Validación de documentos de estudios que van para otro país

Desde hace algunos años el venezolano se ha convertido en una sociedad de emigrantes, la situación política y social de este país ha llevado a muchas personas a tomar la decisión de hacer su vida en otro país. No obstante, para realizar de forma óptima este proceso es necesario realizar una serie de trámites burocráticos, siendo uno de ellos la validación de documentos de estudios que van para otro país que describiremos a continuación.

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Validación de documentos de estudios que van para otro país

Si estás pensando en salir de viaje al exterior por un periodo largo de tiempo y a su vez algunas posibilidades de hacer tu vida en ese sitio, te recomendamos que procedas a realizar la validación de documentos de estudios que van para otro país, pues en otras naciones es ilegal trabajar sin regularizar tu estatus migratorio y por lo tanto estos documentos de estudios son necesarios para realizar este trámite en el exterior.

Por ejemplo, si vas a Argentina (uno de los países que han adoptado una gran cantidad de venezolanos para hacer vida) la legislación de este país prohíbe trabajar de forma ilegal (en negro) sin permisos migratorios y entre los documentos que se deben consignar para lograr regularizar tu permiso de trabajo tenemos los documentos de estudios.

No obstante antes de salir de Venezuela debes realizar un proceso de legalización y apostilla de los documentos de estudios, proceso el cual te explicaremos con detalle a continuación.

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Documentos que pueden legalizar y apostillar

Los documentos a legalizar o apostillar son muy variados, pues pueden ser desde contratos, documentos de identidad, cartas de defunción, entre otros. En este caso como nuestro tema central es la Validación de documentos de estudios que van para otro país, nos dedicaremos exclusivamente a los documentos académicos.

Ante este panorama podemos ver que los documentos académicos también son muy amplios pues pueden abarcar desde las distintas etapas y modalidades de educación que existen en la actualidad en Venezuela (Básica, Diversificada, Universitaria, Postgrados)

A continuación te indicaremos en Validación de documentos de estudios que van para otro país pueden pasar por este proceso:

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Documentos Académicos Estudios de Educación Superior

Los documentos de Estudios de Educación Superior que deben ser sometidos al proceso de validación de documentos de estudios que van para otro país son:

  • Acta de grado.
  • Carga académica, carga horaria, carga crediticia/horaria/crediticia.
  • Certificaciones, las cuales pueden ser:
    • Certificación de calificaciones.
    • Certificación de récord académico.
    • Certificación de institución de educación universitaria.
    • Certificación de lugar de promoción o puesto y rango.
    • Certificación de pasantía, rotación hospitalaria, récord quirúrgico (estudiantes de ciencias de la salud).
    • Certificación de título.
  • Constancias, estas pueden ser:
    • Constancia de buena conducta.
    • Constancia de culminación de estudios.
    • Constancia de egreso.
    • Constancia de estudios.
    • Constancia de fondo negro de calificaciones o notas.
    • Constancia fondo negro de título.
    • Constancia de malla curricular, pensum, plan de estudios, plan de enseñanza.
    • Constancia de modalidad de estudios, modalidad de grado, régimen.
    • Constancia de pasantía.
    • Constancia de prácticas profesionales.
    • Constancia de promedio.
    • Constancia de servicio comunitario.
    • Constancia de trabajo especial de grado.
  • Datos, estos pueden ser:
    • Datos de institución universitaria.
    • Datos de la institución de educación universitaria.
  • Historial (historial académico o situación académica).
  • Mención.
  • Tabla de conversión, Tabla de equivalencia de calificaciones, Tabla de notas.
  • Título en pergamino

Todos los documentos que deseen ser sometidos al proceso de Validación de documentos de estudios que van para otro país, deben ser firmados y sellados por las autoridades del centro de educación superior que los emiten.

A su vez la legalización será realizada por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y Tecnología, en cumplimiento de sus atribuciones y en representación del Poder Ejecutivo en la República Bolivariana de Venezuela.

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Documentos de Educación Media y Diversificada

Los documentos de Estudios Media y Diversificada que deben ser sometidos al proceso de validación de documentos de estudios que van para otro país, pueden ser:

  • Título de Bachiller.
  • Certificación de Calificaciones (en formato vigente).
  • Certificación de Estudios del Nivel de Educación Inicial.
  • Constancia de Prosecución en el Nivel de Educación Inicial.
  • Certificado de Educación Primaria.
  • Constancia de Prosecución en el Nivel de Educación Primaria.
  • Copia Certificada del Registro del Título.

Este trámite debe realizarse ante los organismos que dispone el Ministerio del Poder Popular para la Educación, como lo son las zonas educativas que se encuentran en cada estado del país, quienes representan al Poder Central. Debes considerar que si estás graduado de bachiller antes del año 2010, debes pedir en tu centro de estudio las notas certificadas en formato vigente.

Legalización de documentos

La legalización de documentos consiste en un trámite administrativo que debe realizarse ante las autoridades de Venezuela, para otorgar autenticidad a un documento, permitiendo establecer la propiedad de la firma que se visualiza en el documento y la calidad en que la máxima autoridad ha plasmado la rúbrica en mencionado documento.

Por ejemplo si quieres realizar la apostilla de las actas de nacimiento, en primer lugar debes realizar la legalización en la autoridad correspondiente que en este caso es el Servicio Autónomo de Registros y Notarías y posteriormente podrás realizar en el Ministerio de Relaciones Exteriores la Apostilla de los documentos.

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Proceso de Legalización Educación Superior

Para legalizar tus documentos de educación superior debes ingresar a la página del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y Tecnología (MPPEUCT), luego registrarte en su plataforma del Sistema de Gestión de Trámites Universitarios (GTU), para proceder a adjuntar los documentos que deseas legalizar.

Para realizar la legalización que permita obtener la validación de documentos de estudios que van para otro país, es necesario:

  • Cédula laminada,
  • Copia de la cédula de identidad.
  • Comprobante de cita impreso emitido en el portal GTU.
  • Copia del comprobante del GTU.
  • 0,5 UT por documento.
  • El horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 A.M. a 1:00 P.M.

Apostilla

La apostilla es una legitimación que se realiza a los documentos personales, en la cual los países firmantes del Tratado de la Convención de la Haya, garantizan autenticar los documentos que puede ser solicitados en otros países, en tu proceso de regularización del estatus migratorio o para normalizar alguna situación legal.

La intención de este proceso es servir de certificado que se agrega a un proceso previo (legalización) para que tenga carácter legal cuando se utiliza en el extranjero. Este trámite se consolidó con la firma del Convenio de la Haya de 1961.

En el país este trámite se gestiona ante el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores, el consiste en un instituto del Poder Ejecutivo venezolano, que se encarga de organizar, planificar, administrar y promover las políticas del Estado venezolano en el exterior, cumpliendo una serie de requisitos para apostillar.

Requisitos y procesos para apostillar

Los siguientes son los requisitos y procesos que se deben realizar para apostillar los documentos de estudios (tanto para Educación Superior como para Educación Básica y Diversificada), que te permitan realizar la validación de documentos de estudios que van para otro país.

Requisitos

Los requisitos para apostillar documentos son:

  • Crear un perfil (o tener registrado uno) en el sistema de Legalización y Apostilla del Ministerio de Relaciones Exteriores.
  • Documentos de Educación Superior legalizados ante el Ministerio de Educación Superior.
  • Documentos de Educación Básica, Media y Diversificada legalizados ante las zonas educativas del Ministerio de Educación.
  • Documento de identidad.
Proceso

El proceso para realizar la Apostilla es el siguiente:

  • Accede al Sistema de Legalizaciones y Apostilla del Ministerio de Relaciones Exteriores.
  • Ten a tu disposición todos los documentos a apostillar para proceder a registrarlos en el sistema de Legalización y Apostilla.
  • Debes agregar correctamente la información solicitada (número de certificación que se encuentra debajo del código de barra)
  • Verificar que se debe seleccionar de forma correcta el tipo de documento.
  • El sistema te indicará si debes acudir a la cita o si se puede tramitar de forma digital.

Registro en el Sistema de Legalización y Apostilla

En caso de no tener perfil registrado debes realizar el siguiente proceso de registro, para lograr la validación de documentos de estudios que van para otro país:

  • Según tu condición elegir las opciones Venezolano (registro con cédula de identidad) Extranjero (registro con cédula de identidad extranjera) o Jurídico (registro con RIF).
  • Ingresar nombres y apellidos y un correo electrónico válido.
  • Será enviado un correo electrónico para activar tu registro.
  • Completa el resto de tus datos básicos indispensables para estos trámites (Dirección, estado civil, número de teléfono, entre otros).
  • Si eres padre, madre o representante de un menor de edad, debes registrarlos en tu perfil colocando los datos solicitados.
  • Si no puedes asistir a la cita, debes autorizar un representante legal.
  • Adjunta los documentos que puedan ser apostillados. Debes tener mucha atención, pues serán solicitados los datos de acuerdo al tipo de trámite que quieras realizar.
  • Luego de registrados los documentos, debes solicitar la cita a la que deberás acudir con tus documentos.

Día de la cita

El día asignado para la cita, debes dirigirte a la sede de la Cancillería en Caracas (popularmente conocida como Casa Amarilla) con todos los requisitos y documentos que debes consignar para tu trámite. La dirección de este Ministerio es en la Avenida Urdaneta, Esquina Las Carmelitas y la estación de Metro de Caracas más cercana es la de Capitolio.

Es importante destacar que en el caso de los documentos educativos no existe forma de realizar la apostilla de forma electrónica por lo tanto es obligatorio asistir a tu cita planificada para poder realizar este trámite que otorga la Validación de documentos de estudios que van para otro país.

Recomendaciones para apostillar en Venezuela

A continuación para la Validación de documentos de estudios que van para otro país, te indicaremos algunas recomendaciones para realizar de manera efectiva tu proceso de Legalización y apostilla:

  • Tienes que estar registrado previamente en el Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica, por lo tanto debes crear tu perfil con antelación.
  • Esto lo puedes realizar accediendo a la página web oficial del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores.
  • En la parte superior derecha de tu pantalla, encontrarás el link Cancillería, haz clic para dirigirte a la página de servicios consulares.
  • Luego dirigirte al link Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica y hacer clic.
  • Se mostrará una nueva ventana donde podrás ingresar al sistema electrónico de Legalizaciones y Apostilla.
  • Esta plataforma está disponible las 24 horas del día.
  • Sin embargo, para acceder debes realizarlo por el número de cédula de identidad, para gestionar cualquier solicitud (registro o consulta de trámites):
    • 0 y 1 lunes.
    • 2 y 3 martes.
    • 4 y 5 miércoles.
    • 6 y 7 jueves.
    • 8 y 9 viernes.
  • Tienes que tomar en cuenta que a partir del 12 de Noviembre 2019, la verificación de cada documento tendrá un costo de 0,08615936 Petros o Bs. 1.437.264,83 (su equivalente).
  • Verificar todos los requisitos para apostillar.
  • Un elemento que debes considerar con prioridad es que por la demanda de estos trámites el sistema suele saturarse, así que debes realizar esta solicitud con tiempo de antelación, preparar toda la documentación y tener mucha paciencia.

Preguntas Frecuentes

A continuación una serie de preguntas frecuentes sobre el proceso de Apostillar en validación de documentos de estudios que van para otro país

¿Debo legalizar mis documentos para Apostillar?

Sí, la legalización de documentos es un paso previo para apostillar.

¿Cuántos documentos puedo apostillar?

Puedes apostillar la cantidad que desees de documentos, pero debes tomar en cuenta que cada trámite debe ser cancelado a un costo de 0,08615936 Petros.

En Venezuela ¿existe la Apostilla electrónica?

Sí en la actualidad se está realizando este proceso de manera gradual. Sin embargo, para los documentos de estudios el trámite es presencial.

¿En cuántos países aceptan mis documentos apostillados?

La Apostilla es aceptada en más de 150 países, producto del acuerdo de la Convención de la Haya.

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Categorías Venezuela

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