Requisitos para apostillar documentos en Venezuela

Actualizado el viernes, 18 octubre, 2019

En este artículo te brindaremos información clave sobre todos los requisitos para apostillar documentos en Venezuela, de manera segura, sencilla y con datos confiables.

¿Qué significa apostillar y para qué sirve?

El apostillado de documentos se trata de un procedimiento en el cual se verifica, certifica y comprueba la validez y legitimidad de documentos emitidos por los servicios públicos en países extranjeros. Cabe destacar que los documentos que apostilles en Venezuela sólo tendrán validez en aquellos países que se encuentren bajo la convención de la Haya del año 1961.

¿Qué documentos debo apostillar?

Antes de irte de Venezuela, hay una serie de documentos que sin duda deberás apostillar si deseas iniciar con buen pie en otro país. Sin ellos, no podrás retomar tus estudios o continuar tu carrera, ya que no tendrás pruebas válidas de ellos.  Ten en cuenta que sólo se apostillan los documentos públicos.

Es necesario apostillar los siguientes documentos:

Documentos públicos

Se entiende por documento público, aquel que es emitido por las instituciones autorizadas por la ley a través de un notario, funcionario público o secretario judicial, para acreditar o comprobar algún hecho, así como la manifestación de voluntades y declaraciones sobre la fecha en la que el suceso a comprobar tomó lugar.

¿Qué significa legalizar un documento?

Legalizar un documento es, al igual que apostillar, comprobar la autenticidad y legitimidad de un documento por medio de la firma o autorización de una institución avalada por la ley.

El proceso de legalización sólo debes hacerlo si te diriges a un país que no se encuentra bajo el convenio de la Haya, el cual mencionamos anteriormente. En el año 2008, se declaró mediante un aviso oficial por el entonces Ministro del Poder Popular para Relaciones Exteriores, Nicolás Maduro Moros, que todo documento que cuente con sellos estampados por parte de las instituciones consulares acreditadas por el gobierno venezolano en el exterior, tienen total validez en todo el territorio nacional.

Autoridades que emiten la apostilla y/o legalización

Actualmente en Venezuela, la autoridad competente para apostillar o legalizar documentos es el ministerio de relaciones exteriores, según la ley decretada en mayo del año 1998.

Igualmente, el SAREN también es una de las entidades principales que se encarga de la legalización de los documentos, requisito obligatorio para poder proceder a apostillarlos. Los registros principales o notarías públicas se encuentran autorizados para realizar este trámite.

Cabe destacar que en esa misma ley, el gobierno venezolano también tomó la decisión de suprimir la legalización de documentos extranjeros, por lo que sólo deben apostillarse en la institución pública que mencionamos anteriormente, pues esta es la única capacitada y acreditada en el exterior.

Si deseas obtener mayor información al respecto, te recomendamos ingresar a la página web oficial del ministerio del poder popular para relaciones exteriores.

¿Qué países piden la apostilla?

La Haya realizó el convenio de la apostilla con el objetivo de facilitar la legalización y validez de documentos para personas que desean mudarse al extranjero. Es por ello que, antes de viajar, debes estar seguro de necesitar apostilla. Acá te dejamos el listado de los países que se encuentran bajo este convenio:

Si el país al que has decidido mudarte se encuentra en este listado, debes iniciar el trámite para apostillar los documentos correspondientes si deseas que tengan validez en el exterior.

Requisitos para apostillar o legalizar título universitario

Los requisitos para apostillar título universitario, o en su defecto, legalizarlo, son los siguientes:

Cita para apostillar el título universitario

Antes de acudir a la institución competente para este trámite, debes tener una cita agendada. Puedes realizarla vía online, ingresando a la página para apostillar en Venezuela. En ella debes ingresar todos tus datos personales, como nombre, apellido, número de cédula, dirección, entre otros.

A continuación, necesitas seleccionar si el procedimiento es para ti o para algún familiar o apoderado. Si el documento a apostillar o legalizar pertenece a un menor de edad, deben registrarse sus padres o aquellos que ejerzan la patria potestad.

Luego de seleccionar el documento que deseas apostillar, debes indicar a qué país se dirige dicho documento. A continuación, da clic al estado en el cual prefieres apostillar tus documentos. Finalmente, sólo debes seleccionar la hora y fecha en la que acudirás a la institución correspondiente para completar el procedimiento.

Requisitos para apostillar notas certificadas y pénsum de estudios universitarios

Certificar tus notas universitarias y tu pénsum de estudios te será de mucha utilidad si dejarás el país y deseas continuar tu carrera universitaria en el extranjero. De esta forma, no deberás iniciar desde cero. Para hacerlo, debes recaudar lo siguiente:

Cita para apostillar notas certificadas

Como mencionamos anteriormente, debes ingresar a la página de apostillas en Venezuela. Si no te encuentras registrado, debes proporcionar los datos que te pidan y luego, indicar el documento que deseas apostillar.

Finalmente, sólo debes escoger hora, fecha y lugar en donde deseas apostillar tu documento. Se aceptan hasta cinco documentos por cita.

Requisitos para apostillar programa de estudios universitarios

Los requisitos para apostillar un programa de estudios son iguales a los requisitos para apostillar el pénsum de estudios y las notas certificadas que mencionamos anteriormente. Pero, adicionalmente, como el título indica, debes proporcionar tu programa de estudios. Suele ser emitido en los centros de copiado de tu universidad.

Cita para apostillar programa de estudios universitarios

Luego de registrarte en la página, selecciona el documento que deseas apostillar. En este caso, programa de estudios universitarios. A continuación, escoge hora y fecha para realizar el trámite.

En algunos navegadores la página que necesitas no funciona, por lo que te recomendamos utilizar el navegador Mozilla para realizar tu previa cita de manera más rápida y eficaz.

Requisitos para apostillar una partida de nacimiento

Para apostillar una partida de nacimiento, es necesario que el documento sea protocolizado en el registro principal correspondiente a tu zona de residencia. Una vez hecho esto, podrás retirar el documento del registro principal y proceder a apostillar o legalizarlo el día de la cita agendada.

Necesitarás recaudar lo siguiente:

Cita para apostillar partidas de nacimiento

Para solicitar una cita para realizar este trámite, lo primero que debes realizar es ingresar en la página web del ministerio de relaciones exteriores. A continuación, será necesario colocar los documentos que necesitas apostillar, indicando si necesita un sello (para un país en específico) o varios sellos (para distintos países).

Por último, sólo debes colocar la fecha y la hora que mejor te convenga para realizar el trámite.

Requisitos para apostillar un acta de matrimonio

Si te encuentras casado a la hora de emigrar, es importante que legalices y/o apostilles los documentos que validan tu matrimonio. En primer lugar, debes obtener el acta de matrimonio original en la parroquia o registro civil donde se celebró el matrimonio. Te recomendamos sacar dos copias: una para ti y otra para tu pareja.

Luego debes dirigirte a las oficinas del SAREN para proceder con la legalización del documento. Si fue legalizado en el registro principal, en las oficinas de la institución mencionada verificarán el documento y este será firmado por el registrador encargado. Debes cumplir con este paso para poder continuar con la apostilla.

Una vez registrada el acta de matrimonio, debes comprar algunos timbres fiscales. Al momento de la entrega, deberás llenar una planilla bancaria como comprobante de pago de tres unidades tributarias. Adicionalmente, las autoridades te pedirán los siguientes documentos:

Cita para apostillar acta de matrimonio

Para conseguir una cita en línea para apostillar tu acta de matrimonio, debes seguir los siguientes pasos:

Requisitos para apostillar la carta de soltería

Si eres soltero y decides emigrar, es importante poseer una carta de soltería para poder comprobar tu estado civil en el exterior. En primer paso, debes solicitar dicho documento en una notaría pública. Una vez la tengas, lo siguiente es llevarla al registro principal para realizar la legalización de firmas.

Finalmente, la carta de soltería será apostillada en el ministerio de relaciones exteriores. Al llevar el documento a dicha institución, debes recaudar los siguientes documentos:

Requisitos para apostillar acta de defunción

El acta de defunción es un documento que funciona para comprobar que una persona ya ha muerto. Si necesitas el acta de defunción de algún familiar, debes solicitarla en la notaría pública. Al obtenerla, será necesario acudir al registro principal, como el SAREN, para proceder con la legalización y apostilla del documento.

Para esta parte del trámite no necesitas previa cita, puede acudir cualquier día hábil con tu cédula de identidad vigente, el documento notariado original, timbres fiscales por 0,5 unidades tributarias y una hoja blanca.

Requisitos para apostillar título de bachiller

Si deseas iniciar una carrera universitaria en el exterior, será necesario legalizar y apostillar tu título de bachiller. Para hacerlo, debes recaudar lo siguiente:

Cita para apostillar título de bachiller

En tu buscador de Internet, ingresa la página de apostillar en Venezuela. Una vez en ella, si no tienes un usuario, regístrate y coloca los datos solicitados. Luego, selecciona el tipo de documento que deseas apostillar. El siguiente paso es especificar la cantidad de sellos necesarios.

Requisitos para apostillar notas certificadas (bachillerato)

Si apostillaste tu título de bachiller, también es necesario apostillar las notas certificadas. Te recomendamos que realices ambos trámites simultáneamente, de esta forma te ahorrarás mucho más tiempo y tendrás ambos documentos listos rápidamente.

Los requisitos para apostillar tus notas certificadas, consisten en recaudar algunos documentos. Lo más importante, es tener tus notas certificadas, debidamente firmadas por las autoridades competentes de tu casa de estudios. Igualmente, estas deben encontrarse registradas en el registro civil correspondiente a la entidad educativa en donde realizaste tus estudios de bachillerato.

Adicionalmente, necesitas realizar previa cita. El día que realices el trámite, debes llevar contigo uno o dos timbres fiscales (depende de la cantidad de sellos que necesites) por el valor de 0,4 unidades tributarias. Este trámite tarda aproximadamente 3 días hábiles.

Cita para apostillar notas certificadas

Agendar una cita para apostillar es un proceso muy sencillo. Sólo debes ingresar a la página, si no tienes un usuario, registrarte y colocar los datos correspondientes. A continuación, debes seleccionar el tipo de documento que buscas apostillar.

Requisitos para apostillar diplomados

Al legalizar y apostillar tus diplomados, es importante tener en cuenta que este procedimiento no tiene nada que ver con el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y Tecnología. No importa si realizaste el diplomado en una universidad pública o privada.

Te recomendamos hacer un trámite distinto por cada diplomado y no incluirlos en un solo documento, pues esto podría darte problemas. Es importante destacar que no todos los países aceptan este tipo de documento, por lo que debes averiguar en qué países es válido antes de viajar.

Una vez notariado, debes acudir al registro principal con tu diplomado para legalizarlo. Luego de cumplir los pasos anteriores, podrás proceder a apostillar tu documento en el ministerio de relaciones exteriores. Para hacerlo, además de llevar dicho documento como te lo entregaron en la notaría y registro principal, necesitarás un timbre fiscal de 0,4 unidades triburarias, o en su defecto, cuatro timbres fiscales de 0,1 unidades tributarias, siempre y cuando sean del Distrito Capital.

Cita para apostillar diplomados

Para solicitar una cita a este trámite, tan solo debes ingresar a la página web del ministerio de relaciones exteriores. Si no tienes una cuenta, necesitas registrarte, colocando los datos que te soliciten. A continuación, indica qué tipo de documento deseas apostillar. La página generará una planilla, de la cual debes imprimir dos ejemplares.

Por último, elige la fecha y hora que mejor te convenga y listo.

Requisitos para apostillar antecedentes penales

Los antecedentes penales son indispensables si deseas hacer vida en otro país, pues estos comprueban si has estado involucrado en algún crimen o no y si posees buena conducta cívica. Por lo tanto, es fundamental llevarlos contigo si saldrás de Venezuela de manera permanente.

Este documento debe ser solicitado a través del portal web llamado Certificación Internacional. Igualmente, en el Ministerio de Relaciones Interiores Justicia y Paz, todo venezolano puede solicitar su carta de antecedentes penales, de ser necesario. Para realizar la solicitud, debes ingresar a la página mencionada anteriormente.

Luego de registrarte, debes escanear tu cédula de identidad vigente y convertirla a formato PDF para subirla a la página. Ahora sólo debes esperar hasta ocho días hábiles para la entrega de tu carta de antecedentes penales. Cuando la tengas, podrás proceder a apostillar el documento en el ministerio de relaciones exteriores.

El día de tu cita, necesitarás los siguientes requisitos para apostillar:

Cita para apostillar antecedentes penales

Para agendar una cita, debes ingresar a la página web del ministerio de relaciones exteriores y registrarte. Es necesario ingresar con tu número de cédula o R.I.F. Una vez dentro, selecciona el tipo de documento que deseas apostillar.

A continuación, especifica la cantidad de sellos que necesitas y, por último, sólo escoge una fecha y hora que mejor te convenga. Es importante destacar que el acceso a la página del ministerio de relaciones exteriores se fija por el terminal de la cédula de los solicitantes: los días lunes pueden acceder aquellos cuya cédula de identidad termina en los números 0 y 1, los martes 2 y 3, miércoles 4 y 5, los jueves 6 y 7 y por último, viernes 8 y 9.

Igualmente, los días sábado tienen permitido ingresar aquellos con cédulas que terminan del 0 al 4 y los domingos pueden acceder aquellos con cédulas que terminan del 5 al 9.

Información adicional y preguntas frecuentes

En este apartado del artículo te brindaremos algunos tips que debes tener en cuenta a la hora de apostillar un documento, además, responderemos algunas preguntas frecuentes que pueden llegar a tener los solicitantes cuando deben realizar este procedimiento.

Tips para apostillar

Algunos datos que debes tener presentes para apostillar tus documentos, son los siguientes:

Preguntas frecuentes sobre los requisitos para apostillar

Es normal tener dudas cuando vamos a realizar un proceso tan importante como este. Sin embargo, una vez que tengas todo claro, será un procedimiento bastante sencillo. Por eso, hemos traído algunas preguntas frecuentes y dudas generales que quizás podrían ayudarte durante la legalización y apostilla de tus documentos.

Lee cada una con atención y quizá puedas resolver alguna duda que tengas con respecto a este trámite.

¿Puedo apostillar en cualquier lugar del país?

Sí, puedes hacerlo en cualquier sede del SAREN que se encuentre en el país. Debido a que las citas son escasas, puedes solicitarla en algún estado que quede cerca de donde vives, si no consigues cita en tu zona de residencia.

¿En dónde debo comprar los timbres fiscales?

¿Es obligatorio apostillar el título de bachiller?

No, no lo es. Esto depende del país en el que decidas residir de ahora en adelante. Hay algunos países que solicitan el título de bachiller apostillado si deseas sacar documentos como visa de trabajo. Por ejemplo, en Chile debes entregar este documento apostillado para sacar la licencia de conducir. Por lo tanto, te recomendamos que lo apostilles para evitar problemas en un futuro.

¿Si el documento fue legalizado hace más de seis meses, aún puedo apostillar en el Ministerio de Relaciones Exteriores?

Solamente en el caso de los antecedentes penales perderías la opción de apostillar, ya que estos tienen una vigencia de seis meses. Si ya pasó el tiempo, debes realizar la solicitud nuevamente. En cuanto el resto de los documentos, es posible apostillar incluso si ya pasaron más de seis meses. Sólo debes asegurarte de que las firmas de legalización se encuentren en buen estado.

El documento tiene validez incluso si las personas que lo firmaron ya cedieron sus cargos.

¿Qué debo hacer si no puedo retirar el documento personalmente?

En caso de no poder ir personalmente a retirar los documentos de los cuales eres titular, puedes enviar a un familiar o amigo cercano, siempre y cuando ellos se presenten a retirar el documento con los siguientes requisitos:

¿En dónde debo colocar los timbres fiscales?

El lugar de los timbres fiscales, depende del tipo de documento que requiera la apostilla. Si se trata de un título universitario con tamaño superior a una hoja oficio, los timbres fiscales deben colocarse al dorso del documento. En cambio, si es un título pequeño, serán colocados en una hoja adicional que se anexará al mismo.

¿Los documentos apostillados tienen fecha de vencimiento?

No. Una vez hayas apostillado los documentos necesarios, estos serán legales en el exterior para toda la vida. El único documento que tiene vencimiento luego de ser apostillado es la carta de antecedentes penales, la cual vence luego de 90 días de la apostilla.

Si luego de pasados estos 90 días no has salido de Venezuela, debes repetir el trámite y solicitar una nueva carta de antecedentes penales, cumpliendo con los requisitos mencionados anteriormente.

¿Si no tengo cita previa, puedo apostillar?

Sí, puedes hacerlo. Sin embargo, sólo es posible si ya tienes un boleto de avión y fecha de viaje. Debes acudir a las oficinas del ministerio de relaciones exteriores de tu zona de residencia, dos días antes de tu viaje, para poder iniciar el trámite. No podemos asegurarte que serás atendido, por lo que te recomendamos siempre hacer cita previa y cumplir con los lineamientos establecidos, para evitar inconvenientes a futuro.

¿Los casos especiales sólo son atendidos en Caracas?

Sí. Si tuviste un inconveniente con tu documento, debes dirigirte a las oficinas de Caracas a solucionarlo. Ten en cuenta que sólo atienden 150 personas por día, por lo que te aconsejamos llegar lo más temprano posible.

¿Qué es un caso especial?

Los casos especiales consisten en aquellos solicitantes que tuvieron inconvenientes con sus documentos, ya que fueron tramitados de mala manera o tuvieron problemas para escoger la cita, así como aquellos que ya tienen fecha de viaje y deben presentarse dos días antes de la misma para apostillar los documentos necesarios.

¿Debo apostillar mi pasaporte?

Apostillar el pasaporte no es necesario, ya que se trata de un documento que te permite ingresar a otros países, es decir, un documento internacional. Es válido en todos los países sin necesidad de apostilla.

¿Tengo que ser mayor de edad para solicitar los antecedentes penales?

Sí, es necesario que tengas 18 años o más para solicitar la carta de antecedentes penales, ya que se trata de un trámite legal, por lo que debes estar en uso de tus derechos civiles. Si eres menor de edad, no necesitarás tramitar este documento hasta que cumplas la mayoría de edad.

¿Cuál es la diferencia entre apostille y legalización?

La diferencia entre apostille y legalización es que la apostilla de la Haya sólo se le otorga a los países signatarios del XII Convenio de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado del 5 de Octubre del año 1961, a los documentos públicos nacionales, emitidos por las autoridades competentes, como lo es, en el caso de Venezuela, el Ministerio de Relaciones Exteriores.

¿Puedo modificar el correo electrónico ingresado en el sistema del ministerio para relaciones exteriores?

Sí, puedes hacerlo, tan sólo debes redactar un correo electrónico a atencion.legalizaciones@mppre.gob.ve, describiendo la situación y anexando la siguiente información:

Ahora sólo debes esperar la respuesta del ministerio, con instrucciones para tu cambio de información.

¿Es necesario registrar el título de bachiller?

Anteriormente, sí. Pero recientemente este paso en particular fue eliminado por el Ministerio del Poder Popular para la Educación, por lo que puedes proceder a apostillarlo sin necesidad de pasar por el registro principal de manera obligatoria.

Si pronto saldrás de Venezuela y este artículo fue de ayuda, te recomendamos leer también los siguientes requisitos básicos para emigrar a Perú desde Venezuela y esta Guía para venezolanos que quieran emigrar a Australia.