes que compartan el mismo fin.
- Puede disponer de sus recursos, promocionar los programas a ejercer, capacitar a los individuos en las actividades que crea necesarias y el desarrollo de empresas.
- Conozca sus responsabilidades. Así como tiene derechos también posee ciertas responsabilidades que debe cumplir:
- Realizar informes explícitos sobre las actividades hechos y a realizar cada que el sistema que ejerce poder sobre su fundación se lo pida.
- Todos los Estatutos planteados por los miembros fundadores deberán ser dados a conocer de manera pública.
- Si hay cambios en los mismos Estatutos, deben ser reportados al sistema.
- El libro de su fundación, debe quedar a libre disposición cuando sea requerido por el sistema mencionado para su control.
- Anualmente se deben presentar los estados financieros de su fundación, así como los presupuestos anuales del año cumplido y el siguiente.
Miembros afiliados a la fundación
Como ya se mencionó antes, todas las fundaciones pueden tener miembros asociados o afiliados. Es preciso que se establezca un lapso de tiempo en el que estos serán parte de la organización, esto se hace con el propósito de cumplir los objetivos ya planteados.
Elaboración del Acta Constitutiva
Al establecer el tiempo límite en que los miembros estarán asociados a la fundación se procede a ejecutar uno de los pasos más relevantes del proceso, el Acta constitutiva. Para esto, deberá cumplir los siguientes criterios:
- Debe contemplar el nombre completo de la fundación.
- Explicar a detalle el objetivo social a ejecutar y el patrimonio correspondiente.
- Presentar los nombres, identificación, residencia y domicilio de cada miembro que formará parte de su construcción. En caso de ser personas jurídicas, se adjunta el motivo social de su unión.
- Motivo explícito sobre su deseo de crear la fundación.
- Certificación de Estatutos aprobados.
- Si existen acuerdos por parte de algunos miembros, estos deben verse reflejados en el acta.
- Detalle acerca de la elección del representante legal de la asociación y del revisor fiscal, con sus funciones claramente explicadas.
- Lugar y fecha en la que se realiza el acta fundacional con todas las firmas de los miembros fundadores y los representantes jurídicos.
Establecimiento de los Estatutos
Los Estatutos no son más que las normas planteadas por los miembros involucrados en la formación de la fundación. Estos vienen siendo la parte más importante del trámite puesto que presentan la estructura interna de la organización, pueden o no ser permanentes, esto está sujeto a una votación de la junta. Para redactarlo de manera elocuente y precisa debe realizar los siguientes parámetros:
- Todos los estatutos deben poder describir el motivo social por el que será fundada la organización, sus metas y su utilidad a la sociedad.
- Incluir el nombre que le será otorgado a la fundación y el plazo de duración de la misma.
- Lugar en donde estará ubicada.
- Explicar la organización interna de la fundación, es decir, las diferentes juntas y cargos que la conforman. Así como las posiciones de poder, como la presidencia, secretario, tesorería, entre otros.
- Con respecto al ámbito judicial, se debe adjuntar la elección del representante que se hará cargo de todos estos procedimientos.
- Incluir todo lo referente a los derechos, responsabilidades, prohibiciones y sanciones que están dirigidas a cada integrante de la fundación.
- Descripción detallada sobre el patrimonio que posee la fundación. Esto alude a los bienes que pueda tener la compañía al momento, como por ejemplo bienes inmobiliarios o pago de los impuestos. Además de incluir una explicación sólida de cómo este patrimonio será administrado.
- Hacia qué sectores geográficos la fundación planea ejercer sus actividades y programas.
- Información relevante de cada reunión que se efectué dentro de la asociación.
- Si se establece una disolución, se debe adjuntar el plan de emergencia para ese caso en particular, en donde se refleje de qué manera los bienes serán repartidos.
Libros de la Fundación
Se sabe que no todas las fundaciones tienen las responsabilidades tributarias, sin embargo, están en constante control y vigilancia por los sistemas externos, por lo que es obligación que toda empresa sin fines de lucro llevar libros en los que se refleje su funcionamiento. A continuación haremos nombramiento de varios de ellos:
- Libros en los que se refleje la contabilidad, administración y correspondencia recibida de la organización.
- Con referencia a los libros de contabilidad, por mandado del estatuto tributario de Colombia, es preciso que se vean expuestos: a) Operaciones, b) Balances, c) Contribuciones, d) Donaciones, e) Inventario, f) Ingresos y egresos del capital. Todo acompañado de una justificación.
- Solo estas fundaciones deberán presentar los los libros de balance y estado de resultados.
- Los libros de contabilidad deben ser presentados en el registro de la cámara de comercio del sitio donde esté instalado o en su defecto, en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
¿Cómo registrar una fundación?
Una vez creadas las normas, planteados los objetivos y sabiendo cómo se llevará a cabo el modelo de programas de la compañía, es hora de registrarla. El proceso conlleva varias fases que serán tratadas en los próximos apartados. Para este registro será conveniente los siguientes documentos:
- El documento realizado de los Estatutos.
- Documento de RUT ya registrado.
- Registro del cuestionario del Registro Único Empresarial y Social RUES.
- Aceptados todos los cargos de los miembros de la organización y establecimientos planteados en los estatutos, adjuntando las fotocopias de los documentos de identidad de los integrantes ya nombrados.
- Una vez con estos documentos, podrá pasar a exigir su Certificado de existencia de la compañía creada.
Además de los documentos ya mencionados, le recomendamos también hacer la verificación de ciertos criterios sobre los requisitos, como por ejemplo:
- Certifica que la idea que vaya a realizar la compañía se realice en el domicilio ya expuesto en los documentos.
- Todos los nombres y datos agregados sobre los miembros de la organización estén de manera correcta.
- En caso de que la compañía esté interesada en usar algún logo, deben corroborar que el mismo no esté registrado ya en alguna otra asociación.
- Investiga acerca de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme. Esta lo que hace es determinar cuál sera la actividad que todas las asociaciones deben ejecutar, una vez inscrita en la cámara de comercio.
Presentación a la Cámara de Comercio
Antes que nada, no todas las compañías sin fines de lucro están en su obligación de ser presentadas y registradas en la Cámara de comercio. Para conocer si está en obligación de hacerlo, diríjase a la Cámara de su zona más cercana y solicite la información. Si este es su caso, estos son los documentos que debe presentar:
- Para poder hacer registro de la compañía es necesario que el proceso se realice por escritura pública o bien privada a través de la Cámara de comercio de la zona donde resida.
- Debe añadir el Formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES). El mismo es expedido por la misma Cámara de comercio de su ciudad.
- Además, anexar los formularios de los registros adicionales de otros entes (CAE).
- Añadir el documento de certificado de existencia y la representación jurídica de su compañía.
- Anexar el documento donde se refleje el Numero de Identificación Tributario (NIT). En caso de no tenerlo, debe pedirlo por medio del portal web de la DIAN.
- Los libros que hemos mencionado en los apartados anteriores, deberán ser presentados.
- El documento de la constitución de su compañía junto a los estatutos ya finiquitados por todos los miembros que la conforman. Así como la carta de aceptación de cargos de las personas que estén involucradas en la asociación.
- Todos los certificados de seguridad laboral para los miembros de la compañía.
Registro del RUT ante el DIAN
Ya realizada la presentación ante la Cámara de Comercio y habiendo obtenido el certificado de existencia, el siguiente paso a realizar es la solicitud del RUT y su debido registro ante el DIAN. Este documento se conoce mejor como el Registro Único Tributario, y su finalidad recae en presentar su fundación como un ente jurídico capaz. Para hacer esto, usted y sus miembros deben presentar los siguientes requerimientos:
- Se debe crear una cuenta bancaria y llevar el comprobante de la titular de la misma, cuya fecha de creación no debe ser mayor a un mes.
- Para estos casos es preciso llenar un formulario especial para la creación de las cuentas bancarias, dicho cuestionario debe ser anexado entre los documentos.
- Añadir el certificado de existencia original.
Presentación ante la gobernación
Toda fundación sin fines de lucro de Colombia debe ser presentada ante la gobernación de su domicilio. Si la misma se encuentra en Bogotá, esta inscripción debe realizarse en la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas Sin Ánimo de Lucro de la Alcaldía Mayor. Al estar registrado en la anterior Dirección nombrada, lo que hace es que la fundación ahora pasará a ser parte de un control y vigilancia constante de sus actividades. Para esta presentación se deben añadir los siguientes documentos:
- Copias del Acta constitutiva y los Estatutos planteados por los integrantes de la compañía.
- Documentación de existencia y representación jurídica.
- Modelos del presupuesto a emplear en las actividades previstas más recientes.
- Libro de balance inicial de la fundación.
- Documento sobre el registro de los libros de la compañía ante el Acta de la Asamblea.
- Certificado otorgado por el revisor fiscal de la organización.
- Para este proceso, la gobernación le envía un documento en donde se expresan los requisitos a presentar. Para finalizar este trámite el mismo debe verse anexado.
Requisitos para el Certificado de Donación
Por medio de este certificado es que se puede corroborar que el dinero recibido por los benefactores es de manera sincera una donación, por lo que se puede efectuar la reducción del impuesto de renta que como se recordará, es una de las principales funciones de una asociación sin fines lucrativos. Así que, si desea que esta función se cumpla es preciso realizar esta petición, y para hacerlo debe conseguir los siguientes requisitos:
- Debe expresar el valor o monto que se reducirá del impuesto de la renta a partir de cada donación.
- Al momento de emplear el capital dispuesto de los benefactores asociados, debe hacerse por medio de depósitos o bien, inversiones a distintas entidades financieras.
- Todas las donaciones realizadas a la fundación deben solo efectuarse a través de cheques, depósitos, tarjetas de crédito o algún intermediario financiero.
- En caso de que las donaciones no sean monetarias sino en carácter inmobiliario, el valor de esta será el precio que tenga el recurso donado a la fundación.
- Siguiendo con el anterior requisito, el mismo debe ser revisado y firmado por el revisor fiscal y el miembro encargado de la contabilidad de la asociación.
- Cada donación debe ser expresada en sus montos y hacia qué fines estarán dirigidos de su fundación.
Control público de la fundación
Una vez que la fundación está inscrita en el registro, ya sea de manera estatal o teniendo autonomía, esta queda sujeta a la vigilancia y el control de un sistema superior a esta denominado Protectorado.
Renovación de la compañía
Es preciso que una vez que la compañía esté inscrita y validada, los años que decida que estará vigente se realice su apropiada renovación. Para esto solo deberá presentar lo siguiente:
- Esta renovación solo debe hacerse los primeros tres meses de los años siguientes. Cada año se hace una modificación en las tarifas y deberá pedir nuevamente el RUT actualizado.
- Además, presentar el código propuesto por el CIIU.
- La ventaja de esta renovación es que puede realizarse por vía internet a través de su portal, al igual que su pago correspondiente.
Precauciones a considerar
Ya sabiendo cómo debe crear una fundación en Colombia junto con su debido registro es hora que conozca qué riesgos puede evitar. En el presente apartado nos dedicaremos a enumerarle los problemas que podrían estar presentes, esto con el fin de que pueda evitarlos y que su trámite sea más ameno. Los mismos son los siguientes:
- Tenga cuidado a la hora de llenar los formularios nombrados, puesto que el error más pequeño puede hacer que le anulen el registro de la fundación.
- Antes de realizar el registro de la compañía es de vital importancia haber realizado el pago por este derecho.
- En caso de que su fundación esté destinada a la ayuda ambiental se necesitará una licencia para ello. Esta puede ser efectuada en el Departamento Administrativo del Medio Ambiente (DAMA), en su defecto en la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR).
- Si la fundación a crear es extranjera pero deciden establecerla en el país, esto es posible y deberá conocer los pasos para poder realizarlo.
- Al momento de realizar la renovación de su compañía, debe poder contar con sus claves virtuales propuestas por la Cámara de comercio.
- Ningún tipo de fundación no lucrativa está en la autoridad de abrir sucursales o bien agencias.
Recomendaciones finales
Ayudar a las diferentes comunidades a solventar sus problemas más comunes es una labor gratificante y hacerlo por medio de una fundación es una de las maneras en que el cambio social se verá reflejado de manera más eficiente. Para que pueda seguir con dicho trabajo aquí le dejaremos algunas recomendaciones que le serán útiles y que debe tener presentes siempre.
- Que su compromiso sea real. De nada sirve poder ayudar a estas comunidades si no se tiene la pasión y el compromiso, a la larga se pierde el sentido y la dirección. Por lo que si en verdad no siente la motivación intrínseca por hacer una diferencia, desista. Pero si su deseo es real entonces continúe adelante y no se detenga hasta lograr su cometido.
- Tomar consejo no es una mala idea. Toda ayuda externa a usted y a los demás miembros siempre debe ser bienvenida, este proceso no solo se hace posible con sus compañeros, es crucial que se asesore con un abogado experto en el área, así también puede solicitar consejos de miembros de otras fundaciones con experiencia para que lo guíen en la forma más adecuada de llevar a cabo sus labores y actividades.
- Elabore sus Estatutos. Sabemos que este punto ha sido hablado anteriormente pero es preciso seguir haciendo hincapié en él, puesto que es el proceso más importante. Las normas que creen usted junto a sus socios serán sus grandes pilares para que la fundación no se disuelva o no logre las metas establecidas. Cada uno de ellos debe ser aceptado y realizado en conjunto, este es el primer paso a demostrar que puede ejercer una fundación, el trabajo en equipo. Si no pueden acordar de modo óptimo las normas, entonces el camino a la ayuda será cuesta arriba.
- Cree parámetros de adjudicación. Este punto hace referencia a la integración de los benefactores, toda fundación debe establecer ciertos criterios a cumplir para poder aceptar las donaciones proporcionados por cualquier otro ente o persona con interesen comunes. Debe realizar un seguimiento de los programas y actividades que realicen junto con su calendario donde refleje las fechas de estas. O si lo prefiere, la fundación también puede pedir un informe de seguimiento de cada benefactor para así contemplar de que manera se estará empleando el capital otorgado.
- Conforme una junta capaz y sólida. No es recomendable que las juntas sean llevadas por algún familiar o personas muy cercanas que compartan vínculos fuertes, puesto que puede poner en riesgo la objetividad e integridad de la compañía. Así que es apropiado que la junta esté constituida por personas con personalidades fuertes, flexibles y abiertas al dialogo para exponer sus ideas y llegar a soluciones juntos de manera rápida y eficaz.
- Plantee un plan sostenible a largo plazo. Es preciso que los planes, programas y actividades que desee que su fundación lleve a cabo sean lo más simples y realizables posible, esto se debe a las recaudaciones que puede tener la compañía. Los planes complicados o muy extravagantes suelen en muchas ocasiones no cumplirse porque las donaciones no son suficientes. Modifique sus programas alrededor de sus donaciones, no al revés.
- Evite discusiones o problemas con sus socios. Es crucial que todas estas fundaciones sin fines lucrativos eviten los conocidos conflictos de intereses. En ocasiones, algunos miembros ven la creación de la compañía como un trampolín para un negocio fuera del objetivo principal de la misma. Incluso la pueden emplear como un disfraz para la venta de productos o promoción de servicios. Todos estos intereses mencionados pueden hacer que la fundación pierda el derecho de la reducción del pago impuesto de renta. Algo muy importante, es que por ningún motivo las fundaciones pueden formar parte de alguna actividad o elección de tipo político.
Así finaliza el articulo de hoy, esperamos que la información proporcionada le fuera de gran ayuda. Si le ha gustado lo expuesto aquí hoy, puede seguir leyendo nuestro blog, le recomendamos los siguientes artículos: Citas médicas de Colsubsidio y Certificado Sanitas