Actualizado el jueves, 14 noviembre, 2019
Todos soñamos en alguna ocasión con salvar el mundo, ayudar a otras personas o realizar alguna acción que mejore la calidad de vida de estas. Pero llevar los sueños a la realidad requiere de mucho trabajo, planificación y sí, burocracia. La mejor forma de comenzar es creando una asociación civil sin fines de lucro, pero hacerlo es tedioso y complicado, por esta razón en este artículo te enseñamos todos lo que necesitas saber sobre el tema.
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¿Qué es una Asociación Civil y Para qué Sirve?
Para definir bien qué es una Asociación civil primero hay que definir cuándo se considera una asociación o asociación simple. Corresponde a un grupo de personas que se juntan o reúnen con el propósito de realizar actividades sociales, comunitarias, culturales, deportivas o de cualquier otro tipo (siempre y cuando tenga como fin conseguir el bien común) y dentro de sus objetivos no esté conseguir beneficios económicos o de lucro.
Para que sea considerada una Asociación Civil, esta agrupación de personas deben tener un sistema de reglas y normas que indiquen cómo es su estructura y funcionamiento, dichas reglas deben estar escritas y redactadas de tal forma que quede especificada la distribución de las funciones, los roles y las responsabilidades.
A su vez, se deben indicar las áreas y tareas que esta organización tiene pensado hacer durante su ejercicio (o al menos delimitar el campo de acción). Toda esta información debe ser avalada frente a la Inspección General de Justicia, que es la entidad jurídica del estado encargado de llevar el registro de las asociaciones civiles conformadas en Argentina.
La finalidad y objetivos de cada asociación civil puede variar mucho entre sí ya que solo deben seguir la regla de general de «conseguir el bien común», en la práctica esto se puede conseguir de una infinidad de formas y actividades diferentes. Por ende, podemos encontrarnos con una asociación civil de vecinos u asociación civil de una comunidad.
Ventajas de Constituir una Asociación Civil
Si la finalidad de la asociación civil es ayudar a los demás ¿por qué es necesario tenerla que constituir frente al Estado? ¿Por qué es necesario tener que registrarla si al final el objetivo es ayudar a los demás?
Estas preguntas pasan por la mente de todas personas que desean trabajar por ayudar a los demás y la razón es sencilla: hacer una Asociación Civil es difícil y requiere trabajo. Aún así y a pesar del pensamiento popular, constituir la Asociación Civil garantiza algunas ventajas. Para empezar, favorece a la organización: ya que durante la gestión de registro es necesario definir las funciones, los roles, los objetivos principales y secundarios, las actividades que se realizarán y las reglas de funcionamiento.
Tercero, una asociación civil tiene mayor probabilidad de conseguir apoyo, fondos y entusiasmar a más personas al proyecto en el que se esté trabajando. Lo que permite multiplicar y expandir los objetivos de la asociación.
¿Cómo Hacer una Asociación Civil?
Lo primero que se debe hacer es agrupar a los miembros que posean mayor conocimiento sobre las actividades que realizará la organización, de esta forma se puede conformar una comisión promotora. El objetivo de dicha comisión es la de elaborar el proyecto de estatuto y fijar el día y el sitio donde se realizará la asamblea para la creación de la asociación.
¿Cómo Crear el Proyecto de Estatuto?
Como se mencionó antes, en este documento legal se fijan las bases y reglamentos de la asociación, se puede entender como el contrato social que dirige a la organización. Por ende, todas las personas que deseen trabajar y trabajen en la Asociación Civil tienen que atenerse a estas reglas. A su vez, se establecen los puestos y cargos que habrán en la organización y se comienzan a asignar que personas integraran dichos cargos. Desde los niveles operativos y administrativos hasta los puesto directivos. Cabe acotar que esta estructura debe ser coherente con la cantidad de personas dispuestas a trabajar en la asociación civil.
Antes de empezar a redactar el documento, es recomendable que te asesores con un abogado para que te de las indicaciones pertinentes sobre cómo debe ser realizado el documento (si no tienes a nadie capacitado para que se encargue de esta tarea). Esto es importante, porque si el documento presenta errores en su creación, al momento de presentarlo el en IGJ para tramitar la solicitud, te será devuelto y deberás realizar las correcciones antes de poder aprobar la asociación civil.
A continuación te dejaremos una lista con los puntos más importantes que debe llevar todo buen proyecto de estatuto:
- Lo primero que debe tener el documento es el nombre legal que tendrá tu asociación sin fines de lucro. La elección del nombre es totalmente libre y será definida por los fundadores de la institución, la única limitante es que el nombre que decidan utilizar no puede estar registrado en la IGJ, en caso de que haya una asociación con el mismo nombre los fundadores deberán cambiar el nombre por uno que no este en uso. El consejo en este caso, es dirigirse al IGJ en primera instancia y realizar el trámite para reservar el nombre, esto lo hacen por medio del formulario tres del IGJ.
- Una vez llenada la planilla deben cancelar el costo por los aranceles correspondientes para verificar que el nombre seleccionado está disponible. Si es así, el nombre queda apartado por un plazo de 30 días. Para permitir que se realice la asamblea constitutiva. Es importante hacerlo en este orden porque si realizan la asamblea y luego van a registrar el nombre y no lo pueden utilizar porque ya está en uso, tendrán que rehacer el documento. Para finalizar, antes del nombre seleccionado deben agregar «Asociación Civil». Por ejemplo: Asociación Civil del Barrio Perenguito.
- El documento debe describir cuáles son los objetivos y propósitos de la asociación civil, dicho de otro modo; se debe especificar cuál es la razón por la cual se conforma y qué es lo que pretende lograr. Si bien todas las asociaciones buscan el bien común, se debe especificar de qué forma. Esto implica mencionar también las tareas que se piensan realizar para alcanzar dichos objetivos.
- Por otro lado, se debe hablar sobre los socios y cómo están categorizados en la asociación civil. Se debe indicar cómo es la jerarquía (en caso de que exista una). A su vez, hay que mencionar cuáles son los requisitos que los socios deben tener para pertenecer a cada categoría específica, los deberes y obligaciones que poseen (en caso de que aplique).
- Hoy en día existen algunas categorías que son muy comunes ver en las asociaciones civiles, aunque no es necesario que cada organización posea de forma obligatoria cada categoría que mencionaremos a continuación descrita dentro del documento (cada asociación está en la libertad de escoger y crear las categorías que considere pertinentes). Aun así; aquí te dejamos un resumen de las categorías más utilizadas por las asociaciones civiles:
- La primera categoría de socios corresponde a aquellos integrantes que tienen el derecho de poder opinar sobre los procesos de gestión y las actividades de la asociación. Además, poseen capacidad para votar al momento de una toma de decisiones. A los miembros de esta categoría se les conoce como Socios Activos o Plenos.
- En una segunda categoría encontramos a aquellos socios que tienen la posibilidad de dar su opinión sobre los distintos aspectos de la organización, pero no poseen el derecho de votar al momento de tomar las decisiones. Son un poco más pasivos y se les conoce como Socios Adherentes.
- Se suele crear una categoría de Socios-Cadetes para poder permitir el acceso a menores de 18 años a la asociación. Esta categoría suele ser muy utilizada sobretodo por los clubes deportivos.
- También nos encontramos con los Socios Vitalicios, acá se incluye a miembros que posean mucho tiempo en la asociación y como un beneficio por su antigüedad se les incluye en esta categoría. Ser un socio vitalicio suele venir con una serie de ventajas respecto a los socio clásicos, por ejemplo: puede que quienes estén incluidos aquí queden exonerados de pagar mensualidades, tienen descuentos, entre otras cosas.
- La categoría de Socios Honorarios se utiliza para incluir a integrantes que hayan contribuido de forma significativa con la asociación, ya sea por medios de aportes económicos, legales o de otro tipo. También se puede utilizar para incluir a miembros que destaquen por tener ciertas habilidades o cualidades particulares. Al igual que los socios vitalicios, pertenecer a esta categoría suele venir acompañado de una serie de beneficios.
- Otra categoría muy común, es la de los Socios Benefactores. Como el nombre lo sugiere, son membresías que se les da a personas que contribuyen con la asociación con aportes económicos o recursos considerables cada cierto tiempo.
- Hoy en día existen algunas categorías que son muy comunes ver en las asociaciones civiles, aunque no es necesario que cada organización posea de forma obligatoria cada categoría que mencionaremos a continuación descrita dentro del documento (cada asociación está en la libertad de escoger y crear las categorías que considere pertinentes). Aun así; aquí te dejamos un resumen de las categorías más utilizadas por las asociaciones civiles:
- Se debe hablar sobre el Domicilio, pero acá hay que hacer una aclaración, pues no nos referimos específicamente a la ubicación física que tendrá la asociación. Este punto trata sobre el territorio de acción de la organización, se podría entender como la jurisdicción territorial. Por ejemplo, se puede mencionar que la asociación civil trabajará en todo el territorio de Buenos Aires, o que nada más abarcará a un barrio específico de dicha ciudad.
- El documento debe mencionar los Órganos Sociales que la componen. Por lo general se suelen dividir en tres y son los siguientes:
- La comisión o Junta Directiva (C:D): son los responsables de la administración de la asociación civil. Las personas son elegidas a estos cargos por medio de la asamblea de socios y debe tener un mínimo de 5 integrantes que ejerzan de forma activa: un presidente, un secretario, un tesorero y dos vocales, también habrán dos vocales adicionales que serán suplentes. Aunque puede haber puestos adicionales a nivel directivo si la organización así lo considera conveniente (por ejemplo que haya más de un vice presidente). Dentro del documento se debe agregar una descripción clara y concisa de los requisitos mínimos que deben cumplir las personas para poder ser elegibles para estos cargos. A su vez, se deben indicar todos los aspectos relacionados con los cargos: tiempo de duración, si hay posibilidad de ser reelecto, frecuencia con la que se deben reunir, etc.
- La Asamblea de Socios: Está conformada por todos los socios que tienen capacidad de voto para las tomas de decisiones. Se deben reunir por lo menos una vez al año para verificar cómo marcha la gestión de la asociación y realizar una especie de auditoria respecto a los balances generales. Por otro lado, se pueden realizar sesiones extraordinarias para abordar asuntos de interés y premura que requieran de mucha importancia.
- La Junta Fiscalizadora o Comisión Revisora de Cuentas: Es el departamento interno de la asociación que se encarga de supervisar y controlar todos los aspectos relacionados con la administración. Su ejercicio se puede realizar por un único individuo o por varios, aunque en caso de ser un grupo se aconseja que sea un número impar. Dentro de sus responsabilidades está dictaminar los estados contables y son los encargados de llevar el inventario. Esta junta debe entregar cuentas de todo lo realizado durante su ejercicio en las asambleas anuales de socios, ahí pueden participar como socios con voz, pero no poseen libertad de voto.
- Por otro lado, el documento debe especificar la cantidad de Patrimonio Inicial que posee la asociación civil al ser conformada. Estos bienes y recursos deben ser notariados por un contador público nacional que este matriculado. Otra opción, es que el dinero que se posea al conformar la asociación sea depositado en el Banco de la Nación Argentina, en la casa Central o en cualquier sucursal autorizada a nombre de la entidad. Ahí se debe agregar una autorización para que cualquiera de los directivos principales (directos, secretario o tesorero) puedan retirarlo luego de que se conforme la sociedad jurídica.
- Otros puntos adicionales que debe llevar el Proyecto de Estatuto son:
- Debe existir un reglamento disciplinario para sancionar a los socios que no acaten el reglamente. En él se deberán especificar el tipo de sanciones a las respectivas faltas que sean consideradas.
- Tiene que haber un sistema de elecciones claro, donde se específica la duración de los cargos y como será el proceso de elección.
- Establecer fecha de inicio y cierre del ejercicio contable.
- Definir una manera para realizar la liquidación y disolución de la asociación civil en caso de que ocurra.
La Asamblea Constitutiva
Una vez que el documento está redactado y revisado, la comisión promotora designará una fecha, hora y lugar para llevar a cavo la asamblea constitutiva. Es el día oficial en el que la asociación civil será creada o fundada. Todos los socios que asistan a esta primera reunión serán considerados como socios fundadores. En esta reunión se debe seleccionar un presidente junto con uno o dos secretarios (según amerite) que serán provisionales en los cargos y serán las encargadas de dirigir y llevar a cabo esta primera reunión.
Esta acta constitutiva debe llevar los siguientes puntos:
- En primera instancia se debe colocar el sitio donde se realiza la reunión junto con la fecha.
- Una lista de todos los socios que se encuentran presentes en la reunión.
- El consenso debe conformar y crear la asociación civil bajo la denominación propuesta.
- Se debe dejar un registro de la discusión y aprobación del estatuto. Este apartado puede ubicarse como parte del cuerpo del acta o transcribirse a parte y adjuntarse como una continuación del acta.
- Se debe dejar constancia de cómo fueron los resultados de las elecciones para escoger los cargos que requerirá la asociación civil (que ya fueron estipulados al transcribir el proyecto).
- Hay que indicar la decisión de que se solicita una autorización para funcionar como persona jurídica. Luego de debe mencionar a las personas responsables de finiquitar los trámites necesarios en el IGJ.
- Todos los presentes deberán firmar al pie del acta.
Requisitos para Formar una Asociación Civil sin Fines de Lucro en Argentina
La información acá suministrada solo es válida para Argentina, ya que cada país suele tener sus propias políticas y requisitos para la creación de una Asociación Civil. Dicho esto, luego de haber creado el proyecto de estatuto y realizado la asamblea constitutiva, ahora es momento de finiquitar el trámite para inscribir la asociación civil.
Para ello, es necesario darle carácter de persona jurídica, esto se logra al inscribirla en la Inspección General de Justicia (IGJ). Esto es el equivalente a realizar el trámite para conseguir la cédula de identidad para la Asociación Civil. Solo las personas autorizadas durante la asamblea o el personal directivo pueden realizar esta solicitud, además; es necesario que el proyecto de estatuto este acompañado de los siguientes requisitos:
- Debes presentar el formulario número uno del IGJ que se llama «Constitución y Modificación». Ahí debes agregar la información correspondiente a: zona territorial donde van a funcionar, los días y las horas que estarán funcionando, número de contacto y los horarios de atención a terceras personas.
- Llevar el formulario número 3 de Reservación del Nombre (que ya lo debes tener listo).
- Presentar el original y una copia del Acta Constitutiva (la copia puede ser transcrita a mano).
- En caso de que el Proyecto de Estatuto no se encuentre en el acta, se debe llevar junto con una copia.
- Un aval del patrimonio social que posee la asociación civil. Estos documentos, así como el inventario de recursos y materiales con los que se cuenten, deben ser realizados por un contador público colegiado. También se puede llevar el comprobante del depósito realizado en el Banco de la Nación Argentina, en la casa Central o en entidad autorizada a nombre de la asociación civil.
- Se debe incluir los datos de los socios que conformarán la junta directiva y la junta financiera. Especificando sus datos (nombres, apellidos, dirección de domicilio, profesión, etc) y las características de cada puesto (duración del cargo, etc).
- Hay que incluir el reglamento y estatuto en caso de que no se encuentre adjunto con el Proyecto de Estatuto.
- La lista de todos los socios fundadores que participaron en la asamblea, se deben incluir sus nombres y el tipo de socio que es cada uno (según las categorías descriptivas que fueron creadas).
- Se requiere de un dictamen de precalificación legal, el cual debe ser realizado por un abogado matriculado en la capital federal.
Todos estos documentos deben estar transcritos a máquina o computadora y tienen que llevar la firma correspondiente del Presidente y Secretario de la Asociación Civil, o en todo caso, de la persona responsable de realizar el trámite. Se debe llevar tanto los originales como dos copias de cada documento. Si estás ubicado en la ciudad de Buenos Aires, puedes dirigirte a la Avenida Paseo Colón 285 a las oficinas del IGJ para hacer esta solicitud.
Una vez que entregues los documentos, la persona que te atiende sellará una de las copias y te las devolverá junto con un número de expediente. Los documentos sellados serán un respaldo corroborando que se entregaron todos los requisitos ese día (en caso de que haya algún extravío u otra eventualidad) mientras que la tarjeta con el número de expediente te permitirá hacer un seguimiento de la evolución del trámite hasta que sea completado.
Una vez transcurrido este tiempo debes ir a las oficinas con la tarjeta del número de expediente y con ella solicitarás la respuesta. Ten en consideración que la respuesta puede ser de dos formas: que te la hayan aprobado o que te la regresen con algunas observaciones que deberás corregir antes de volver a ingresar los documentos. Para realizar las correcciones, puede hacerlo la persona (o las personas) que recibieron la autorización para realizar el trámite ante la IGJ y que fueron designadas al momento que se llevó a cabo la Asamblea Constitutiva.
Si todos los documentos están en orden, la IGJ otorgará a la asociación civil la personería jurídica. En este caso a la organización se le asigna un número (que se puede entender como el número de cédula de la asociación) junto con la resolución. Es de vital importancia que se guarde el documento de la resolución con extrema precaución. Si se requiere de ella para futuros trámites siempre utilizar una copia certificada.
Aspectos Adicionales
En este apartado se incluye información adicional que será de gran utilidad al momento de crear una Asociación Civil y como respuesta a muchas dudas que suelen surgir durante los trámites asociados a este procedimiento:
Este dinero pertenece a la asociación civil y puede ser utilizado como mejor se convenga, ya sea para realizar el pago de tareas pendientes o puede ser depositado en una cuenta que esté a nombre de la organización. Cabe acotar, que todos estos movimientos bancarios que se realicen deben quedar registrados en el libro de la Asociación Civil.
Rubricar los Libros
Indiferentemente del tipo de asociación civil que desees crear, todas deben tener de forma obligatoria los siguientes libros:
- Libro de Actas: Este es el primer libro que debemos tener y que de hecho ya tenemos, pues fue el que utilizamos para registrar la primera asamblea. En este libro se deberá llevar el registro de todas las asambleas que se desarrollen, indiferentemente de que hayan sido de rutina o extraordinarias. A su vez, acá se debe llevar el registro de todas las sesiones que la junta directiva lleve a cabo. El registro debe contener información concerniente a los temas tratados durante las sesiones, los participantes que asistieron y las resoluciones finales a las que se llegue. Por último, la organización puede optar por tener dos libros de actas, uno donde se registren las sesiones de asamblea mientras que en el otro se lleva el registro de las sesiones de la junta directiva, esto se hace por mayor comodidad y queda a criterio de cada asociación.
- Libro del Registro de Asociados: Como el nombre lo indica, acá se almacenan los datos de todos los socios que están en la Asociación Civil. Se incluye información referente a la categoría a la que pertenece cada uno, datos personales, se lleva el registro del pago de las cuotas, si poseen sanciones disciplinarias, etc.
- Libro de Inventario y Balance: Acá de describe toda la información relacionada con los bienes que posee la asociación, tanto pasivos como activos.
- Libro de caja: A diferencia del libro anterior, el registro que se lleva acabo aquí se relaciona con los ingresos y gastos que la asociación civil posee. Acá se debe dejar constancia de todos los movimientos de fondos que realice la organización y especificar el motivo de cada transacción.
Para adquirir cualquiera de estos libros solo debes dirigirte a la librería más cercana. Lo importante es que todos estén encuadernados y foliados. Una vez que los adquieras, debes llevarlos al IGJ para que sean rubricados. El procedimiento es sencillo, solo debes dejar los libros con una copia de la resolución (ese documento que te indicamos que guardaras muy bien) y llenar el formulario para hacer la solicitud de rubrica. Luego tendrás que cancelar el costo de los aranceles por hacer este trámite y esperar a que el IGJ finiquite el trámite. Otra opción para rubricar los libros que puede llegar a ser más rápida pero más costosa, es realizar esta operación por medio de un escribano.
Por otro lado, las organizaciones también estarán exentas del Impuesto al Valor Agregado (IVA) siempre que las actividades que realicen estén vinculadas con sus fines específicos. Para poder obtener este beneficio se debe acudir a cualquier dependencia de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) y hacer la solicitud correspondiente. Se debe llevar una copia de la Resolución que otorgo el IGJ al momento de aprobar la creación de la asociación junto con una copia del estatuto aprobado.
De igual forma, las asociaciones civiles están exentas del impuestos a los ingresos brutos (ya que es un tributo local) siempre que las ganancias de su ejercicio sean utilizadas para cumplir con los objetivos que la organización se propuso. Esto queda anulado si los socios llegan a percibir de forma directa o indirectamente dinero producto de las actividades realizadas. Si deseas conseguir el certificado de exención de este impuesto, debes dirigirte a la Dirección General de Rentas de la Ciudad de Buenos Aires y realizar la solicitud con los recaudos requeridos para este trámite.
Inscripción en el Registro de Organizaciones de Acción Comunitaria (ROAC)
Luego de que te hayan aprobado la asociación civil como persona jurídica, debes inscribirte en la ROAC. Esto lo puedes hacer desde sus oficinas en Buenos Aires dirigiéndote a la Avenida de Mayo 591, en el cuarto piso. Este documento es de vital importancia ya que es un requisito que te solicitarán para la mayoría de gestión relacionados con la Asociación Civil, por ejemplo; este documento es necesario si deseas ingresar en el Consejo Consultivo de Organizaciones No Gubernamentales.
Si deseas obtener más información sobre algún aspecto del proceso para crear una asociación civil, ya sea por los recaudos, horarios de atención del IGJ o cualquier otra duda puedes comunicarte llamando al número: 011-4782-5826. También puedes ponerte en contacto vía correo electrónico escribiendo a info@crearunasociedad.com.ar.
Hola buenísimo el artículo que escribió…
Querría saber el patrimonio mínimo a depositar como patrimonio aval .
Muchas gracias saludos cordiales