Hacer la declaración trimestral del Mintra

Todas las empresas en el país deben realizar una certificación y actualización de los datos con relación a los empleos desarrollados, las horas trabajadas y los salarios cancelados con respecto a su relación con los trabajadores. Esta actualización se realiza cada tres meses. Así que continuación te mostraremos cómo hacer la declaración trimestral Mintra, la cual describiremos a continuación.

Declaración trimestral Mintra

La declaración trimestral Mintra (Ministerio del Trabajo) es una de las obligaciones de forma que deben realizar las empresas ante este órgano. Entonces, para realizar esta declaración de horas trabajadas y salarios pagados, la empresa debe estar inscrita en el Registro Nacional de Entidades de Trabajo.

Esta declaración trimestral Mintra se encuentra fundamentada en el decreto presidencial con fuerza y rango de ley publicado en la Gaceta Oficial con fecha del dos de febrero del 2006.

Ahora bien, en muchas ocasiones, realizar esta declaración trimestral Mintra se convierte para muchos gerentes de recursos humanos en toda una tarea titánica de realizar. Pues se presentan un sinfín de inconvenientes que complican esta misión, por ejemplo:

• No se puede acceder al portal.
• El número de empleados no coincide.
• No se imprime la hoja completa.
• Entre otros problemas.

Y luego de poder realizar la declaración trimestral Mintra, los funcionarios de este ministerio, pueden regresar la misma, pues consiguen el mínimo detalle que en muchas ocasiones parecen imperceptibles y que es muy posible que no pueda ser percibido por la persona que está realizando esta labor.

Así que al realizar esta tarea se debe estar muy atento pues está llena de detalles que nos podemos obviar si queremos mostrar eficacia en esta labor.

Proceso para Declaración Trimestral Mintra

El proceso para poder desarrollar la declaración trimestral Mintra, contempla los siguientes pasos:

Primer paso

Desde tu navegador accede a la página web del Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo. En te paso es recomendable emplear el navegador Mozilla Firefox, debido a que su ingreso es más dinámico y rápido y no cae durante el ingreso de la información.

Segundo Paso

Haz clic en la opción Solicitudes en Línea – Empleadores – RNET. De esta forma ingresaras a la siguiente pantalla Rnet Mintra Declaración Trimestral.

Tercer paso

Coloca tu usuario, tu contraseña de acceso y el número de Registro de Información Fiscal.

Cuarto Paso

Posteriormente, haz clic donde dice Declaración y se abre una pantalla, en la cual te preguntan si la empresa tiene trabajadores que deban ser declarados en ese periodo (tres meses). Si la empresa no tiene trabajadores por declarar, se emite el certificado de Declaración Trimestral. En caso de si tenerlos se abrirán más opciones en el formulario para que vayas colocando la información solicitada.

Quinto Paso

Ingresa la información solicitada considerando los siguientes aspectos:

• Incluye propietarios y socios activos.
• El número total de los trabajadores debe coincidir con el total declarado en la plantilla nómina que se ingresará luego.
• En rotación, debe ser igual el número de personas ingresadas y egresadas con el declarado en la plantilla de nómina.
• La nómina puede ser cargada trabajador por trabajador (manualmente) o puedes emplear un archivo tipo TXT. De esta forma cargas el archivo en la sección cargar nómina con archivo.

Sexto Paso

Para finalizar imprime dos ejemplares del formato de horas trabajadas y dos formatos de la plantilla de nómina. Estas deben ser firmadas por el gerente de recursos humanos de la empresa (debe ser colocado como responsable en la plataforma) y de esta forma cierras la sesión.

Séptimo Paso

Dirígete al Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo, con los requerimientos para consignarlos y que sea aprobada tu solicitud.

Proceso para cargar nómina con archivo

Para realizar la declaración trimestral Mintra donde reflejes las horas trabajadas por un empleado, tienes la opción de cargarla  manualmente empleado por empleado. Sin embargo, si la nómina de empleados es muy amplia, por lo que la carga de la nómina se puede hacer interminable.

Es así que si vas adjuntar la nómina de trabajadores mediante un archivo TXT, debes descargar el catálogo de ocupaciones y el manual para la carga de nómina que se encuentra en la página.

Como lo indicamos al principio es muy común que al llevar a cabo la declaración trimestral Mintra de horas trabajadas y sueldos pagados al Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo, los funcionarios consigan el mínimo error para rechazar la solicitud, por lo tanto no te castigues en demasía si piensas que esta perfecta la declaración, pues los funcionarios tienen esas instrucciones.

¿Quiénes deben Declarar?

La declaración trimestral Mintra debe ser realizada por todas las empresas y locales, que se encuentran regulados por la legislación Laboral y la Seguridad Social quienes deben hacer este trámite, tengan o no trabajadores, mediante el formato de Declaración Trimestral.

Fallas al realizar la Declaración trimestral Mintra

Los errores más comunes al momento de realizar la declaración trimestral Mintra son:

Número total de trabajadores

El número de trabajadores introducido en la sección tres, que indica la ocupación específica en el total de los empleados del tercer mes del trimestre, tiene que ser igual al que se genera en el reporte de nómina al culminar la página.

Número de trabajadores ingresados y egresados

El número de trabajadores agregados al sistema y los que son sacados del sistema durante el desarrollo de la sección tres (rotación del personal) debe ser igual al que emite el reporte de nómina al final de la página.

Sueldos y salarios

Los montos máximos y mínimos que se ingresan en la sección III (remuneraciones mensuales), deben ser iguales con los salarios que emite el reporte de nómina al final de la página. Es importante tener en cuenta que los directores de las empresas no pueden incluirse en el reporte de nómina.

Otras consideraciones

Otros elementos que debes tomar en cuenta al momento de realizar la declaración trimestral Mintra, son:

Declaraciones Anteriores

Si bien las declaraciones de años anteriores se pueden tramitar por el sistema, es muy posible que no sean aceptadas en el Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo. Sin embargo, la recomendación es que se haga la declaración y se intente presentar, pues es preferible presentarlas tenerlas fuera de tiempo que no tenerlas.

Contraseña olvidada

Al entrar a la página del Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo debes ubicar el acceso a la plataforma que indica Declaración trimestral y horas trabajadas. Al acceder en la misma se mostrará la página donde se solicita las credenciales de acceso (usuario y contraseña). Al lado izquierda de la pantalla debes ubicar y hacer clic en la opción Olvidó contraseña. Ingresa los datos que te solicitan y será enviada la contraseña al correo electrónico con el que realizaste tu registro en el sitio web, el cual se coloca en el usuario.

Incluir propietarios y socios activos

Los propietarios y socios activos se incluyen en la sección de propietarios y socios activos o en la opción de gerentes y directores (en una de las dos) pero no en ambas.

Trabajadores con sueldo mínimo

Si la empresa posee empleados con sueldo mínimo, debes ingresarlos en el renglón trabajadores con sueldo mínimo.

Rotación de personal

En caso que en el trimestre que estás realizando la declaración trimestral Mintra, no existieron ingresos ni retiros, no debes agregar alguna información, dejas la casilla en cero.

Ingresos

Si tú ingresaste en el mes de junio, debes colocar el mes de ingreso de la siguiente forma Junio 1 ingreso.

Remuneración Mensual

En este renglón no debes colocar el sueldo de gerentes y directores (que a su vez son los mismos propietarios y socios). Pues, en esta sección se muestran dos columnas como pueden ser sueldo mínimo y sueldo máximo. Debes ingresar en la primera opción al empleado que gana el menor sueldo y en la segunda opción al trabajador que gane el sueldo más alto.

Nómina con archivo txt

Para utilizar esta función debes crear un archivo tipo txt con todos los empleados de la empresa. En cada línea debes colocar la información de cada trabajador. En caso de tener algún error, la plataforma lo indica cuando estés cargando el archivo. Para esto solo tendrás que cambiar el error en el archivo y volver a cargarlo.

El archivo txt debe estar estructurado de la siguiente forma:

• Primer Nombre.
• Segundo Nombre.
• Primer Apellido.
• Segundo Apellido.
• Nacionalidad.
• Número de Cédula.
• Sexo.
• Fecha de Nacimiento.
• Cargo.
• Tipo de trabajador.
• Fecha de ingreso.
• Estatus del empleado.
• Sueldo.

Debes saber que cada aspecto debe estar separado por un punto y coma (;).

Tienes que tener mucha atención en dejar como última línea del archivo aquella que contenga información, pues si dejas como última línea una sin información, el sistema va a emitir un error, que en muchos casos suele ser imperceptible. Esta misma situación aplica para las líneas que llegase a faltar algún dato.

Formato de Salario

En caso que el salario de un empleado supera las cuatro cifras, este salario debe expresarse sin colocar puntos ni comas, pues la plataforma asume de manera automática los decimales. Por ejemplo, si el sueldo es de dos millones de bolívares, debe expresarse de la siguiente manera: 2000000.

Formato de Fechas del trabajador

Al momento de ingresar las fechas de nacimiento y de ingreso del empleado, debes colocarla sin separaciones en los días del mes y del año, esto es debido a que la plataforma reconoce de manera automática estas separaciones. Ejemplo si tu fecha de nacimiento es el 20 de octubre de 1982, debes ingresar esta información de la siguiente forma: 20101982

Sistema de citas programadas

El Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo ha implementado un sistema en línea para la solicitud de citas programadas, especialmente para la realizar la declaración trimestral Mintra.

Solicitud de cita

Al terminar de adjuntar los datos de la planilla de declaración y al cargar la nómina de los trabajadores, puedes solicitar en la sección de secciones y en la pantalla se mostrará la dirección del registro y el día y la hora en la cual debes acudir a esta oficina a entregar los recaudos. De cualquier modo, esta información será enviada mediante correo electrónico.

Recaudos

El día de la cita programada, solo debes consignar el original de la planilla de declaración y de la nómina de trabajadores. Es importante debe saber que el máximo de empresas por personas serán tres y estas deben ser entregadas por el representante legal o apoderado de la empresa, compañía o establecimiento.

Las entregas de recaudo se realiza en horario comprendido entre ocho de la mañana a doce del mediodía y luego de una y media de la tarde a cuatro de la tarde.

Debes saber que para realizar la primera declaración de un año tienes que haber realizado la última declaración del último mes del año anterior y no se aceptan declaraciones extemporáneas.

Todos los servicios ofrecidos por este ministerio son absolutamente gratuitos.

Una última recomendación es que realices un archivo que muestre la ocupación y rotación del personal de la compañía a declarar. Mediante esta técnica es mucho más fácil adjuntar la información sin tener que realizarla cada tres meses para comprobar cuántos empleados ingresan o egresan en el trimestre.

Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo

Este ministerio es uno de los entes dependientes del Ejecutivo Nacional, cuya intención es la de ser un instrumento para que la clase trabajadora se independice; por medio del Poder Popular, para lograr el cumplimiento del artículo tres de la Constitución de la república Bolivariana de Venezuela, el cual indica:

“Artículo 3. El Estado tiene como fines esenciales la defensa y el desarrollo de la persona y el respeto a su dignidad, el ejercicio democrático de la voluntad popular, la construcción de una sociedad justa y amante de la paz, la promoción de la prosperidad y bienestar del pueblo y la garantía del cumplimiento de los principios, derechos y deberes reconocidos y consagrados en esta Constitución. La educación y el trabajo son los procesos fundamentales para alcanzar dichos fines.”

En el año 2014, cambia de denominación este ministerio creado por primera vez en Venezuela en 1945, pasando a denominarse de Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social por la del Ministerio del Poder Popular para la Protección del Proceso Social de Trabajo, el cual ejercerá las competencias determinadas por la legislación jurídica actual al Ministerio del Trabajo, con responsabilidades de incentivar los temas del trabajo y la seguridad social.

Objetivos

Los objetivos del Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo se dividen en un Objetivo General y en Objetivos Específicos, los cuales te indicamos a continuación:

Objetivo General

El Objetivo General del Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo es asegurar que el principio constitucional sobre la actividad laboral como elemento fundamental para lograr los objetivos del Estado, el cual se rige en la aplicación del de la Ley y en la solución de las relaciones jurídicas que se originan del proceso social nacional de trabajo.

Objetivos Específicos

Los Objetivos Específicos del Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo, son:

• Crear una nueva concepción en la organización y gestión de las instituciones laborales que aseguren la estabilidad del proceso del trabajo y su mantenimiento en el reingreso social del ciudadano.
• Fundamentar la conciencia social de la clase trabajadora, su preparación absoluta y su compromiso pleno con el Proyecto Social de Desarrollo Económico y Social de la República.
• Establecer equipos entre las instituciones y organismos del estado que regulan las actividades en materia laboral, para de esta manera lograr construir de forma democrática las estrategias que acompañen a los trabajadores y trabajadoras venezolanos defendiendo, estabilizando y proyectando el trabajo como un elemento indispensable para el desarrollo nacional.
• Consolidar en trabajo conjunto con otras instituciones del estado y de la mano del pueblo, el cumplimiento y establecimiento de las metas de los planes, misiones y grandes misiones que aseguran la seguridad social del trabajador como elemento de la máxima felicidad.
• Lograr con calidad y eficacia revolucionaria de los órganos, junto a los trabajadores y las trabajadoras, la salud y la seguridad en el desarrollo social nacional del trabajo.
• Asegurar la unión entre los entes del trabajo e instituciones comunales del Poder Popular, para crear el conocimiento y la creación de la tecnología de los procesos productivos en el marco del Plan Socialista de Desarrollo Económico y Social de la Patria.
• Incentivar a la presentación de nuevos instrumentos legales necesarios, a partir de los órganos sociales de los trabajadores y las trabajadoras, en el marco de la estrategia pueblo legislador.
• Consolidar el sistema integral de fiscalización en los asuntos de derechos laborales y condiciones del trabajo, en total sintonía con las organizaciones sindicales y sociales de trabajadores y trabajadoras.

Principios

Los principios bajo los cuales se rige el Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo, se basan en el desarrollo de una labor honesta, que permita la participación de todos los obreros, que responda de manera rápida y asertiva, con eficacia, eficiencia y transparencia, en el manejo de los recursos que se originan de la responsabilidad del ejercicio de la función pública.

Servicios

Los servicios que ofrece el Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo son los siguientes:

• Acompañamiento y asesorías a la clase trabajadora para el censo de las instituciones sindicales de trabajadores y trabajadoras.
• Acompañamiento y asesorías para el cómputo y defensa de los beneficios contractuales como:
  • Prestaciones.
  • Antigüedad.
  • Preaviso.
  • Vacaciones.
  • Utilidades.
  • Intereses sobre fideicomisos.
  • Paro forzoso.
  • Horas extraordinarias.
  • Despido injustificado.
  • Entre otros elementos suelen surgir al momento de firmarse cualquier contrato colectivo.
• Recibimiento e investigación de denuncias realizadas por los órganos en materia laboral y por los trabajadores y trabajadoras.
• Asesorías y acompañamiento a consultas jurídico administrativo en el plano laboral y de seguridad social.
• Asesorías en relación a las siguientes situaciones:
  • Despidos masivos.
  • Convenciones colectivas.
  • Pliegos de peticiones.
  • Procedimientos de multas.
  • Inscripción de organizaciones sindicales.
  • Formulación del plan de formación y autoformación colectiva, integral, continua y permanente.
  • Asistencia para la inserción y reinserción en el proceso social nacional de trabajo.

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