Registro Mercantil de una Empresa en Venezuela

Debido a las situación política y económica que afronta Venezuela en la actualidad, crear un negocio es mucho más complicado y burocrático que en el resto del mundo. Por algo somos el país número 182 de 189 con más dificultades para abrir una empresa según un informe de Doing Business (2015). En todo caso, si quieres conformar una empresa continua leyendo este artículo donde te enseñamos todo lo que debes saber al respecto.

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Definición e Historia del Registro Mercantil en Venezuela

Conformar una empresa desde ámbito legal implica realizar el Registro Mercantil, esto incluye el registro de un nombre el cual se ha verificado que no coincida con ninguna otra entidad o comercio ya existente, la entrega de todos los documentos legales que son necesarios para poder realizar el trámite, cancelar el monto correspondiente a los gastos por aranceles y recibir la aprobación legal del registro para que nuestra nueva empresa sea creada y este lista para iniciar sus actividades comerciales.

Breve Reseña de la Historia del Registro Mercantil

Para poder entender como es el Registro Mercantil en Venezuela en la actualidad, es necesario hacer un recorrido histórico para saber de donde viene, los cambios y evoluciones que ha tenido con el tiempo y cuáles han sido sus funciones durante cada época. Dado que Venezuela ha seguido el ejemplo de otros países sobre cómo realizar el Registro Mercantil.

Los primeros antecedentes de un registro comercial que se conocen nos trasladan a la época medieval donde los comerciantes se comienzan a reunir y organizar para crear el “Liber Mercatorum”. Este documento consiste en una lista de todos los comerciantes que están realizando actividades comerciales. Estar inscrito era opcional y el principal motivo para registrarse era conseguir los beneficios que la cooperación poseía.

Este sistema burdo y sencillo fue mutando en la Europa Continental de diferentes formas entre los países de esta zona. Pero los cambios más significativos se dan en Francia al rededor de 1870 cuando se introduce la ordenanza de Colbert, la cual indica que la inscripción de las sociedades se deben dar de forma obligatoria y para el año de 1919 se crea el primer Registro de Comercio donde se comienza a visualizar al registro mercantil como una entidad autónoma controlado por el estado y no por los comerciantes.

A partir de ese momento se introducen una serie de cambios legislativos desde 1953 hasta 1984 que empiezan a acercar al registro mercantil a la versión que conocemos hoy en día. Algunos de los cambios introducidos son:

  • Queda establecido de forma tácita que todos los comercios inscritos son comerciales.
  • Es necesario estar inscrito en el registro mercantil para poder realizar actividades comerciales.
  • Hacer la inscripción te cataloga como persona jurídica.
  • Todo aquel que este inscrito debe tener los documentos que mencionen el nombre del comercio, la sede donde se realizó la inscripción y la fecha en que se hizo el trámite.

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Italia fue uno de los países Europeos que no asumió los cambios que se venían gestando sobre la materia mercantil dado que despertaba la idea de corporativa medieval y generaba problemas para aquellas personas que deseaban realizar actividades comerciales pero no se encontraban inscritos. De esta forma se introduce una ley en el código de comercio de 1942 en el que se insta a las personas a inscribirse en el registro mercantil pero no se excluye a aquellas personas que realicen el ejercicio comercial pero no están inscritos debido a ignorancia y desconocimiento de estos procedimientos.

En Alemania por el contrario, el registro de comercio aparece a partir del siglo XVIII y se introducen las reformas de 1861 y 1897 en las que se permite que se utilice un nombre comercial distinto al nombre civil de la persona. Con el ingreso de estos cambios se considera al registro alemán como el mejor sistema de la época, siendo utilizado y reproducido por otros países como Francia para el inicio de la primera guerra mundial.

Se puede analizar la evolución del registro mercantil desde dos vertientes, la primera en la que se observa como el registro va más allá de una simple lista de comerciantes y la segunda en la que se incluye un carácter jurídico al proceso. Estos dos fenómenos transforman el ente del registro mercantil en un órgano jurídico de publicidad material.

El registro Mercantil en Venezuela

En Venezuela aparece por primera vez el registro mercantil para el año de 1862 con la reforma del Código de Comercio. Sus funciones principales se limitaban al comunicado y establecimiento de algunos documentos relacionados con los acuerdos de patrimonios entre cónyuges y tener registro de los contratos entre las compañías y las personas.

Para el año de 1873 se incorporan una serie de cambios que en su mayoría, se mantienen hasta el día de hoy, la más importante fue la separación entre el reglamento de la matrícula de comercio y el registro comercial, donde la primera alude a comerciantes al por mayor. Luego, para el año de 1904 La matricula de comerciantes desaparece y se indica como un requisito adicional para realizar el registro tener que colocar afiches en sitios públicos así como generar publicidad en los medios impresos del país.

Para el año de 1952 se publica el Decreto N° 15 en Caracas que da la orden para crear las oficinas del Registro Mercantil tal cual como la conocemos en la actualidad. Nace con el propósito de ser el instrumento del estado que busca regular las constituciones de sociedades de ámbito mercantil. Es decir, de tener registro de todos las actividades comerciales que se realizan en el territorio nacional.

El Registro Mercantil en Venezuela funciona como registro de los comerciantes (personas que poseen negocios), de eventos y de las interacciones jurídicas que ocurren durante el tráfico mercantil. Pero no funciona de manera aislada, esta entidad debe subsistir y trabajar en cooperación con el Registro Nacional de Vehículos, el Registro de la Propiedad Industrial (se encarga del registro de las marcas y las patentes), el Registro Aéreo, el Registro Subalterno (se encarga de mantener el registro y control de los bienes inmobiliarios) y el Registro Nacional de Valores.

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Dificultades para Registrar una Empresa en Venezuela en la Actualidad
Como se mencionó desde el inicio, hoy en día Venezuela es uno de los países a nivel mundial con mayores dificultades y trabas para la creación de un empresa. La revista Doing Business en el año 2015 realizó un estudio al respecto donde catalogan a Venezuela como uno de los 10 países con mayores trabas económicas e inconvenientes burocráticos para registrar una empresa.

Por un lado esta el aspecto económico y el hecho de que realizar todo el trámite resulta bastante costoso. En el país hay que cancelar un valor aproximado al 49.9% de la renta per cápita para poder registrar un negocio. Si consideras que no es un valor muy alto por realizar el Registro Mercantil en Venezuela, toma como ejemplo a Sigapur donde solo deben cancelar un 0.6% de la renta per cápita de su país y todo el proceso tarda solo dos días en completarse.

Pero el mayor problema gira en torno a todos los procedimientos burocráticos que hay que hacer para concretar la solicitud, son al rededor de 17 trámites necesarios para conformar la empresa. Esto trae como consecuencia que todo el proceso sea lento al punto de tardar meses en proceder. Se estima que el mínimo necesario para concretar todo el registro dura aproximadamente 144 días. Además, hay que llevar muchos documentos y por cualquier error el trámite no procede alargando aun más el proceso.

Cómo registrar tu Empresa en Venezuela

Pasos Registrar una Empresa en Venezuela

Es importante que conozcas de antemano la ubicación y la forma de trabajo de las oficinas donde podrás realizar el registro mercantil, ya que cada una posee cierta autonomía para indicar cuales son los documentos que necesitas y establecer los tiempos que tardarán en realizar el trámite.

Antes de poder dirigirte al registro mercantil para realizar el trámite, es necesario que poseas el Acta Constitutiva de tu empresa, la cual debe incluir lo siguientes datos:

  • El nombre de la empresa.
  • El ejercicio que realizará (razón comercial).
  • Datos del dueño, los socios o accionistas: nombres completos, cédula de identidad, número de RIF y en caso que corresponda, porcentaje de la empresa que corresponde a cada integrante.
  • Fecha y lugar en la que se conformó y realizó la primera junta directiva.
  • Dirección del domicilio fiscal.
  • Datos del comisario.
  • Fecha en la que se tiene estipulado realizar el cierre fiscal.

El acta constitutiva debe estar avalada por un abogado colegiado. Una vez finalizado la creación del documento se puede proceder a introducir la solicitud en cualquier registro mercantil del país.

Para ello, debes seguir los pasos que te indicaremos a continuación:

  • Debes ir a cualquier oficina del registro mercantil para reservar el nombre. Nuestro consejo en este punto es que seas creativo con tu opciones, dado que algunos registro pueden cobrar por verificar que el nombre este disponible, de modo que mientras más creativo seas tus posibilidades serán mayores de que el nombre no este en uso. Recuerda que al momento de ir debes presentar tres opciones.
  • Una vez realizado lo anterior, se te indicará que vayas luego de transcurrido cierto tiempo para notificarte si alguna de las opciones que dejaste, fue aprobada para que sea el nombre oficial del negocio. En caso de que ninguna de las tres opciones proceda, deberás ingresar otras tres posibilidades para el nombre (este proceso se puede repetir indefinidamente hasta que consigas un nombre que no este registrado, por ende lo repetimos de nuevo: se creativo con tus opciones).
  • Una vez que tengas una opción disponible, deberás realizar el pago correspondiente para apartar el nombre por un período de un mes.
  • Ahora necesitarás de un abogado para que redacte el acta constitutiva con los datos de la nueva entidad jurídica. En caso de que no conozcas a ninguno, podrás encontrar alguno que realice este servicio en las oficinas del registro mercantil.
  • Luego de poseer el Acta Constitutiva ya redactada, debes ingresar el documento junto con el nombre que reservaste, tres copias del Registro de Información Fiscal (RIF) y las cédulas de identidad (del dueño, los socios o accionistas) en el registro mercantil. Adicional a estos documentos te pueden solicitar otros, pero dependerá del capital que indiques que posees en el acta.
  • Luego de ingresar todos los documentos se te indicará que debes esperar un tiempo mientras se procesa la solicitud, al finalizar este período de tiempo, deberás dirigirte de nuevo a las oficinas para verificar si la empresa fue registrada con éxito. En caso de ser así, tendrás que ir con los socios, accionistas o el dueño para firmar el documento de registro y finiquitar el trámite.
  • Se realizará la publicación de la nueva razón social en un periódico mercantil. Este paso permite validar la conformación del empresa y que no haya ningún error en el registro.
  • Ahora solo queda dirigirte a las oficinas del SENIAT (y al resto de las oficinas que corresponda) para realizar la inscripción de la entidad jurídica. Una vez finalizado esto, podrás dar inicio a las actividades comerciales de la empresa.

¿Porqué es Importante el Registro Mercantil?

Registrar un negocio trae consigo múltiples beneficios para los comercios, para empezar; la entidad de registro mercantil funge como fuente de información para los comercios respecto a las normativas legales y económicas que deben seguir para poder operar dentro del marco legal dictado por el estado. Es importante acotar que no solo ofrecen información para la entidad jurídica, también para colectividad en general.

Según el decreto publicado en la Gaceta Oficial N° 37.333 en el artículo 49, se establece que los objetivos principales del Registro Mercantil son:

  • El registro de las personas que vayan a realizar actividades comerciales dentro de las estipulaciones de la ley. Esto incluye el ejercicios y los contratos que aludan al comercio según lo indique la ley. Dicho de otro modo, el registro mercantil es la entidad creada por el estado para regular la creación de los comercios o sociedades mercantiles. Al momento de realizar el registro se debe indicar toda la información pertinente relacionada con la entidad jurídica (sus datos, actividad comercial, estructura, etc). Todo esto con el fin principal de disminuir las actividades ilícitas dentro del país.
  • La inscripción de comercios extranjeras que vayan a realizar actividades comerciales dentro del país.
  • El registro Mercantil es el encargado de legalizar los libros de los comercios.
  • Es el encargado de suministrar toda la información necesaria para poder realizar el registro.
  • Algunas otras funciones menores estipuladas por la ley.

Por otro lado, en este decreto se indica que el Registro Mercantil funciona como una entidad jurídica de servicio público, el cual tiene la responsabilidad de registrar todas las acciones de los comercios inscritos para garantizar que estos cumplen con todo lo estipulado en la ley. A su vez, las terceras partes tienen la libertad de conocer toda la información concerniente al registro de una entidad y en caso de necesitar información más detallada al respecto (en casos particulares) pueden solicitar copias de los documentos emitidos por el registrador. Dichas copias deben ser emitidas en un lapso de seis meses por lo mínimo.

Es importante mencionar que el Registro Mercantil permite clasificar las entidades jurídicas, pero sus actividades comerciales deben seguir las normativas dictadas por el Código de Comercio. De hecho, no se puede otorgar el registro a ninguna entidad comercial que no cumpla con las normas que ahí se estipulan.

 

¿Dónde se Encuentra el Derecho Registral dentro del Campo del Derecho?

Existen tres posturas o vertientes para ubicar el derecho registral dentro de la disciplina del derecho:

  • Algunos consideran que el derecho registral es una disciplina independiente del derecho (independientemente de si se utiliza por el estado o por una entidad privada).
  • El derecho registral no posee autonomía propia, por el contrario; esta adscrito al derecho público o al derecho privado.
  • Por último, están los defensores del derecho registral como una área de la disciplina del derecho. Estos autores lo ubican dentro de la rama del Derecho Administrativo.

Para tener un mejor entendimiento de lo que se acaba de decir es necesario saber cual es la diferencia entre el derecho público y el derecho privado:

  • Cuando se habla de derecho público se alude a todas las leyes y normas que establece el estado o los entes y organizaciones que pertenecen a este.
  • Por otro lado, el derecho privado implica todas las normas que establecen como será la relación entre distintas entidades privadas o con el estado. Siendo el estado quien actúa bajo la potestad de la entidad privada. Un punto de quiebre importante acá, es que el derecho privado tiene como benefactor principal su propio bienestar.

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¿Cuáles son los Principios Registrales?

Primero es necesario saber que como principios registrales nos referimos a todas las normas y fundamentos que dan estructura e indican como debe funcionar el sistema registral. Se puede entender como las directrices bajo la que se rige el Registro Mercantil. A continuación procedemos a mencionar y explicar los principales principios registrales:

Principio de Inscripción

Es el principio básico y fundamental de todos, el cual permite concretar la conformación, modificación, transmisión y eliminación de una sociedad mercantil. En este principio se establece que es obligatorio el registro para poder tener un estatus de legalidad. Desde el marco legal del estado se puede visualizar en los artículos 1.915, 1.916, 1.926 y 1.927 del Código Civil o en la Ley de Hipoteca Mobiliaria y Prenda sin desplazamiento de Posesión en sus artículos 15 y 20.

Principio de Legalidad

Como el nombre lo indica, este principio alude a que el registro posea legalidad dentro de las leyes Venezolanas. Para ello, dispone de los artículos 1.913 al 1.918 del Código Civil junto con el artículo 12 del Decreto de Fuerza de Ley. Este último menciona que: “Sólo se inscribirán en el Registro los títulos que reúnan los requisitos de fondo y forma establecidos por la ley”, esto quiere decir que para poder concretar un registro es necesario presentar todos los documentos correspondientes, donde cada uno de ellos debe cumplir con las condiciones que son estipuladas para ser consideradas válidos.

Del artículo 12 se desprende lo siguiente: en caso de que una persona o entidad se le niegue el trámite por tener un documento considerado como no válido, esta en todo su derecho de apelar esta decisión ante la Dirección Nacional de Registros y del Notario. Podrá emitir la queja y deberá esperar un lapso de 10 días hábiles a que le den respuesta sobre su apelación.

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Principio de Prioridad

Este principio es sencillo, en el se indica que queda anulado o carece de validez todo trámite anterior al registro, si al momento de realizar la acción aún no se ha concretado dicho registro, dado que hay incompatibilidad en las acciones. Esto queda establecido en el artículo 9 de la Ley de Registro Público y del Notariado donde se menciona que: “Todo documento que ingrese al Registro deberá  inscribirse con prelación a cualquier otro título presentado posteriormente”.

Principio de Trato Sucesivo

Esto se relaciona con el principio, que aquí se describe donde todas las acciones y trámites realizados deben tener una secuencia y organización lógica y coherente. Donde se pueda visualizar la inscripción o registro, las modificaciones que se realizan, las cancelaciones y para finalizar la extinción del registro. Un ejemplo para que se entienda mejor: no se puede eliminar un registro que aún no se ha hecho, así como no se puede registrar una sesión extraordinaria que lleve acabo una junta directiva la cual no ha sido registrada su creación. Este principio esta avalado por el artículo 11 del Registro Público y del Notario.

Principio de la Fe Pública

Toda la información que quedé registrada y almacenada por los asientos registrales se considera exacta y se da fe de su veracidad. Esto implica que siempre se considerará válida toda la información que haya en el registro. Es un principio básico y ético de cualquier sistema de registro.

Principio de Legitimación

Toda inscripción concretada gozará de un estatus de verídico hasta que no se demuestren inconsistencias entre el registro y la realidad. Esto es relevante cuando se presentan inconsistencias entre el registro y la realidad jurídica. Teniendo mayor peso esta última ya que el registro solo describe los derechos de la entidad u organización.

Principio de Publicidad

Todos los registros y demás información contenidos en ellos tendrán un carácter público y podrán ser consultadas por cualquier persona natural o jurídica. Así lo establece la legislación venezolana por medio del artículo 1928 del Código Civil junto con el artículo 13 de la Ley de Registro Público del Notario. En esta última se indica que: “La fe pública registral protege la verosimilitud y certeza jurídica que muestran sus asientos. La información contenida en los asientos de los Registros es pública y puede ser consultada por cualquier persona”.

En el mismo orden de ideas, los artículos 217 y 21 del Código de Comercio favorecen a que toda la información sea de carácter público para la protección y seguridad de los socios, trabajadores, terceras personas relacionadas y la comunidad en general. De esta forma ante cualquier irregularidad debido al ejercicio comercial, incumplimiento de la ley u otro, cualquiera puede ir a verificar la información de registro para corroborar que todo este en concordancia con lo estipulado por la ley.

Principio de Especialidad

Alude a que todos los bienes y derechos citados en el registro deben definir y precisar su la titularidad, limitaciones y características. Así lo establecen los artículos 10 de la Ley de Registro Público y del Notario y el artículo 19 del Código de Comercio. Este principio es de vital importancia pues facilita la labor administrativa y organización del registro mercantil, ya que permite catalogar y clasificar los registros en base a sus características y semejanzas.

Principio de Rogación

Todas las solicitudes de registro deben ser realizadas por las personas interesadas luego de haber realizado el pago correspondiente. Esto implica que una vez iniciado el trámite se ejecutará todo el procedimiento registral hasta su culminación (siempre y cuando cumpla con todos los requisitos necesarios y pertinentes). El aval legal de este principio lo dicta el artículo N° 8 de la Ley de Registro Público y del Notario.

Es importante acotar que todos estos principios permiten informar y esclarecer soluciones frente a inconvenientes jurídicos que se puedan suscitar en el registro mercantil.

Características del Registro Mercantil

A continuación se procede a explicar las principales características del registro mercantil.

  • Ente Legitimador: Como el nombre lo indica, legitima y da credibilidad a las entidades registradas en ella frente al estado en todo el territorio nacional. Esto permite que los registrados a su vez, gocen de todos los beneficios, seguridad y respaldo que otorga la ley para realizar sus respectivas actividades comerciales. Como se menciona al hablar del principio ético de legalidad, toda la información que sea encuentre registrada en esta entidad se considera como verídica jurídica, ya sea de manera inter-parte o con terceros. Esto quiere decir que se presume como cierto también todo lo que quede tabulado por las personas encargadas de realizar los asientos registrales.
  • Ente Regulador de la Publicidad: El registro mercantil tiene la función de comunicar a quien afecte los acontecimientos, hechos, actos y negocios jurídicos que se relacionen con ellos. Así lo estipula el artículo 215 del Código de Comercio.
  • Institución Pública: Esta entidad esta al servicio de los todos, pero principalmente de los comerciantes. Además, los ingresos que generan sirven para su autosustento y no para generar riquezas de terceras personas.
  • Servicio Autónomo sin Personalidad Jurídica: El registro mercantil es una entidad del estado que pertenece al Ministerio de Interior y Justicia, pero a pesar de esto posee autonomía en cuanto a los patrimonios que controla y los ingresos que genera producto de los distintos trámites que realiza.
  • Predominio del Sistema Convalidadnte y de Folio Personal: Cuando una empresa o comercio es registrada, se debe indicar cuales serán las características y modalidades de su ejercicio comercial. Aunque lo indicado el registro puede que no coincida con las actividades comerciales que realiza. Aun así, desde el marco legal lo que cuenta e importa es la definición realizada durante el registro. Así lo establece el artículo 59 de la Ley de Registro y del Notario.
  • Toda Acción Realizada por el Registro Mercantil es Exacta y Válida: Así lo establece el artículo número 58 de la Ley de Registro Público y Notario donde se cita: “El contenido del registro se presume exacto y válido, pero la inscripción no convalida los actos y contratos nulos.

Efecto de la Inscripción de Documentos en el Registro Mercantil

Según la Ley del Código de Comercio, cualquier acción goza de validez frente a terceros una vez que se ha realizado la inscripción correspondiente. Esto es definido según el artículo 25 de dicha ley donde se indica que los requisitos que se mencionan en los artículos :1; 2; 3; 7; 9; 10; 11; 12; 13; 14; 15; 16; 17; 18 y 19, serán nulos mientras no se encuentren registrados y publicados. Esto quiere decir que los actos realizados carecen de la validez legal mientras no sean consignados en el registro mercantil.

La lista de documentos que deberán ser inscritos son mencionados en el artículo 19 del Código de Comercio y se pueden clasificar en:

  • Todos los documentos relacionados a situaciones de derecho de familia. Por ejemplo, un documento de emancipación de un menor junto con su revocación.
  •  Documentos relacionados a personas jurídicas (comerciantes o comercios). Por ejemplo, escritura de una sociedad o el cambio de nombre de un comercio.

Si estos documentos no están avalados por el registro mercantil carecen de validez frente a terceros de buena fe. Por ende, no se puede justificar la veracidad del documento. Aunque esto no impide o limita que se realicen trámites con dichos documentos.

El registro de documentos puede ser de dos tipos:

Constitutivos

Se refiere a la inscripción de documentos de forma que obtenga un carácter jurídico entre las partes involucradas.

Declarativos

A diferencia de los constitutivos, los documentos declarativos describen un acto o hecho que no tienen finalidad jurídica, más que la narración del acto en sí mismo. En esta categoría se ubican los documentos que se encuentran en los artículos 4, 5 y 6 del artículo 19 del Código de Comercio.

Algunos autores mencionan que los principales efectos de inscribir un documento en el Registro Mercantil son:

  • La oponobilidad del documento respecto a terceras partes. Este efecto funciona de forma inmediata una vez que es aprobado su inscripción y viene siendo el efecto principal y más importante.
  • A pesar de que la sociedad jurídica se encuentre registrada, no es considerada legal hasta que el registro mercantil haya realizada lo publicación del registro. Lo mismo ocurre con las reformas estatutarias, esto último es avalado por el artículo 19 y 221 del código de comercio.
  • En el caso de terceras partes, no es necesario el registro para que haya efecto. Aunque es importante recalcar en este punto que a nivel legal, si no se cumplen con los pasos necesarios para realizar un trámite mercantil, nunca se realiza la solicitud, o esta se encuentra en trámite, pero la entidad jurídica emite cualquier tipo de documento, acta o sentencia para suplir y ejecutar una acción con una tercera parte, dicho documento o acción carecen de validez a nivel legal. Excepto con algunas disposiciones especiales.

El artículo número 25 del Código de Comercio indica que los documentos que estén registrados pero no publicados poseen validez frente a los integrantes de la sociedad jurídica pero no ante terceras partes, ya que es requisito obligatorio que el registro mercantil haya hecho la publicación respectiva. De igual modo, el hecho de que el documento no se encuentre publicado no quiere decir que es jurídicamente inexistente (dado que no se ha completado el trámite aún), al contrario; se considera que existe y es oponible, solo que todavía no contra terceros, solo entre partes.

Los últimos párrafos mencionados funcionan en cooperación con lo dicho en la Sección Segunda del Título VII del Libro Primero del Código de Comercio en sus artículos del 211 al 216, en ellos se explica cómo se deben realizar los régimenes de publicación de las entidades mercantiles. En ellos se indica lo siguiente:

En el artículo 212 del Código de Comercio se menciona que las sociedades mercantiles deben ser publicadas en un periódico mientras que los artículos 19 y 25 aluden a las escrituras del documento en sí. Por otro lado, si el contrato público o privado de la sociedad mercantil no esta registrado y publicado según las disposiciones del artículos 211, recibirán sanciones pero no según las dictadas por el artículo 25 del Código de comercio, sino por las descritas en los artículos 219 y 220.

Para aclarar un poco mejor lo anterior, mencionamos que el artículo 219 específicamente establece que hay sanciones para quienes incumplan lo antes mencionado, pero no se fija un término específico cuando se incumple con ciertas formalidades dado que: si al momento de crear la empresa no se cumplen los requisitos establecidos en los artículos 211, 212, 213 y 214, la empresa no se considerará legalmente constituida y esto será así hasta que no se cumplan con estos requerimientos.

Esto comprometerá las actividades que realice la entidad jurídica y los responsables de dichas operaciones serán los encargados de la empresa, bien sea los socios, directivos, etc. En modo de síntesis, este artículo acentúa dos puntos importantes, la entidad jurídica aún no se considera conformada según la ley y dueños, creadores, socios o personas a cargo de la empresa son los responsables de ello.

Por otro lado, el artículo 201 de la Sala de Casación Civil (14/06/2000) indica que no necesariamente se cumple lo indicado en el Código de Comercio, donde el registro mercantil de una empresa implica una constitución declarativa, ya que la empresa en sí ya esta conformada y ya debería cumplir con su carácter constitutivo. Por lo cual, su publicidad frente a terceros sin estar registrados no implica que la sociedad mercantil no exista. Sobre todo cuando las sanciones al respecto no alteran su existencia o nulidad. Las empresas que se encuentran bajo esta condición se consideran como sociedades irregulares, pero aún así están sujetos a derechos y deberes legales.

Luego de la Inscripción: Diferencias entre la Publicidad Formal y la Publicidad Material

Una vez que se realiza la inscripción en el registro mercantil se realizan dos tipos de publicidad: la formal y la material.

  • La Publicidad Formal implica que terceras personas pueden asistir al registro mercantil y encontrarán información correspondiente a la vida mercantil de la entidad jurídica. Además, podrán solicitar copias certificadas de los documentos entregados por la sociedad mercantil. La publicidad formal esta avalada por el artículo 60 de la Ley de Registro Público y Notariado.
  • En cambio, la Publicidad Material se relaciona con dos aspectos, el primero alude a que la entidad mercantil no puede oponer los hechos a terceros mientras dichos hechos no se encuentren registrados y el segundo, a que las terceras personas no pueden llevar a la ley actos, hechos o acciones realizadas por la entidad mercantil si estas no han sido registradas con anterioridad. Estos dos supuestos están respaldados en los artículos 25 del Código de Comercio.

Dentro del artículo 19 también se indica que se debe facilitar al Registro de Comercio una parte de las escrituras en las que se crea, prorroga o altera que pueda ser de interés para terceras partes. Lo mismo ocurre en caso de que sea disuelta la sociedad mercantil, aunque acá se debe agregar el nombre de los encargados en realizar la liquidación. Adicional a esto, en la primera parte del artículo 25 también se indica de forma clara que todos los documentos que sean ingresados tendrán validez y efecto luego de concretado su registro y fijación. Aunque esto último no limita la el traspaso o negocios con terceros de buena fe a donde sean requeridos dichos documentos. Un ejemplo de esto se da con la compra y venta de vehículos donde los documentos se requieren para realizar el traspaso de forma efectiva de los mismo.

Efectos de Realizar un Registro Extemporáneo o cuando no se realiza

Hay dos situaciones adicionales que deben ser explicadas, la primera se da cuando se realiza el registro de un documento luego del término legal (Registro Extemporáneo) o en aquellos casos en los que nunca se hace el registro de un documento.

Para aquellos casos de registro extemporáneo lo que ocurre es que el documento obtiene validez luego de que se termina de procesar su registro y se hace su convalidación, confiriendo efecto frente a terceras partes.

Cuando nunca se realiza el registro del documento este jamás obtiene validez, por lo que cualquier negocio jurídico no confiere efecto frente a terceras partes a nivel legal. Aún así, esto no impide o limita aquellos terceros que deseen realizar negocios o trámites de buena fe. Claro esta, en estos casos toda la responsabilidad recae en las personas que realicen el negocio y en los principios éticos y morales de la buena fe, confiriendo al contrato un estatus de válido y confiriendo el efecto legal entre ambas partes.

Por otro lado, en aquellos casos donde los documentos no están registrados pero aún así se realizan acciones comerciales se cumple el principio de relatividad de los contratos descrita en artículo 1159 del Código Civil: “Los contratos tienen fuerza de ley entre las partes”. Esto es relevante ya que hace un distinción entre el efecto que se obtiene al registrar un documento y el efecto jurídico cuando se concreta un contrato. Es decir, indiferentemente que un documento se encuentre registrado o no, al celebrar un contrato que haga uso de el, obliga a la parte responsable del documento a cumplir con los parámetros y pautas establecidas en dicho contrato.

¿Qué Libros se sellan en el Registro Mercantil?

Toda entidad comercial que ejerza actividades de lucro deberá poseer una serie de libros para tener el control y registro de su contabilidad y el estado de sus activos y pasivos en todo momento. Esto es una obligación dispuesta por el Código de Comercio para facilitar y regular la contabilidad, especialmente en algunos comercios donde sus finanzas afectan de manera directa la economía del país. Todo comercio debe poseer los siguientes libros de contabilidad: un libro diario, un libro mayor y un libro de inventarios. A su vez, deben tener los libros de sociedades anónimas según lo estipula el artículo 260 del Código de Comercio.

Los libros que aquí se mencionan son los siguientes: libro de accionistas, libro de actas de administradores y  el libro de actas de asambleas. Por último, cada comercio pueden tener adicional cualquier cantidad de libros que consideren pertinente utilizar de modo auxiliar para facilitar el orden y la comodidad de las acciones comerciales que realizan, siempre que estos cumplan con los requisitos necesarios para poder tenerlos.

A continuación indicaremos una breve descripción de los libros que son Obligatorios:

  • Libro Diario: En este libro se lleva el registro escrito por orden cronológico de todas las operaciones que se realizan cada día. Se puede entender como un registro del historial de ventas diario. Algunos comercios también tabulan en este libro el total obtenido por medio de la ventas al finalizar el día especificando los montos totales que ingresan por cada medio (dinero en efectivo, transferencias, puntos de ventas, etc). Esto no afecta los parámetros legales que debe cumplir el libro diario. Una característica de este libro es que es netamente analítico, cada registro corresponde a una operación realizada y cualquier anotación que se vaya a realizar debe hacerse un día después de transcurrido para evitar errores en la transcripción. Así lo indica el artículo 34 del Código de Comercio.
  • Libro Mayor: Este libro sirve como un respaldo del libro diario, en el se deben asentar las cuentas por personas u objetos en base al debe y al haber. El orden cronológico debe coincidir con el que aparece en el libro diario y se podrán visualizar las cuentas personales y particulares sin necesidad de tabular cada operación realizada como se debe hacer en el libro diario.
  • Libro de Inventario: En este libro se describen todos los bienes que posee el comercio incluyendo los créditos. Permite mantener un historial de todos los recursos, materiales entre otras cosas que posee la entidad comercial. Permite hacer una estimación del valor real del negocio o dicho de otro modo, saber a cuanto asciende el monto de la cuenta general del comercio. Se debe registrar todo lo que ingresa y todo lo que sale de modo que siempre se reflejen los bienes reales que hay en existencia.

Hacer el inventario será tarea de los miembros de la empresa para velar por la integridad de los bienes, excepto en aquellos casos que sea requerido por una autoridad judicial  o porque se sospeche de actividades ilegales o fraudulentas y el inventario será realizado bajo la supervisión de las autoridades competentes.

En esencia los libros auxiliares deben cumplir con los mismos requisitos que el resto de los libros obligatorios, aunque un juez puede considerar como válido un libro que sea irregular siempre que contenga información que sea útil a nivel contable, dado que es una prueba por escrito del ejercicio comercial que desempeña. Así lo avala el artículo 1392 del Código Civil donde se da libertad al juez para decidir sobre la fiabilidad de un libro que es utilizado por la entidad jurídica.

Tener los libros al día y llevarlos según las pautas que dicte la ley es una obligación de cada comercio. Incumplir con estos parámetros para llenar y manejar los libros implicará una multa para la entidad comercial que varía de 50 a 200 unidades tributarias según el tipo de falta que se realice. También será penalizado con un monto aproximado a 100 unidades tributarias aquellos comercios que no poseen los libros especiales según las formalidades de la ley. Acumular multas de este tipo provocarán un aumento en las sanciones con el cierre del establecimiento por un período de 15 a 30 días continuos (dependiendo del caso).

Libros Auxiliares que deben Presentarse en el Registro Mercantil
Los comercios pueden optar por tener libros auxiliares para ayudarlos con el registro y tabulación de la contabilidad, así como tener un mayor control de las actividades comerciales que realizan. Los principales libros que entran dentro de esta categoría son: el libro de inventario, el libro de presentaciones, un libro copiador de correspondencia, un libro de índice, un cuaderno de comprobantes, el cuadernos de correspondencia y un libro de estampillas.

El libro de presentaciones resulta de mucha utilidad dado que en el se lleva un registro de todos los movimientos legales, trámites y solicitudes que se realizan concernientes con la entidad jurídica. Esto implica especificar el tipo de trámite que se realiza, los documentos que son registrados con la fecha y hora en la que se realiza la solicitud, los datos correspondientes de las personas encargadas de realizar el trámite y su firma respectiva. En caso de que las personas no puedan dejar su firma en el libro se registra el motivo por el cual no lo pueden hacer.

En el libro de comprobantes como el nombre lo sugiere, se tabulan los datos de todos los comprobantes y recibos relacionados con la entidad jurídica, esto incluye: datos de los recibos por la adquisición de bienes, los datos por recibos de servicio, comprobantes de pago de impuestos, comprobantes de facturas emitidas por distribuidores, etc.

¿Con qué Departamentos Cuenta un Registro Mercantil?

Los distintos Registros Mercantiles Primero, que se encuentran ubicados en todo el territorio nacional poseen una estructura organizativa similar pero algo diferente debido a que cada uno de ellos cuentan con cierta autonomía para definir como será su organización, estructura y funcionamiento. Por esta razón, utilizaremos como ejemplo para explicar los distintos departamentos que se suelen encontrar, el Registro Mercantil Primero de Táchira, el cual cuenta con los siguientes:

  • Departamento de Administración, Presentación y Cálculos (CAJA): Esta oficina es la encargada de realizar las estimaciones de los impuestos fiscales, desarrollo de las planillas de pago para cada caso particular y los derechos de registro que les corresponden a las entidades jurídicas bajo su jurisdicción.
  • Departamento de Archivo: Es la encargada de crear y almacenar los expedientes de las entidades jurídicas que se registran en dicha sede. A su vez, en este departamento se almacenan los tomos que se utilizan para llevar el registro de las firmas realizadas por los usuarios al realizar cada trámite y es la oficina encargada de emitir las copias simples y certificadas a las personas que las soliciten, ya sean personas pertenecientes a la entidad mercantil o terceras partes interesadas. Por último, pero no menos importante, acá es donde se encargan de verificar que no existan coincidencias con las opciones de los nombres para las nuevas entidades mercantiles que se van a formar.
  • Departamento de Otorgamiento: En esta oficina llegan las solicitudes recién hechas por lo usuarios, donde se escogen los requisitos ingresados y se les enumera para crear los conocidos tomos.
  • Departamento de Inserción: Se encargan de agregar y procesar documentos nuevos o modificados al expediente de sociedades mercantiles ya conformadas. A su vez, pueden emitir copias certificadas inscritas que sean solicitadas.
  • Departamento de Escribientes: En este departamento se realizan todos los trámites relacionados con documentos que deben ser otorgados. Por otro lado, tienen la responsabilidad de que los documentos tengan la firma de las personas correspondientes. Luego de finalizar el otorgamiento se da al usuario una copia certificada para que esta sea publicada.
  • Departamento de Revisión Legal: Tiene la responsabilidad de verificar que todos los documentos que reciben cumplan con los requisitos y parámetros establecidos por las leyes del estado para garantizar que sean válidos y apropiados para su registro o para adjuntarse a algún expediente. En esta oficina suelen laborar principalmente abogados revisores.

¿Cómo se Clasifican las Sociedades Mercantiles?

Para poder clasificar las sociedades mercantiles primero hay que saber cual es su definición: Se entiende por sociedad mercantil toda asociación de personas y bienes o industrias que tienen la finalidad de alcanzar lucro realizando actividades comerciales.

Ahora bien, desde el punto de vista jurídico, se entiende como una acción realizada por un grupo de personas que poseen un propósito e interés común en conseguir lucro. Donde los integrantes de la sociedad (socios) reúnen un patrimonio en común (ya sea en bienes o en capital) y se distribuyen entre sí las ganancias del fruto de su ejercicio.

El artículo 19 del Código de Comercio de Venezuela indica que todas las sociedades mercantiles deben estar inscritas en el registro mercantil de forma obligatoria para que dicha sociedad pueda ser considerada valida por el estado. Por otro lado, en el artículo 201 se describen los distintos tipos de sociedades mercantiles que se pueden formar, clasificándolos en: Sociedades en Nombre Colectivo, Sociedades Anónimas, Sociedades en Comandita y Sociedades de Responsabilidad Limitada. Donde a su vez, también se puede diferenciar entre ellas dependiendo si corresponden a sociedades mercantiles personales o de base capital.

Aquellas sociedades mercantiles personales se les suele conocer como “Razón Social“, esta etiqueta engloba la unión de los nombres de todos o varios de los socios según el tipo de sociedad que sea (por ejemplo si es una sociedad comandita o de nombre colectivo). Así lo establece el artículo 27 del Código de Comercio. Si deseas leer más sobre el Código de Comercio de Venezuela puedes acceder aquí para encontrarlo.

En el caso de las Sociedades de Nombre Colectivo, el artículo 230 del Código de Comercio nos menciona que los socios que estarán autorizados para la administración de la compañía serán aquellos que aparezcan mencionados con estas responsabilidades en el acta constitutiva de la empresa.

En aquellos casos donde el acta no especifique que socios poseen estas responsabilidades, cualquier socio que se encuentre incluido en el acta podrá desempeñar estas funciones, teniendo un compromiso con la razón social hasta que dicho socio se retire de la sociedad. Esto último esta avalado por los artículos 217, 221 y 339 del Código de Comercio donde se indica que: para oficializar el retiro del socio se debe registrar y publicar la separación en el registro mercantil. Para más información sobre este tema te recomendamos visitar: ¿Cómo crear una empresa en Venezuela?.

Para que el acta constitutiva de la empresa pueda ser enviada al registro mercantil para realizar el trámite debe contar con los siguientes requisitos:

  • Tiene que poseer los nombres y dirección de domicilio de los socios encargados de la empresa (junta directiva, etc), del resto de los socios que posean participación o acciones en la empresa y de los socios que tengan responsabilidad limitada (por ejemplo en Sociedades en Comandita). Para este último caso hay que agregar además, forma y el modo en como entregarán su aporte.
  • El nombre de la sociedad (o razón social) junto con su objetivo social (que actividades desempeñará la sociedad mercantil).
  • Indicar la duración del giro social.
  • Dirección de domicilio de la sociedad mercantil. Hay que especificar donde esta ubicado su establecimiento principal.

En el caso de las Sociedades en Comandita funciona un poco diferente, el artículo número 27 del Código de Comercio en su primer apartado indica que el nombre de la sociedad tiene que tener al menos un nombre los socios responsables. Estos asociados se conocerán con el nombre de Socios Comanditantes. Por otro lado, el capital de la empresa puede ser distribuido entre los socios utilizando acciones y en estos casos, a la sociedad de le denomina Comandita por Acciones, englobando a este grupo dentro de las sociedades de base capital.

Indiferentemente de que sean sociedades mercantiles personales o de base capital, los nombres de las sociedades tienen que estar acompañadas de una descripción que indique en que consiste la sociedad. Esto sirve para omitir los apellidos de los socios que no se agregan en el nombre de la sociedad (especialmente útil cuando hay una gran cantidad de socios) e indica a todas las personas ajenas a la sociedad y cual son sus obligaciones sociales.

El artículo 227 del Código de Comercio menciona una excepción a la posibilidad de utilizar el criterio que indica que los nombres de las sociedades deben incluir el nombre de los socios. Dicha excepción menciona que esto es posible cuando una sociedad es sucesora de otra, de modo que podrán utilizar la razón social de causahabiente mientras se mencione tal carácter. Un ejemplo de esto puede ser: Sánchez y Sucesores.

Que el nombre de un socio socio sea incluido en la razón social implica una responsabilidad tácita de los socios con las obligaciones sociales que dicha sociedad realiza, con excepción de una firma derivada. Esto también aplica a los socios que pertenecen a una sociedad de comanditarios. El artículo número 31 del Código de Comercio menciona que los socios que ya no formen parte de la sociedad mercantil aún pueden formar parte de la razón social, aunque es obligatorio que de su consentimiento para que esto sea así.

Todos los socios comanditantes son los encargados de realizar la administración de la Sociedad Comandita. Esto implica que sus libertades y obligaciones son similares a las que poseen los socios de una compañía de nombre colectivo. Es decir; poseen responsabilidades ilimitadas y de tipo solidaria. Por otro lado, el resto de los socios de la sociedad comanditaria poseen responsabilidades limitadas respecto a los aportes que pueden dar y en cuanto a la administración de la sociedad.

Debido a esto, en la primera parte del artículo 27 del Código de Comercio se menciona que la razón social no puede tener nombres de asociados que no sean socios comanditantes. Por esta razón se suele utilizar una división de la compañía utilizando acciones. En este tipo de sociedades se tiene que cumplir con las mismas exigencias que poseen las sociedades de nombre colectivo, pero acá se diferencian en el porcentaje de aporte que cada socio debe entregar.

Para las Sociedades de Base Capital el nombre debe incluir una denominación social, para identificar el objetivo y finalidad de dicha sociedad (si corresponde a una sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, etc). Esto permite identificar de forma rápida si los objetivos de la entidad son de tipo lucrativas o de carácter social y debido a este requisito, no se hace indispensable que se incluya en la razón social el nombre de los socios que la integran para la creación del nombre. Por esta razón se utiliza los términos de “Compañías Anónimas” por citar un ejemplo. Aun así, si los socios lo desean pueden incluir sus nombres dentro del nombre de la razón social, pero igual deberá ir acompañado de la denominación social. Ejemplo: Molina Compañía Anónima o Molina C. A. Así lo establece el artículo 202 del Código de Comercio de Venezuela.

Antes, las sociedades en comandita por acciones poseían gran relevancia dado la facilidad que presentaban para ser conformadas sin necesidad de tener una concesión del estado. Aunque su popularidad disminuyó luego de que se suprimiera ese requisito a las sociedades anónimas que si requerían de una concesión para poder conformarse.

En cuanto a la Sociedad Anónima, corresponde a una sociedad de carácter mercantil. Sus responsabilidades sociales están determinadas por el artículo 249 del Código de Comercio donde se menciona que su aporte debe ser al menos una quinta parte del capital que poseían al momento en que se realizo la conformación de la empresa. Es importante recalcar que esta cantidad debe ser en dinero y no puede justificarse con bienes o servicios.

Por otro lado, los socios tienen la obligación de cancelar un monto proporcional en base al número de acciones que posean de la compañía, aunque esta diferencia no jerarquiza la responsabilidad de cada socio de cancelar este monto. Dicho de otro modo, todos deben cancelar indiferentemente de que algunos deben poner una suma mayor o menor de dinero. Esto es así excepto que se indique lo contrario en los estatutos de la sociedad, donde se puede mencionar distintos tipos de acciones otorgando diferentes privilegios y limitaciones a su portador.

Las compañías anónimas se pueden crear de dos maneras distintas, de forma simultánea y de manera continua (también se le conoce como forma sucesiva). Para realizar la creación de la sociedad sucesiva es necesario que intervengan promotores, que correspondan a accionistas que tienen derechos contractuales los cuales son otorgados al momento en que se realiza la asamblea constitutiva de la asociación. Por otro lado, tienen que ser parte al momento de realizar la repartición de las ganancias sociales y en el patrimonio que queda luego de que se realiza la liquidación. Poseen el derecho para hacer suscripción preferente para nuevas acciones que sean creadas para salir al mercado o con obligaciones que sean convertibles en acciones. Pueden participar en las asambleas teniendo voz y voto en ellas, ya sean generales o extraordinarias.

La administración de las compañías anónimas pueden ser llevadas por socios o personas no socias que estén capacitados para desempeñar este cargo, por ejemplo administradores ajenos a la empresa que sean contratados para esta fin. Esto esta justificado en el artículo 242 del Código de Comercio. Las personas que desempeñen este cargo no pueden realizar deliberaciones que vayan en contra del bienestar de la empresa, ya sea producto de su interés, el de algún socio o el de un tercero (Artículo 286 del Código de Comercio).

Nombres Referentes al Objeto

Esta es una forma muy usual de denominar a la sociedad mercantil debido a que su uso posee mucho valor publicitario, dado que vincula con mayor facilidad al potencial cliente con las actividades comerciales que desempeña la empresa. Este método para nombrar la sociedad lo encontramos con gran vigencia desde los inicios del Código de Comercio, ya para el año de 1955 cuando se introdujo una reforma importante en esta área, las sociedades anónimas no tenían denominación social y tampoco había la obligación de colocar el nombre de alguno de los socios, todo giraba en torno al objetivo comercial de la empresa.

Posterior a los cambios realizados hubo un cambio de paradigma, donde ganó relevancia el uso de nombres en la razón social de las compañías anónimas, estos cambios no se dan de manera fortuita, más bien ocurren debido a las exigencias mercantiles de aquella época donde el ejercicio comercial legal era escaso y la mayoría de las sociedades realizaban sus actividades fuera de la ley.

Hoy en día el uso de nombres de los socios en la razón social es una practica común y la salida de uno o varios socios de la sociedad no tiene porque afectar el nombre de la razón social (en caso de que sus nombres hayan sido utilizados). El artículo 31 del Código de Comercio menciona al respecto que en estos casos el nombre de la razón social no se verá afectado siempre y cuando posean el permiso de los socios que están dejando la sociedad.

Uso de Nombres de Fantasía

En estos casos los socios tienen plena libertad de escoger el nombre, palabra o combinación de ellas que consideren más apropiadas para la denominación social.

Uso de la Denominación de Sociedad de Responsabilidad Limitada o Sociedad Anónima (según Aplique)

Como se indicó anteriormente, todas las asociaciones que se engloben como sociedad anónima o de responsabilidad limitada deben tener de forma obligatoria en el nombre dicha denominación. Esto implica que las compañías pueden agregar en el nombre toda la etiqueta o una abreviación de ellas. Las etiquetas completas son: Sociedad Anónima, Compañía Anónima, Sociedad de Responsabilidad Limitada y Compañía de Responsabilidad Limitada. Sus siglas correspondientes en el mismo orden serían: S. A; C. A; S. R. L. y C. R. L.

El uso de las siglas en la razón social puede ir al inicio o al final según el criterio de los socios de la asociación, aunque lo común es verlas al final del mismo. Por ejemplo: Casa de Cambio S. A.

Requisitos que debe Llevar el Acta Constitutiva de una Sociedad Anónima o una Sociedad en Comandita por Acciones

Según el artículo 213 del Código de Comercio, crear una Sociedad Anónima o una Sociedad en Comandita por Acciones requiere que el acta constitutiva presente los siguientes requisitos:

  • Los nombres de los socios junto con la domiciliación de cada uno.
  • El nombre de la razón social y la dirección de todos los inmuebles que posean.
  • El objetivo de la sociedad y definir como será su ejercicio comercial.
  • Indicar cuanto es el capital que poseen.
  • Indicar cuanto es el valor de las acciones que posee cada socio.
  • En caso de que aplique, el vencimiento e importe que los socios deben hacer.
  • Monto de los créditos, balances, entre otros que posea la sociedad.
  • Lineamientos establecidos para formar los balances y cómo se determinan los beneficios que le corresponderá a cada socio como resultado del ejercicio comercial.
  • Cuales son los beneficios y deberes que tendrán los promotores.
  • Indicar como será la organización y estructura de la sociedad, especificando quienes conforman la junta directiva y quienes se encargaran de los aspectos administrativos. Acá se debe mencionar cuales son los deberes y funciones de cada cargo. En caso de que sea una asociación de comandita por acciones hay que agregar el nombre completo y el domicilio de las personas que cumplan estos cargos (en caso de que sean personas ajenas a la sociedad).
  • Cantidad de Comisarios.
  • Duración del giro social.
  • Características de las asambleas: que se necesita para considerar una asamblea como validada, parámetros para realizar las votaciones, etc.

Respecto a como funcionan las acciones en las compañías anónimas se debe mencionar que estas son nominativas y pueden ser transferibles entre socios o terceras partes siempre que haya una aprobación del propietario de las acciones. Para que el traspaso de las acciones sean considerado efectivo, debe registrarse los cambios en el libro de accionistas por medio de una declaración firmada por ambas partes (quien las cede y el beneficiario), estos lineamientos los establece el artículo 296 del Código de Comercio. En cambio, en la Sociedad de Responsabilidad Limitada se debe realizar una cesión por cuotas por medio de un documento público.

Realizar la disolución de una sociedad se debe hacer por medio de las Asambleas de Socios, ya sea una de rutina o alguna extraordinaria. Pueden haber distintos motivos para que esto se de: que no se cumplan los objetivos por los cuales fue conformada la empresa, incumplimientos de los términos establecidos en sus linimientos, por motivos legales, etc. El caso es que la disolución de la sociedad implica el cese de toda actividad comercial y la paralización de las actividades operativas.

Las Sociedades de Responsabilidad Limitada son una sociedad de tipo capital. Su distinción particular radica en ser una entidad jurídica propia con carácter mercantil. Indiferentemente de las actividades que realice, se conforma por socios que tienen la responsabilidad de pagar sus aportaciones. A diferencia de las asociaciones anónimas, acá las obligaciones sociales están garantizadas por un capital determinado el cual se divide en partes de participación y no existe el uso de acciones o títulos. Esto no impide que se pueda ceder la parte de la sociedad a una tercera persona, pero para hacerlo hay que cumplir con los requisitos y  lineamientos establecidos por la ley.

Al igual que en la Sociedades Anónimas, al momento de realizar la asamblea constitutiva de la empresa se debe especificar los roles y obligaciones de los socios. Por otro lado, también cuenta con voz y voto al momento de definir una decisión social, pueden ser elegidos para ejercer el cargo de administrador y al momento de realizar la liquidación de la sociedad, todos los socios tienen el derecho de obtener una parte del capital o los bienes que hayan para ese momento.

El Acta constitutiva de una Sociedad de Responsabilidad Limitada debe poseer la siguiente información:

  • El nombre y domicilio de todos los socios que fundan la sociedad.
  • La dirección de domicilio de las oficinas principales.
  • El nombre de la razón social y definir cual es su objetivo.
  • El capital con el que cuentan para comenzar el ejercicio de las actividades. En este caso, los socios deben colaborar con un mínimo del 50% del capital inicial y este debe estar íntegramente suscrito.
  • Quienes serán los responsables de representar a la sociedad y desempeñarse en los cargos administrativos.
  • En caso de que aplique, se debe indicar la cantidad de comisarios.
  • Los parámetros y lineamientos para establecer como se repartirán las ganancias y como se realizarán los balances.
  • La duración del giro social, especificando el día de inicio y el día de cierre del mismo.
  • Cualquier otra información que los socios consideren pertinente y que no incumpla con las leyes establecidas por el estado.

Por último, el artículo 318 del Código de Comercio indica que una participación se considerará transmitida luego de que el documento sea publicado por el registro mercantil.

Proporción de Sociedades Mercantiles Constituidas Entre 1986 y el 2006

Para empezar, hay que mencionar que existe un número muy reducido de sociedad anónimas y de compañías de responsabilidad limitada. Dado que estas denominaciones nunca fueron muy populares entre los fundadores de sociedades. Por ende, la nomenclatura más utilizada corresponden a C. A. y S. R. L.

En el año de 1986 el 53% de las sociedades que se conformaban son C. A. mientras que el 47% restante corresponde al S.R.L. A partir de este momento, la proporción fue en aumento hasta el 2006 a favor de la conformación de Compañía Anónimas. Para el año de 1989 el porcentaje de S. R. L. había disminuido a un 31%,  mientras que para el año 2000 ese número descendió a 5%. Al llegar al año 2006 solo un 1% de las sociedades que se conformaban son S. R. L. mientras que el 99% restante corresponde a Compañías Anónimas.

Estudio de las Sociedades Mercantiles entre los Años de 1986 al 2006

En este apartado hablaremos un poco sobre como ha sido la evolución de la conformación de las sociedades anónimas durante los 20 años transcurridos entre 1986 al 2006. Para empezar, como se mencionó anteriormente en Venezuela el auge se ha dado en torno al crecimiento del registro de compañías anónimas en contraste con las sociedades de responsabilidad limitada, de nombre colectivo, sociedades en comandita y de comandita por acciones. Este repunte se debe a que las características que ofrece las Compañías Anónimas se adaptan mejor a las necesidades del mercado y de los comerciantes Venezolanos.

Por otro lado, este auge denota el crecimiento económico de la sociedad adaptándose a los nuevos cambios que han ocurrido en Venezuela durante esos años. Que a su vez, refleja los cambios de aptitud en los comerciantes. Permitiendo la prevalencia del Principio de la Autonomía de la Voluntad de las Partes y el nacimiento del contrato social el cual se refleja en los estatutos con las directrices que tendrán que seguir las entidades mercantiles.

Las C. A. otorgan mayor comodidad a los socios respecto a las responsabilidades que se deben tener con los accionistas y los administradores. Además, desde el punto de vista legal, este tipo de sociedades es menos rígida, lo cual ofrece mayor versatilidad y libertad económica en caso de que la sociedad deba ajustarse a los cambios políticos, económicos y sociales que ha tenido que afrontar el país durante todos estos años. Solo basta con dar una mirada al pasado para nombrar múltiples cambios significativos que han ocurrido en Venezuela durante el período de 1986 al 2006, algunos ejemplos son el Caracazo, el ascenso al poder del Chavismo, el control de divisas, entre muchos otros.

Otra explicación para la poca cantidad se sociedades de compañías de responsabilidad limitada durante ese período puede ser producto de conformar una sociedad anónima es mucho más económico. El artículo 315 del Código de Comercio indica que se requiere una cantidad mínima de veinte mil bolívares para el año de 1986, que para la época resulta una cantidad considerable de dinero el cual no todos los comerciantes poseían.

Por otro lado, las sociedades anónimas poseen mayores comodidades para manejar las acciones y realizar la cesión de cuotas de participación. Dado que es la misma sociedad es quien establece en la asamblea constitutiva cuáles y cómo serán los lineamientos para realizar estas operaciones. Aunque los artículos 317, 318 y 319 del Código de Comercio mencionan que las cuotas de participación se consagran como un derecho de preferencia que es obligatorio, pero contractual para las sociedades anónimas. Dicho de otro modo, será obligatorio solo si los socios lo establecen de esta forma en sus estatutos, en caso contrario no es obligatorio hacerlo.

En cambio, las sociedades de responsabilidad limitada deben realizar una cesión de cuotas de participación de forma obligada al realizar el acta de conformación donde se debe conseguir el consentimiento del 75% de los socios para luego registrar el documento en el registro mercantil.

Para Finalizar

Desde una perspectiva histórica se puede observar que el registro mercantil no ha sido una entidad estática en el tiempo, todo lo contrario, ha ido evolucionando y nutriéndose de los aportes provenientes de múltiples países que han servido de guía. Todo esto ha hecho que el Registro Mercantil Venezolano sea un sistema híbrido que ha tomado lo mejor de otros sistemas.

El registro mercantil no solo sirve para registrar sociedades que se están iniciando, también funciona para modificar documentos y registrar acciones que realice una sociedad jurídica. Esto se hace con la finalidad de concederle a dichos cambios una validez frente a terceras partes.

Los principios registrales funcionan como una serie de pautas paradigmáticas que buscan garantizar el buen funcionamiento del Registro Mercantil. Se pueden entender como un conjunto de reglas básicas que dan sentido y dirección al sistema registral, además; permiten sintetizar todos los aportes que las distintas áreas jurídicas tienen para ofrecer al respecto.

Una de las funciones más importantes del Registro Mercantil es la de informar tanto a las personas naturales como a las sociedades jurídicas sobre los cambios en las políticas económica y jurídicas que puedan afectar el ejercicio de actividades comerciales. Siendo de vital importancia porque favorece a la recaudación de tributos y disminuye las probabilidades que multen a los negocios por incumpliento de leyes que posean poco tiempo de haber sido emitidas.

Si deseas tener más información sobre los documentos que debes llevar a la Secretaría de los Tribunales de Comercio relacionados con algún trámite para el registro de una sociedad mercantil te recomendamos que leas los artículos del 17 al 26 del Código de Comercio. En ellos encontrarás todo lo que necesitas saber sobre los requisitos requeridos y el proceso que debes hacer para realizar la solicitud correspondiente.

Indiferentemente del tipo de sociedad que desees constituir, tendrás que presentar el acta constitutiva de la sociedad y llevar a registrar este documento al Tribunal de Comercio en el Registro Mercantil. Generalmente se solicita todo el documento aunque para sociedades de nombre colectivo o comandita simplemente basta con llevar un extracto de dicho documento. Tampoco olvides que no basta con solo realizar el registro, ya que debes esperar a que se realice la publicación en un periódico para indicarte que el trámite fue completado con éxito y ya puedes realizar tus actividades comerciales con el respaldo de la ley.

Una de las cosas más importante al momento de desarrollar el acta constitutiva de una sociedad consiste en establecer parámetros y lineamientos claros, precisos y sin ambigüedades. Esto implica delimitar roles con tareas específicas y bien definidas, así como establecer un objetivo comercial claro y realista. Aunque esto último puede estar sujeto a cambios según la empresa se vaya adaptando al mercado, aun así; en estos casos lo ideal es realizar la actualización de la información correspondiente en el registro mercantil para evitar que la entidad comercial termine realizando actividades diferentes a las que fue creada.

Las sociedades anónimas son las que más abundan en el mercado económico Venezolano actual, gracias a la versatilidad y comodidad de sus responsabilidades legales. Por ejemplo, en este tipo de compañías las responsabilidades sociales están garantizadas según el capital que cada socio realizó como aporte, o dicho de otro modo, según la cantidad de acciones que posea. Además, los mismos socios pueden ejercer cargos administrativos o contratar a terceras partes capacitadas en esa área para que se encarguen de esta responsabilidad.

Por último, no debes olvidar que hay una distinción entre razón social y denominación social, dado que el primer término se utiliza para mencionar a sociedades en nombre colectivo, sociedades en comandita o de comandita por acciones mientras que el segundo termino alude a sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada.

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3 comentarios en “Registro Mercantil de una Empresa en Venezuela”

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