Importancia del correo institucional para entidades públicas

En la actualidad, el manejo de la información resulta más efectiva  usando recursos tecnológicos. Es por ello que en todo el mundo se observa el uso de redes sociales, e – mail  u otro tipos de herramientas informáticas que permiten una mayor transmisión de información. Este es el caso de los correos institucionales utilizados tanto por empresas privadas como por entidades públicas. ¡Sigue leyendo y aprende sobre el correo institucional como herramienta de información en el mundo moderno!

correo institucional

¿Qué es el Correo Institucional?

El correo institucional es la dirección e – mail de una entidad o ente corporativo o empresarial.

Este se diferencia a las direcciones de correo electrónico tradicionales, porque estas últimas son originadas por personas naturales con fines propios en donde se suministra datos personales del solicitante.

Por otra parte, el correo electrónico institucional es aquel creado por una empresa en donde se suministran datos de la misma o del dueño, a fin de ser usado como medio de información de terceros.

Por ende, esta dirección de e-mail institucional es aquella en donde se identifica de manera oficial a la institución, confirmando que quien remite el correo es la propia entidad formal.

¿Cuál es la importancia de un e -mail corporativo?

En el mundo de los negocios, comercio o actividades generales contar con un correo electrónico corporativo es de suma importancia.

Lo anterior a causa de que un correo institucional da a entender un mayor compromiso de la organización con sus clientes o terceros que necesitan tomar confianza en la misma.

En otras palabras, denota una imagen corporativa de fiar para los usuarios. De forma que puedan, con total seguridad, realizar actividades comerciales o cualquier otro tipo de trámite que requieran ejecutar.

Igualmente, el correo electrónico funciona como una herramienta de acceso tanto a entidades públicas como  privadas de transmitir a los usuarios la información necesaria sobre la institución.

Dicha información puede variar dependiendo de la institución, por ejemplo, en el caso de empresas o comercios el uso del correo institucional es para transmitir datos o información relacionada a la actividad comercial de estos.

Ahora bien, si nos vamos a instituciones públicas, por ejemplo el Ministerio de Educación u otro tipo de institución, el uso que se le da al correo institucional es para transmitir la información relativa a los servicios que presta la entidad.

correo institucional

También, hay casos en el que existen más de un correo institucional en la misma empresa o entidad, ya que son grandes y necesitan manejar una eficiente remisión de información tanto interna como externamente.

Factores que determinan la importancia de poseer correo electrónico

Poseer hoy en día un correo electrónico ya sea de institución o persona natural se ha vuelto imprescindible en los tiempos actuales. Pues, este es usado regularmente ya sea para uso personal o fines laborales.

En este sentido, se puede determinar que existen ciertos factores influyente en su importancia, los cuales son:

Identidad

El correo electrónico determina la identidad de la institución.  Por ende, es muy común que en las tarjetas de presentación este se encuentre presente como dato del ente a fin de que las personas puedan comunicarse con la empresa.

El e-mail forma parte esencial de la imagen institucional de la empresa u organización. Por lo tanto, es visto como una herramienta que da seriedad y profesionalismo.

Personalidad en su creación

Cuando se registra una dirección de correo electrónico ya sea personal o jurídica, el usuario tiene la posibilidad de seleccionar o establecer el nombre que poseerá la cuenta sin estar limitado a que se encuentre disponible o no.

Asimismo, el registro de una cuenta de correo electrónico es cada día más sencillo y rápido de ejecutar. Entonces,  para abrir una cuenta solo debes de tener acceso a Internet y seleccionar el tipo de correo que más te guste.

De igual forma podrás abrir cuentas de correo electrónico de los distintos departamentos o áreas de la empresa. Por ejemplo, es un correo para el departamento de contabilidad de recursos humanos, de atención al público, entre otros.

Seguridad

Poseer una cuenta de e -mail empresarial dará certeza a los usuarios e interesados que la información transmitida a través de este canal es certera y fiable.

Lo anterior a causa de que este será el único recurso de su categoría conocido para las personas donde se sabe que transmiten la información de la empresa.

correo institucional

Es decir, el uso del correo electrónico institucional permite la identificación de la empresa, de forma que se conozca que las cuentas de la institución son del dominio propio de esta.

Control

Es muy común observar que en las empresas y organizaciones se visualice la rotación constante de personal laboral, de hecho esto es un tema importante en las organizaciones.

Ahora bien, el uso de correos electrónicos institucionales permite mantener un control en cuanto a los trabajadores de la empresa.

Lo anterior a causa de que al usar correos electrónicos de servicios gratuitos el control de las cuentas puede perderse, ya que los usuarios que las crean pueden cambiar las contraseñas en cualquier momento o incluso apropiarse de ellas o bien darlas de baja.

Lo que dejaría a la institución sin la posibilidad de disponer de la información contenida en dichas cuentas; además del riesgo que se corre si se da mal uso de la información.

Este caso es principalmente relacionado a empresas grandes tanto públicas como privada.

Recaudación de fondos

Si bien no es un hecho, muchas empresas o instituciones solicitan como requisito tener cuentas institucionales para poder acceder a convocatorias o apoyos.

También te permitirá promocionar tu sitio web, ya que cada vez que vean tu cuenta de correo electrónico tendrán a la vista la dirección de tu sitio web.

Ejemplo de correos institucionales de entidades públicas de Venezuela

Inces correo institucional: contacto-rncp@inces.gob.ve

Ministerio de Educación: atencionalciudadano@me.gob.ve

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