¿Cómo funciona el sistema de gestión escolar Guaicaipuro?

Hoy en día las instituciones educativas se manejan por medio de programas software, que dan la facilidad de estructurar de forma idónea la información relativa al propio plantel como lo es cantidad de profesores, personal administrativos u otros tipos de trabajadores, los estudiantes inscritos, entre otros. No obstante, este software es de desconocimiento para muchos usuarios o personas,  es por ello que el artículo tiene la finalidad de informar sobre el Sistema de Gestión Escolar del Ministerio de Educación en el país y la información relacionada a estos programas.

sistema de gestión escolar

¿Qué es el Sistema de Gestión Escolar?

Un sistema de gestión escolar, también conocido con el nombre de sistema de gestión de aprendizaje, es un software informático que tiene el objetivo de facilitar el trabajo administrativo de los centros educativos.

En otras palabras, se puede definir como un sistema informático que permite a los centros educativos estructurar y organizar  la información administrativa y académica del instituto educativo.

Es por ello que trabaja como un centro de organización central que otorga la posibilidad que toda la administración, el aprendizaje, la enseñanza y la evaluación se controlen y originen en un solo lugar (el sistema).

Estos sistemas funcionan no solo en instituciones educativas que promueven los estudios de primaria y media general, sino también que se encuentran presente en institutos universitarios, universidades o centros de aprendizaje en todo el mundo.

Características y particularidades

El sistema de gestión escolar como todo sistema informático presenta particularidades y ventajas para quien lo use y aplique a su institución.

Es por ello que a continuación se dará a conocer cuales son las funcionalidad o particularidades propia del sistema de gestión escolar, al igual que algunos beneficios que otorga.

  • Herramienta útil y eficaz para el manejo y control en los centros educativos de la información relacionada tanto al área administrativa como el área académica.
  • El sistema de gestión escolar te ofrece la oportunidad de perfeccionar, optimizar, aumentar y mejorar los procesos de gestión de la institución educativa, de forma que se ahorren tiempo y recursos.
  • Estos sistemas ofrecen un óptimo servicio de gran calidad para ingresar a él no solo personal del área administrativa, sino también profesores, padres de familia o representantes legales o estudiantes que requieran adquirir u ofrecer algún tipo de información académica.
  • Un sistema de gestión escolar se caracteriza por ser manejable, adaptable y evolucionante, de forma que exista una adaptación de este con la estructura con la que opera y manipula la entidad educativa, y un cambio (cuando se requiere) según las necesidades de la institución.
  • Su uso es de forma instintiva o intuitiva, lo que quiere decir, que el usuario que maneje el sistema podrá aprender a usarlo de forma rápida y sencilla.

sistema de gestión escolar

  • Otorga a la institución el manejo controlado y organizado de la información académica y administrativa de la misma, a causa de que todo queda registrado en el sistema.
  • Coopera para el cumplimiento idóneo de las políticas empresariales de la institución, conocidas también con el nombre de reglamentos de gestión de calidad.
  • El sistema de gestión escolar, como se mencionó previamente, permite el ahorro y productividad en cuanto al tiempo de trabajo, al igual que la facilidad de ejecutar las actividades respectivas de las labores de los trabajadores pertinentes.
  • Asimismo, estos programas informáticos poseen gran seguridad a los usuarios que acceden a este, ya que se maneja por medio de una estructura que permite la asignación de permisos a través de roles, departamentos y usuarios.
  • Al ser un sistema en donde diversos usuarios tienen acceso (entendiéndose por estos como profesores, estudiantes, padres y personal administrativo del plantel) la capacidad de navegación se encontrará limitada de acuerdo al tipo de usuario, de forma que ingresen para realizar actividades respectivas a la información que le corresponde.

Por ejemplo un profesor tendrá acceso de subir las notas de los cursos que enseña por alumno, mientras que un representante podrá ingresar para verificar las notas de su hijo, más no modificarlas.

  • Los sistema de gestión escolar se trabajan por medio de plataformas webs, de forma que los interesados ingresen desde la entidad educativa o desde su casa a través del uso de Internet.
  • Permite la existencia constante de la comunicación a todos los integrantes y/o relacionados del plantel educativo, ocasionando una fluctuación de información adecuada sobre la institución.
  • Por medio de él se pueden registrar novedades respectivas tanto a profesores como estudiantes del colegio o plantel.
  • A través de él se genera un manejo organizado y ordenado de la base de datos.
  • Crea un acceso interno y externo.

sistema de gestión escolar

  • En cuanto al área administrativa, el sistema de gestión escolar facilita reportes, archivos o cuadros solicitados por el Ministerio de Educación.

Ventajas del sistema de gestión escolar

Para la aplicación de un sistema de gestión escolar, debes conocer que en general estos programas poseen cuatro ventajas fundamentales a las instituciones educativas que se encargan de prestar un servicio educativo. Por lo tanto dichas ventajas son:

Almacenamiento de los recursos de información en solo lugar

Existen entidades o instituciones educativas ya sea de nivel básico o nivel superior que mantienen un manejo de cursos e – learning.

Y en ocasiones, dichos cursos se encuentran desorganizados y desordenados, lo que genera entre muchos efectos una poca coherencia de la información a suministrar.

No obstante, al momento de aplicar un sistema de gestión escolar o LCMS este tipo de problemas acabará, ya que será el propio sistema quien se encargará de organizar de forma coherente la información respectiva a los cursos para manejo por el personal de forma sencilla.

Por lo tanto, existen programas o software informáticos con la función de LCMS que son de excelente calidad y a la vez su servicio asegura que la información del contenido del aprendizaje de los cursos (conocido como SCORM) se almacene o guarde de forma sencilla, ordenada y accesible.

Mejor intercambios de información por medio del sistema de gestión escolar

Invertir en un sistema de gestión escolar te provee variedad de ventajas tanto administrativas como académicas, es por ello que dentro de una de las principales ventajas administrativas se encuentra la facilidad comunicativa que genera.

Lo anterior a causa de que la gestión administrativa es creada, registrada y elaborada desde un mismo centro o lugar, lo que origina entonces la amplitud adecuada de transmisión de información.

En otras palabras, crea una mejor comunicación ya que los administradores pueden ejecutar la transmisión de información de importancia para la población del plantel desde dentro del sistema, facilitando en muchas ocasiones que se maneje de forma personalizada y automatizada.

Por otra parte, por medio del sistema de gestión escolar, los estudiantes de la institución pueden mantener comunicación con los profesores, administradores u otros estudiantes relativo al contenido de estudio.

sistema de gestión escolar

Es por ello que se puede decir, que lo explicado previamente es beneficioso, ya que se pueden generar conversaciones de retro -alimentación entre los profesores y el alumnado.

Agrupación y reunión de datos útiles y estadísticas

A pesar de que el sistema de gestión escolar se encarga principalmente de mantener un control y seguimiento en cuanto a los recursos y el contenido expresado en la plataforma.

Cabe mencionar, que los sistemas de gestión de aprendizaje de la misma forma permiten mantener una inspección, evaluación y observación minuciosa al igual que un seguimiento del ¿cómo? se están utilizando los recursos e información suministrada en la plataforma.

Lo que genera el agrupamiento de información en base a estadísticas de los datos útiles colocados o colgados en la web del sistema.

Causando lo anterior (por ejemplo) que los docentes conozcan la apreciación por parte de sus estudiantes acerca de los métodos que aplican en la materia que dictan, para así evaluarse a si mismo y en caso de mejorar, hacerlo.

Por otra parte, en el caso del personal administrativo esta particularidad resulta de igual ventaja ya que tienen la posibilidad de investigar y saber la rapidez con la que finalizan los cursos, si los cursos se encuentran en promedio de abandono o incluso si existe una relación efectiva entre calidad – costo.

Posibilidad de crear un campus virtual

Un sistema de gestión escolar otorga beneficios a toda la comunidad relacionada a la institución educativa en cuanto a temas de tecnología.

Lo anterior a causa de que al ser un programa de uso vía online, permite la creación propia de una página web de la institución, generando un espacio online de aprendizaje.

Lo anterior, por medio de la suministración de información relativa a los cursos educativos y los módulos que contienen.

Asimismo, esta ventaja de crear un sitio web propio de la institución, permite a los estudiantes ser capaces de comprometerse directamente con el contenido de cada curso, y así no gastar tiempo de estudio para relacionarse con un nuevo formato.

Los puntos previos vienen principalmente relacionados a instituciones educativas de carácter privado que ofrecen servicios de aprendizaje de diversos cursos y usan el sistema de gestión de aprendizaje como programa informático para un control y administración.

sistema de gestión escolar

No obstante, indistintamente del tipo de institución educativa, cada una de los organismos educativos se encuentran satisfechos con los servicios que ofrece el sistema de gestión escolar ya que representa un regreso de la inversión realizada con su compra del mismo.

Y de la misma forma otorgan gran variedad de beneficios a la comunidad perteneciente a la institución.

Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro

En el caso de Venezuela, los organismos gubernamentales del país que se encargan de promover la educación así como aplicar políticas en pro al desarrollo educacional también manejan un sistema de gestión encolar.

Este software es el conocido como sistema de gestión escolar  Guaicaipuro, el cual es el programa informático manejado y dispuesto por el Ministerio de Educación para las instituciones educativas escolares del país.

Por ende como institución educativa, el área administrativa del plantel debe obtener conocimiento sobre el sistema de gestión escolar del Ministerio de Educación.

Ya que por medio del ingreso a esta plataforma se permite realizar el registro de la matricula de estudiantes de la institución, siendo esto un proceso administrativo fundamental en toda entidad educativa.

Es por ello que, si aún desconoces del procedimiento para ingresar a este sistema, a continuación se explicará paso a paso la formal sistema de gestión escolar Guaicaipuro.

Paso a paso para ingresar al sistema de gestión escolar Guaicaipuro

Lo primero a realizar es ingresar al portal web del sistema nacional de gestión escolar haciendo click aquí.

Esta plataforma web es la que te permitirá como director del plantel escolar gestionar la información respectiva al registro de la matricula de estudiantes de la institución.

De la misma forma, por medio del sistema podrás subir las calificaciones y notas de los estudiantes.

Continuando con el proceso, cuando ya te encuentras dentro de la plataforma web, debes iniciar sesión con los datos de usuario del plantel solicitados por el sistema, estos son:

  • Usuario y clave.
  • Código de la imagen o catpcha.

Y luego de suministrar los datos anteriores, podrás clickear en el botón de Ingresar, para acceder al sistema.

Luego aparecerá en pantalla un pequeño recuadro o interfaz en donde saldrá una serie de opciones a elegir, para que selecciones aquella que te permita realizar la operación que deseas llevar a cabo.

Y una vez culminado cada uno de los pasos previos ya habrás ingresado de forma satisfactoria al sistema de gestión escolar para ejecutar las actividades administrativas respectivas.

Registro de Matricula Estudiantil

Debes recordar que cada año escolar, el personal administrativo de las instituciones educativas tienen la responsabilidad de colgar en el sistema de gestión escolar Guaicaipuro la información administrativa del colegio o escuela en la que labora.

Es por ello que al iniciar un período escolar nuevo, dicho personal tiene que suministrar la información respectiva al Ministerio de Educación que le compete siendo esta información la matrícula de estudiantes.

En el caso que deseas ingresar al sistema de gestión escolar Guaicaipuro para registrar las matrículas de estudiantes que se encuentran en el plantel donde trabajas, el procedimiento a llevar a cabo es el siguiente:

  • Ingresa al portal web de gestión escolar Guaicaipuro con tu usuario y clave de acceso.
  • Una vez adentro, localiza el menú en la parte lateral izquierda y selecciona la opción de Planteles y clickea en ella.
  • Seguidamente se desglosará una lista con cada uno de las unidades educativas registradas en el sistema, debes localizar el tuyo y seleccionarlo haciendo click en él.

  • Posteriormente, surgirá una nueva lista de opciones, donde tendrás que elegir el año nuevo que inicia para matricular a los estudiantes, claro está  en dado caso que ya culminaste el registro de la matrícula del año pasado.
  • Si ocurre el caso que no has cerrado el registro del año escolar pasado, aparecerá un anuncio notificando lo mismo, y una opción que dice ir a cerrar proceso, debes clickear en ella.
  • Seguidamente serás re-dirigido a una nueva pantalla, donde saldrá el proceso del año anterior de matriculación del plantel donde trabajas, en esta ventana tendrás que seleccionar la opción que dice cerrar proceso de matriculación.
  • Y luego de haber clickeado en ella habrás finiquitado con el proceso de matriculación que faltaba y podrás continuar con el nuevo.
  • Para ello tendrás que clickear en las opciones desplegadas al lateral de la página la opción que dice selección y luego seleccionar la opción que dice Registro de personal, cabe destacar que este paso se debe ejecutar antes de registrar la nueva matrícula ya que si no el sistema arrojará un error y por lo tanto la información no será validada.
  • En el registro de personal tendrás que suministrar al sistema los datos relativos al personal docente, administrativo y obrero de tu institución educativa. Si es primera vez que se suministra dicha información al sistema, deberás de insertar a todos los empleados del plantel, por el contrario (si no es primera vez) solo tendrás que actualizar la información, es decir, insertar a los nuevos empleados del plantel y des- habilitar a aquellos que ya no laboran en la institución.
  • Una vez haber suministrado cada uno de los datos solicitados por el sistema de gestión escolar de los trabajadores por individual, deberás clickear en la opción que dice Cerrar Proceso de Registro de Personal.
  • En esto aparecerá un cuadro informativo preguntando si se encuentra seguro de haber registrado la información adecuadamente, y una vez que te encuentres seguro, debes confirmar este procedimiento para continuar con el otro proceso.
  • Este otro procedimiento es el registro propia de la nueva matrícula estudiantil del año que inicia, para ello debes clickear en donde dice Matriculación del (año) al (año).
  • Una vez seleccionado aparecerá una pantalla con cada una de las secciones; para iniciar propiamente tendrás que asignar un docente a cada sección o aula de estudio, al igual que la correspondiente materia que dictan.

  • No obstante, en conjunto al paso previo debes de actualizar las asignaturas que implantan en la institución educativa, para ello seleccionas cada una de ellas en base a la lista que ofrece el sistema y luego si podrás continuar con la asignación de docentes.
  • Seguidamente deberás verificar que cada uno de los datos suministrados se encuentren en orden, y posteriormente hacer click en donde dice: Cerrar proceso de asignación de docentes.
  • Luego podrás iniciar la matriculación de cada uno de los estudiantes, visualizando en pantalla cada uno de los alumnos que se encuentren disponibles para inscribirse y los que ya se han pre – inscritos.

Por lo que visto lo previo se puede determinar que el proceso de registro de matriculación del año escolar en el sistema de Gestión escolar del Ministerio de Educación, es muy fácil de realizar y llevar a cabo, tan solo siguiendo cada uno de los pasos previos.

Matriculación del año escolar 2018 – 2019

Forma parte del sistema de gestión escolar Guaicaipuro la facilidad de ejecución de diversas actividades indispensables para toda institución educativa.

Una de estas actividades mencionada previamente es el registro de la matrícula escolar del año que se cursa, esta representa una de las funciones y actividades fundamentales para el área de educación del país.

Y por lo tanto desde hace más de seis años, el Gobierno de la República de Venezuela estructuró y creó el sistema de gestión escolar del Ministerio de Educación para llevar un mayor control e información de los estudios escolares.

Por ende la matrícula escolar de los estudiantes que cursaron el año 2018 – 2019 fue un proceso importante para los ciudadanos del país. Y este proceso se llevó a cabo por medio de los siguientes pasos:

Ingreso al sistema de gestión escolar Guaicaipuro, por medio de la introducción del usuario y contraseña del plantel educativo que se procesó.

Ubicación en el menú de opciones de lado lateral, la opción de Matriculación 2018 – 2019 para el registro de la misma, y posteriormente clickear en ella.

En caso de que se presentó el mensaje que dice: Estimado usuario para poder acceder al proceso de matriculación del año escolar 2018 – 2019, deberá cerrar el proceso de matriculación del año escolar 2017 -2018, para realizar dicha opción pulse aquí Ir a cerrar el proceso.

Esto indica que el proceso anterior no se culminó por lo tanto se tuvo que clickear en esa opción, y luego el sistema te redirigía a una nueva pantalla para finiquitar el proceso, por lo cual tuvo que haber clickeado en la opción cerrar proceso de matriculación.

Posteriormente, ha haber cerrado el proceso, tuvo que haber registrado o actualizado la información del personal que trabaja en su institución educativa.

Por lo tanto, tuvo que localizar (nuevamente) el menú de opciones del lado lateral de la pantalla, seleccionar la funcionalidad Menú de selección y luego clickear en la opción que dice Estructura del plantel.

Posteriormente tuvo que aparecer dos opciones en color verde, la primera era para registrar la información pertinente a las áreas comunes del plantel, y la segunda opción para registrar el personal docente, administrativo y obrero que trabaja en la institución.

Es fundamental que se haya registrado de forma adecuada los datos del personal trabajador del plantel, principalmente del personal de profesores, ya que sin haber hecho el registro del personal, el proceso de matriculación 2018 -2019 habrá arrojado un error o simplemente no se habrá habilitado como es debido.

Cabe destacar, que dentro de esta opción se registró al personal nuevo en la institución (en caso de que lo haya) para hacer una actualización el sistema y des – habilitar a aquellos que ya no se encuentren trabajando en el plantel.

Por otra parte, si fue primera vez que el plantel ejecutaba esta acción, tuvo que haber registrado a cada personal de la institución.

Cabe destacar que el proceso se llevó a cabo una vez hecho click en el botón de registro de personal, ya que posteriormente surgió en pantalla un formulario que solicitaba cierta información o datos del trabajador, que variaba de acuerdo a cargo u ocupación del mismo, es decir, si era personal docente, obrero o administrativo.

Dentro de los datos solicitados en caso de ser personal docente, se encontraron:

  • Tipo de documento
  • Cédula de Identidad
  • Nombres y apellidos
  • Sexo
  • Fecha de nacimiento
  • Teléfono celular
  • Teléfono de habitación
  • Tipo de Personal
  • Dirección de correo electrónico
  • Grado o Nivel de instrucción
  • Especialidad del personal
  • Función del Personal
  • Denominación (docente del aula…)
  • Situación del cargo (fijo, contratado u otro)
  • Tiempo de dedicación
  • Horas asignadas
  • Estatus del personal
  • Especificación del estatus
  • Código del plantel

Y una vez suministrado cada uno de los datos, lo siguiente que se debía realizar era hacer click en la opción en azul de Guardar.

Posdata: sucedieron casos en que el personal docente no cobraba directamente por el plantel si no por medio de otra entidad, a pesar de que labora en ese plantel, por lo tanto si surgió dicho caso tuvo que indicarse el código del plantel por donde cobraba o cobra.

Asimismo también se presentaron casos directamente dentro de la institución que tenían que ser especificado en el sistema, dichos casos fueron determinados a personal trabajador del plantel, donde los mismo poseían o poseen una condición especial en la institución.

Por ende surgía la duda acerca si se debía de registrar o no los datos de dicha persona con particularidad especial, sin embargo se aclaró que indistintamente a tener una condición especial o no en la institución todo el personal administrativo, obrero o docente debía estar registrado en la plataforma web.

Por otra parte, la información solicitada para el registro de personal administrativo y obrero en el sistema de gestión escolar Guaicaipuro era:

  • Tipo de documento si es venezolano o extranjero.
  • Documento de Identidad
  • Nombres y apellidos
  • Sexo (masculino o femenino)
  • Fecha de nacimiento
  • Teléfono celular (si posee)
  • Teléfono de habitación
  • Tipo de Personal (si es administrativo o obrero)
  • Dirección de correo electrónico (en dado caso que aplique)
  • Nivel de instrucción
  • Especialidad del personal (área donde desarrolla sus actividades laborales – departamentos …)
  • Función del Personal
  • Denominación
  • Especifique denominación
  • Situación del cargo (fijo, contratado u otro)
  • Tiempo de dedicación
  • Horas asignadas
  • Estatus del personal
  • Especificación del estatus
  • Código del plantel

Los datos a suministrar en el caso del personal obrero y administrativo eran muy similares, solo variaban de acuerdo a la persona en cuestión.

Sin embargo se tiene que tener presente (para futuras inscripciones de la matriculación del nuevo año escolar) sobre los puntos rojos que aparecerán a los lados de los campos a rellenar en el formulario. Ya que estos puntos o asteriscos rojos indican que ese dato es obligatorio a suministrar.

Posteriormente de que suministró cada uno de los datos del personal que labora en la institución lo siguiente que se hizo fue clickear en el botón de color naranja que expresa: Cerrar proceso de registro de personal.

Es importante destacar que una vez hizo click en el botón ya mencionado el sistema arrojó un aviso donde se solicitó la confirmación del cierre de dicho proceso, y una vez confirmado ya se procedía con la otra parte del proceso de registro de matrícula estudiantil.

Esta segunda parte consiste propiamente en el registro de la matrícula escolar comprendida al año escolar 2018 – 2019.

Para ello el personal administrativo encargado de completar esta acción, tuvo que hacer clic en la opción de Matriculación 2018 – 2019.

Y luego apareció una nueva pantalla donde saldría un listado con cada una de las secciones registradas previamente, una vez visto esto el trabajador tenía que asignar a cada una de estas secciones el docente que le competía a cada sección.

Posdata: es importante que se tuviera presente que en el año escolar 2017 – 2018 hubieron unas modificaciones al sistema en cuanto a el plan de estudios de Educación Media General.

Estos cambios afectaron en los datos relacionados a la modalidad de estudio que pasó a ser la número 31059. Por ello se tuvo que revisar cada una de las secciones desde 1er año hasta 5to año.

Cabe destacar que estos cambios hicieron que el proceso de matriculación del año escolar 2018 – 2019 en el sistema de gestión escolar variará un poco.

Es por ello que a pesar de ya se tenía registrado las secciones de años previos, se tuvo que hacer ciertas actualizaciones a las secciones de acuerdo a las particularidades propias del plantel educativo.

Es por ello que en el proceso se visualizó que el trabajador tuvo que ingresar a la modalidad de Actualizar asignatura en el sistema, para así poder asignar a cada una un docente.

Dicho proceso se ejecutó en cada una de las secciones de la institución educativa, una vez culminado se procedió a la asignación de los profesores y docentes a cada asignatura y sección correspondientemente.

Para el proceso de asignación de docentes, el sistema arrojó un listado de opciones que contiene todas las materias del plan de estudio respectivo a la unidad educativa al igual que la malla curricular.

El personal, tuvo que seleccionar por cada docente la materia que imparten respectivamente, y en el caso en el que aún la institución poseía un docente en alguna materia, el sistema de gestión escolar se programó para dejar el campo sin asignación.

Posteriormente a haber seleccionado y seleccionado cada uno de los profesores, se procedía a hacer click en Cerrar proceso de Asignación de docentes.

Ya que si esto no se hacía, y quedaba en el aire, el sistema daba un error y por lo tanto no permitía con la continuación del proceso de registro de la matrícula del año escolar 2018 – 2019.

Luego se debía era de clickear en la opción que dice Acciones matrículas 2018 – 2019, para que así surgiera la pantalla con el proceso de pre – inscripción de estudiantes, para ingresar los datos respectivos a los estudiantes que cursarían en el plantel educativo.

Y una vez hecho la pre – inscripción de estudiantes, habría culminado el proceso de registro de la Matrícula estudiantil del año 2018 – 2019.

Censo escolar del año escolar 2018 – 2019

La Dirección General de Supervisión y Evaluación del Sistema Educativo en articulación con la Dirección General de Registro y Control Académico, la Dirección General de la Oficina de Tecnología de Información y la Comunicación y Fundabit, fueron las organizaciones encargadas de establecer sistema de gestión escolar en cuanto al censo del año escolar 2018 – 2019.

Este censo sirvió para el registro adecuado de toda la población de estudiantes del sub – sistema educativo de educación básica en toda la nación.

El cual abarcó a cada una de las instituciones educativas del país de dependencia nacional, estadal, municipal, autónomos, privados y privados subsidiados.

Con la finalidad de haber asegurado a cada una de estas instituciones educativas planes, programas y/o proyectos en relación a temas socio – educativo del estado venezolano, para un avance educacional en el país.

Dicho proceso se llevó a cabo por medio del sistema de gestión escolar del Ministerio de Educación en el período correspondido del 26 de julio al 30 de agosto del año 2018.

Este sistema permitió propiamente el desarrolló del censo escolar, iniciando el proceso a través del ingreso al portal web censo escolar del Ministerio de Educación de Venezuela.

Una vez se tuvo que acceder al usuario del plantel a ejecutar el censo por medio de la suministración del usuario y contraseña respectivo del sistema de gestión escolar Guaicaipuro.

Luego, apareció la nueva pantalla en donde salía el nombre completo del director de la institución educativa y posteriormente una casilla donde se debía seleccionar el nombre de la entidad educativa.

Y luego de introducir los datos previos, solo se tenía que dar en continuar o aceptar para seguir con el desarrollo del censo escolar 2018 – 2019.

Este proceso, el sistema lo desarrolló por medio de dos módulos, el primero fue el de representante y el segundo fue el de estudiantes.

En el caso del módulo de representantes solicitaron datos personales del representante legal del estudiante, en pantalla apareció el ingreso del nombre director del plantel, junto al nombre de la institución y posteriormente solicitaron el documento de identidad del representante legal.

Asimismo, se solicitó la nacional del mismo, y una vez suministrada dicha información, solo quedaba dar click en consultar representante.

Una vez clickeado en dicha opción el sistema de gestión escolar del censo suministrada los datos personales del representante, en donde solo se debía rellenar el sexo y el correo electrónico y Facebook o Twitter (si se poseía).

Luego se debía clickear en la opción agregar representante, para que este quedará registrado en la plataforma y así formalizar el registro en el censo escolar del año escolar 2018 – 2019.

Seguidamente aparecía un anuncio informativo y se procedía a registrar en el censo al estudiante.

Aquí iniciaba el segundo módulo, siendo este el de estudiantes. Para iniciar se hacía click en Agregar estudiantes, y posteriormente se procedía a rellenar el formulario de acuerdo a la información solicitada.

En este caso, la pantalla poseía nueve recuadros solicitando cierta información que se procederá a explicar.

  • En el primer recuadro se debía seleccionar el número de hijo por año de nacimiento, es decir, colocar del mayor al menor.
  • En el segundo recuadro se debía colocar la nacionalidad del alumno (si era venezolana o extranjera).
  • En la tercera casilla el número de identificación del alumno o cédula de identidad.
  • En la cuarta casilla la fecha de nacimiento del alumno.
  • En la quinta casilla los nombres y apellidos completos.
  • En el siguiente recuadro se procedía a escoger el sexo.
  • Luego se seleccionaba el año a cursar, es decir, si era pre – escolar, primaria o educación media general.
  • Seguidamente colocar la etnia al que pertenece (en caso de que aplique).
  • Por último seleccionar el vínculo o parentesco del representante legal quien representa al joven estudiante.

Una vez suministrado los datos anteriores, lo que se debía hacer es dar click en Agregar estudiante, y así se finiquitaba con el proceso de registro de estudiantes en el censo.

Cabe destacar que el sistema de gestión escolar del censo muestra los datos respectivos del estudiante y su representante legal para confirmación.

No obstante, si existe el caso en el que por error o confusión se suministraron los datos que no eran, o se colocó el estudiante con un representa que no es el suyo, el programa te da la opción de modificar esto y así corregir el error.

Por lo tanto si esto ocurrió, simplemente debías de seleccionar la casilla del estudiante ver la información y eliminarlo para luego volver a registrarlo y así corregir el mal registro.

Consideraciones y recomendaciones que se debe tener presente para futuros censos

Cada inicio de un nuevo año el gobierno Bolivariano de la República de Venezuela determina los censos escolares con el fin de establecer un promedio y/o estadísticas de la matriculación de estudios.

Es por ello que este censo va dirigido a cada una de los grados y modalidades de los planteles educativos públicos, que son dependientes del estado venezolano. Así como las instituciones de carácter privado.

La responsabilidad de registrar en el censo los datos informativos de los padres y representantes recae en los directores o directoras de cada una de las instituciones educativas.

Para el ingreso a la encuesta para completar con el censo escolar de cada año se realiza mediante al acceso al sistema de gestión escolar Guaicaipuro con el usuario y clave respectivo.

De la misma forma, en el dado caso que el representante legal del alumno no se encuentre registrado en el SAIME, en el momento de registro se tiene que suministrar los datos personales del mismo para luego proceder con la inscripción en el censo de representantes.

Asimismo, al momento de registrar al representante en el sistema, este da la opción de seleccionar el tipo de documento de identidad, de forma de que si es nativo de otro país se podrá seleccionar entre pasaporte o carnet diplomático.

Los alumnos y/o estudiantes no pueden ser registrados con el número de cédula escolar en el censo, por lo tanto si no posee cédula de identidad se dejará en blanco dicha casilla y se procederá a rellenar la fecha de nacimiento y los otros datos personales del mismo.

Por otra parte, en caso de que el número de cédula de identidad del estudiante no coincide con los datos arrojados por el mismo sistema, entonces se procederá a continuar con el registro sin colocar el número de cédula de identidad.

Asimismo, en el caso de que el estudiante presente problemas de cédula de identidad con el ente del SAIME, o que el número de cédula de identidad del estudiante haya sido asignado a otro alumno, igualmente se deja la casilla en blanco y se procede a rellenar los otros datos para finiquitar con el censo escolar.

Proceso para registrar o actualizar el Consejo Educativo en el sistema de gestión escolar

En conformación a lo dictado por el Ministerio del Poder Popular para la Educación, el sistema de Gestión Escolar de Guaicaipuro, tiene como finalidad ser el programa informático de la nación que reúne y acople la información respectiva a la gestión educativa de forma que toda se integre en un mismo sistema.

Es por ello que este sistema, no solo sirve para el registro de las matrículas estudiantes de cada año escolar o también los censos escolares, sino también que dentro de su variedad de funciones permite el registro o actualización del consejo educativo.

Es por ello que se procederá a explicar el paso a paso para realizar dicho proceso dentro del sistema de gestión escolar.

  • Ingresa al portal web del sistema de gestión escolar Guaicaipuro, y acceda con el usuario y contraseña del plantel educativo.
  • Una vez dentro localizar la sección de planteles y clickear en ella.
  • Luego localizar la opción de seleccionar, y clickear donde dice Registrar Consejo Educativo.
  • Al hacer click en dicha función, se abrirá una nueva pantalla con una especie de formulario que se procederá a rellenar.
  • En dicho formulario se solicitará información respectiva del consejo educativo, dentro de lo cual se encuentra:
    • RIF del consejo educativo, debes saber que este RIF no es el mismo que el de la institución.
    • Fecha de registro (se colocará la misma que posee o se encuentra en el acta).
    • Entidad bancaria donde se abrió o se desea que aperture la cuenta bancaria.

    • En caso de ya poseer cuenta bancaria suministrar los datos respectivos al número de cuenta bancaria del consejo educativo.
    • Asimismo, en caso de que el plantel tenga un comité de economía escolar, también se debe clickear en la opción de sí.
    • Por último aparecerá un recuadro en donde se debe de describir de breve, concisa y directa el proyecto educativo integral comunitario.
  • Una vez rellenado cada uno de los datos previos queda por hacer clickear en la opción de guardar para así registrar los datos respectivos.
  • Por otra parte en caso de actualizar los datos se debe realizar el mismo procedimiento y en el último paso clickear en la opción de actualizar.

De esta forma podrás haber realizado las operaciones respectivas con total éxito. No obstante, es importante recordar que una vez culminado se generará un reporte el cual debes de imprimir.

Lo anterior a causa de que dicho documento debe ser consignado ante la taquilla única del Ministerio.

Sin embargo, para localizar el reporte dentro de la plataforma web, debes ubicar el menú de sistema y una vez cargada las opciones hacer click en la opción de consejo educativo.

Luego el sistema te redirigirá a una nueva pantalla donde aparecerá una interfaz la cual tendrá la información respectiva al registro del consejo educativo respectivo al plantel donde trabajas.

Dentro de esta pantalla al lateral del lado derecho tendrás que localizar la palabra acción y debajo de ella verás un símbolo de una carpeta amarilla.

Debes clickear en este icono para así guardar el archivo directamente en la PC y luego imprimirlo para consignarlo en la taquilla única.

De igual forma este archivo podrá ser utilizado para los usos y fines correspondientes según las necesidades del plantel.

Proceso para actualizar datos del estudiante

En caso de que existan cambios en cuanto a los datos del alumno o estudiantes de la institución, se debe llevar a cabo el proceso de actualización de datos.

Para ello debe ingresar al sistema de gestión escolar, y una vez dentro localizar en el menú principal la opción de Estudiante.

Luego surgirá una ventana donde podrás visualizar los estudiantes, para consultar el estudiante el cual se le cambiarán los datos deberás de colocar la cédula de entidad o cédula escolar del mismo.

Luego de localizar el estudiante requerido, se deberá localizar la opción de Editar datos y hacer click en esta opción.

Una vez dentro de la edición aparecerá un formulario con los datos del estudiante, los únicos datos que se pueden modificar son:

  • Nombre del representante legal de alumno.
  • Nombres y apellidos del estudiante.
  • Otros datos personales antroprométricos.

Posdata: no se puede proceder el número de cédula escolar del estudiante, por lo tanto debe estar en el campo que le compete.

Por otra parte, si el sistema arroja el error de:

Esta Cédula de Identidad no se encuentra registrada en nuestro sistema, si cree que esto puede ser un error por favor contacte al personal de soporte mediante: soporte_gescolar@me.gob.ve.

Debes de dejar el renglón o casilla de tipo de documento y documento de identificación del estudiante en blanco, y proceder a suministrar los otros datos a modificar.

Y reportar el problema del documento de identidad al SAIME por medio de un archivo o formato  en el cual accedes haciendo click aquí.

Colección Bicentenario

Esta es otra funcionalidad del sistema la cual es otorgada a instituciones educativas Nacionales, Estatales, Municipales, Autónomos y Subvencionados, que otorgan este beneficio a sus estudiantes.

Por lo tanto su registro se lleva a cabo por medio de los siguientes pasos:

  1. Ingrese al Sistema de la manera tradicional, accediendo al portal web del sistema de gestión escolar Guaicaipuro.
  2. Seleccione en el Menú principal, la opción Planteles
  3. Cuando aparezca su Plantel, seleccione en el botón de Acciones, la opción Colección Bicentenario.
  4. Una vez seleccionada la opción, introduzca la Cantidad de Libros Recibidos y la Condición del Servicio.

Visto la información del artículo se puede concluir que el sistema de gestión escolar es un programa muy efectivo y eficiente que permite mantener un control y planificación del proceso de la educación en el país.

Asimismo, este es un sistema de carácter universal que puede ser usado en cualquier institución educativa en el mundo, variando sus especificaciones y opciones de acuerdo a las necesidades propias de la institución.

Por otra parte si fue de tu agrado el post, te invito a visitar los siguientes enlaces  de gran interés:

Consejo nacional para las personas con discapacidad

Mejores Becas Deportivas en USA para Venezolanos

¿Cómo redactar un poder o carta de poder?

(Visited 618 times, 1 visits today)
Categorías Venezuela

Deja un comentario