Trámites para las certificaciones en la UCV

La Universidad Central de Venezuela es la principal casa de estudios superiores en todo el país, en ella se ve la fluctuación de estudiantes tantos egresados como cursantes. Por lo tanto, la misma maneja ciertos procesos administrativos indispensables para la adquisición de documentos como son las Certificaciones UCV. ¡Sigue leyendo y aprende el procedimiento a ejecutar para solicitar las citas certificaciones UCV e información relacionada al trámite!

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Certificaciones UCV

Las certificaciones UCV son los trámites que ejecuta la universidad con el objeto de validar documentos oficiales como notas certificadas, fondo negro del título, acta de creación de la universidad u otros documentos universitarios.

Estas certificaciones se llevan a cabo por medio del departamento administrativo conocido con el nombre de Oficina de Certificaciones, la cual se encarga de gestionar dichos documentos.

Lo anterior por medio del recibo, el trámite, el ingreso, la verificación y la emisión de ciertos documentos, que sirven en futuras ocasiones para la gestión de procesos legales en el país, como es por ejemplo el trámite llevado a cabo en el GTU.

Sin embargo antes de iniciar con la explicación del proceso para gestionar trámites como es la planilla de solicitud de certificaciones UCV, primeramente se dará a conocer la información relativa a la oficina de certificaciones de la UCV.

Oficina de Certificaciones UCV

Este es una de las jurisdicciones departamentales que forma parte de la estructura u organigrama administrativo de la universidad.

Como bien se menciono, el Departamento de Certificaciones es la unidad administrativa encargada de la emisión, gestión, planificación, emisión, entre otras operaciones de los documentos oficiales de la universidad para los estudiantes cursantes y egresados.

Por ende, como unidad administrativa posee ciertas particularidades como son las responsabilidades que tiene, los servicios que presta, o incluso, la misión y visión que como institución posee.

Por lo que a continuación se explicara cada uno de los aspectos previos.

Misión

Su misión es la consolidación de los documentos administrativos respectivos como institución dependiente de la UCV.

Creando un reconocimiento tanto a nivel nacional como internacional de los servicios que ofrece.

Cuyos servicios generan la visualización de la misma como un centro de alusión de servicios y atención con el propósito de proyectar la acción  de la Secretaria en sus diversas manifestaciones y hacerla accesible a toda la comunidad.

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Lo anterior, por medio del ofrecimiento de un lugar de acción y atención a toda la comunidad a fin de cooperar con la búsqueda de soluciones e incentivar mejoras.

Visión

Asimismo, se visualiza como un departamento administrativo comprometido a incentivar los trabajos y competencias con el objeto de integrar la Secretaría con la comunidad.

Generando lo previo, respuestas eficientes a las necesidades planteadas por los estudiantes egresados y cursantes de la universidad.

Creando soluciones y conocimientos para la contribución de una mejor atención y servicios a los ciudadanos que lo requieran.

¿Cuáles son las funciones del Departamento de Certificaciones UCV?

Visto lo anterior se determina entonces que las responsabilidades de este departamento son:

  • Obtener, gestionar y despachar, informar, comprobar, validar y emitir los documentos administrativos de los cursantes y de egresados tanto de pregrado como de postgrado.
  • Informar y tramitar el proceso de certificación y verificación de notas.
  • Legalizar los documentos indispensables para los estudiantes que deseen cursar estudios a nivel nacional e internacional, de forma que posteriormente estos sean oficializados por el Ministerio de Educación.
  • Mantener actualizado la información entregada por cada uno de los controles de estudio de las facultades y escuelas en los curriculares solicitados por los cursantes para el trámite de notas, que ha sido revisada previamente con las actas de exámenes original.

¿Qué servicios ofrece?

  • Certificación de los diferentes documentos de Pregrado y Postgrado, remitidos por control de estudio y la comisión de postgrado de las diferentes facultades, de acuerdo a la normativa determinada.
  • Emisión de notas, actas, promedio puesto y rango y escala de calificaciones, de acuerdo al reglamento de la Universidad.
  • Servicio de certificación de documentos para cursantes de pregrado y postgrado.
  • Validación de copias.

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Visto lo anterior, se puede concluir que las Oficinas de Certificaciones UCV es un departamento indispensable y fundamental para la universidad ya que es el medio para adquirir los documentos universitarios primordiales.

Proceso de certificaciones

Ahora bien, el departamento de certificaciones UCV, maneja un proceso a la hora de gestionar sus funciones con el fin de mantener un control en sus tareas y responsabilidades.

Es por ende que si eres o fuiste estudiante de esta institución universitaria debes conocer sobre dicho proceso el cual se explicará detalladamente.

Requerimientos

Al momento de gestionar este proceso, como todo sistema conlleva el manejo de unos ciertos requisitos, los cuales son los que determinan quienes o que se necesita para tramitar los documentos, estos recaudos son:

  • Ser estudiante en curso, graduado de pregrado o postgrado de la Universidad Central de Venezuela.
  • Tener confirmada una cita, la cual es solicitada por la web oficial de la UCV (más adelante se procederá a explicar este procedimiento).
  • Haber cancelado el pago respectivo por cada documento a solicitar en la oficina de certificaciones UCV.

Una vez cumplido con los previos requisitos, también es necesario la consignación el día de la cita una serie de recaudos o documentos.

Recaudos a consignar

  • Planilla de Solicitud de Certificaciones UCV, es obligatorio que el solicitante lleve una por cada documento a solicitar.
  • Fotocopia de la cita impresa, la cual se dará al estudiante al momento de solicitar la misma vía online.
  • Depósito Bancario o transferencia interbancaria (en este caso debe ser el original más dos copias).
  • A su vez anexar al depósito el nombre y apellido del solicitante, su número de cédula de identidad, número de teléfono de contacto y los tipos de documentos solicitados.
  • Incluir el original de los documentos que serán certificados en la Oficina de Certificaciones.
  • Cédula de Identidad original y copia.

Pasos a desarrollar para el proceso de certificación

El procedimiento para la certificación de los documentos en las oficinas de certificaciones UCV, es un proceso muy sencillo de ejecutar.

No obstante, si es primera vez que realizarás este trámite en la universidad y no sabes que es lo primero que debes hacer, a continuación se explicará el paso a paso, para que puedas realizar la actividad de forma rápida, sencilla y eficaz.

  • Lo primero a realizar es la descarga e impresión de la planilla de solicitud de certificaciones UCV, para ello clickea aquí y así podrás descargarla de forma más rápida.
  • Seguidamente deberás dirigirte al portal web oficial de certificaciones UCV, y una vez dentro procede a solicitar la cita vía online.
  • Una vez solicitada la cita, se te dará una fecha determinada para la cita, siendo esta el día en que debes ir a las oficinas de certificaciones UCV para consignar los documentos.
  • No obstante, en caso de que no te den fecha precisa en el momento, quedarás en una lista de espera conocida como fila.
  • Mientras te encuentres en la lista fila, es importante que periódicamente revises tu estatus en ella, sin embargo se te hará llegar a tu correo electrónico mensajes para confirmar el registro.
  • Cuando te llegue el correo electrónico debes ingresar al sistema para proceder a Consultar y Confirmar Posición en la Fila, ya que sino lo haces el registro quedará eliminado.
  • Una vez confirmada la cita lo siguiente a realizar es el pago o cancelación de los aranceles respectivo por cada documento a certificar, y cuando se cancelen los aranceles se debe sacar dos copias del depósito ya que es un recaudo a consignar el día de la cita.
  • Seguidamente, debes asistir el día de la cita ya confirmada a fin de entregar y gestionar los documentos a tramitar, esta operación se ejecuta en el Departamento de Certificaciones, localizado en el piso 1 del Edificio de Telecomunicaciones, cerca la Federación de Centros Universitarios de (FCU).
  • Por último, se necesita esperar un determinado tiempo para que los documentos se encuentren listo, no obstante para ello es necesario la solicitud de otra cita vía online, sin embargo es importante que sepas que en esta ocasión no quedarás en la lista de fila, sino que se apartará de forma automática la cita.

Tips a considerar

El pago se realiza mediante depósito bancario al número de cuenta Nº 0102-0132-28-000101488-8 del Banco de Venezuela, cuenta corriente a nombre de: Ingresos Propios de la Secretaría de la UCV.

Asimismo debes tener el presente que el pago de estos aranceles corresponderán al monto preciso de acuerdo a los documentos a certificar, por lo tanto la cancelación puede ser elaborado de acuerdo a un monto global.

No obstante, para la cancelación de los aranceles de los documentos, también se puede elaborar por medio de una transferencia bancaria al mismo número de cuenta, con el mismo concepto y destinatario, incluyendo el Rif: G-200000627.

Por otra parte, la cancelación del pago debe ser realizado con un tiempo anticipado de mínimo 72 horas antes de la cita y máximo 24 horas, de forma que se pueda verificar el número de transacción respectivamente.

Preguntas frecuentes

Visto lo previo, observarás que el proceso de certificaciones UCV no es complicado de ejecutar, a pesar que existan ocasiones en los que tome un tiempo para procesar.

Es por ello que pensando en ello, se procederá a dar respuestas a preguntas y cuestionamientos muy comunes por parte de los interesados.

¿Cuánto tiempo dura el proceso de tramitación?

Este proceso, al ser uno de los trámites muy solicitados por parte de estudiantes conlleva un cierto tiempo.

No obstante, el período de tiempo varía de acuerdo a la disponibilidad de fechas para la cita de Certificaciones UCV.

Es importante entonces que conozcas la clasificación o tipos de citas que se pueden solicitar por medio del sistema web de certificaciones UCV.

  • Citas de Ingreso y/o solicitud de documentos

Son aquellos con el objetivo de presentar o solicitar los documentos universitarios que se quieran consignar para certificar, en el piso 1 de la Oficina de Certificaciones.

  • Citas de Retiro

Son aquellas que se solicitan con la finalidad de buscar a las oficinas de certificaciones de UCV los documentos ya certificados.

Estas se pueden solicitar a partir de las 24 horas posteriores a haber asistido a la primera cita de consignación de documentos o cita de ingreso.

Asimismo la misma se hace efectiva aproximadamente en un mínimo de 10 días días hábiles posterior a la primera cita. Y al ir a esta segunda cita se debe mostrar el comprobante y el correo de la cita de forma impresa.

En los Departamentos de Certificaciones, Archivo y Correspondencia, la atención al público inicia a partir de las 8:30 am, hasta las 11:30 pm.

¿Cuáles son aquellos documentos universitarios que deben ser certificados obligatoriamente?

Existen variedad de documentos a certificar en las oficinas de certificaciones UCV de carácter obligatorio, no obstante dependiendo del caso particular de cada individuo o persona, los documentos que se deben y pueden certificar son:

Si es el caso de egresados

  • Notas Certificadas.
  • Acta de Grado, incluyendo una copia de la Cédula de Identidad. En caso de ser egresado de Postgrado se solicita en la Comisión de Postgrado de su Facultad, este debe ser firmado y sellado por el Director y Decano.
  • Promedio de Notas, igualmente incluyendo una fotocopia de la Cédula de Identidad.
  • Certificación de copias. Para las copias de notas y de documentos, fondo negro del título de egresado, etc, deben estar originalmente certificados. En el caso del fondo negro, el título debe estar registrado y que la copia demuestre el registro del título original.
  • Escala de Calificaciones, con su respectiva planilla.
  • Acta de Creación de la Universidad, con su correspondiente  planilla.

  • Programas, Pensum, Carga Horaria, Carga Crediticia (para estos solo se debe rellenar una sola planilla).
  • Promedios. Solicitar en la Oficina de Certificaciones si se graduó después de noviembre de 1994, excepto la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas que es a partir de diciembre de 1998. De ser fechas anteriores, deben solicitarlos por sus respectivas facultades.
  • La acreditación de carreras de la UCV se solicita en la Secretaría Permanente del CNU (piso 13 de la OPSU). La acreditación de la UCV la solicita en PB del mismo edificio.

Si es el caso de ser estudiantes de pregrado

  • Notas, Constancia de Estudios, Programas y pensum, para ello se deben rellenar dos formatos de planilla que son:
    • La primera para las notas certificadas, donde se incluyen dos copias del Historial de notas o Resumen curricular, sellados por su Facultad.
    • La segunda planilla es para anexar documentos como programas, pensum y certificación de constancia de estudios.
  • Escala de calificaciones con la planilla que le corresponde.
  • Acta de creación de la Universidad con la correspondiente planilla incluida.

Estudiando cursando postgrados

  • Notas.
  • Programas, Pensum, Carga Horaria, Carga Crediticia (solicitados previamente en su Facultad).
  • Escala de Calificaciones con su respectiva planilla.

¿Cuál es la función de las certificación de documentos UCV?

Las certificaciones de documentos universitarios en la UCV, como se mencionó al inicio del post son trámites necesarios e indispensables que permiten la validación de los documentos universitarios de los estudiantes.

Su función viene dada a que en muchos procesos legales tanto nacionales como internacionales se requiere que los documentos que se presenten de forma original se encuentren validados, para así reconocerlos como los documentos auténticos y originales.

Asimismo, es muy común observar que los estudiantes realizan el trámite de certificaciones de forma que esto a su vez permitan la legalización de los documentos y así poder emigrar y/o cursar estudios fuera validando los mismos.

También, los documentos universitarios certificados y legalizados permiten entre muchas opciones la adquisición de un empleo o trabajo en una empresa, la continuación de algún postgrado u otras actividades.

Recomendaciones finales para el trámite de certificaciones UCV

  • El tiempo apreciado de atención en la lista virtual de fila se modifica de forma constante y diaria, por ende es necesario el ingreso regular al sistema.
  • Si llega el correo de consultar/confirmar Posición en la Fila y no ingresas al sistema cuando se determina su registro será eliminado.
  • Previamente a su cita en las oficinas, es indispensable que entre 15 a 1 día de la fecha ingrese al sistema y descargue la cita, esto a causa de que en este tiempo el Sistema modifica la fecha estimada en fecha de cita, y es cuando podrá descargarla e imprimirla.
  • Si el Sistema no reconoce su Cédula de Identidad, debe dirigirse al piso 11 del Edificio de la Biblioteca Central, para conformar los datos en el Departamento de Archivo y Correspondencia.
  • Otra persona puede realizar la certificación en su lugar, siempre y cuando cuente con una autorización más las fotocopias de las cédulas de ambos.
  • De no poder asistir a la cita, podría aplicarse una sanción e imposibilitación en un período de 90  días. Por ende si sabe que no puede asistir, debes cancelar su puesto en la fila lo más pronto posible, para evitar sanciones.
  • Sólo se aceptan los trámites de una persona por cita. Si desea gestionar documentos de dos o más personas, deberá solicitar una cita por cada una de ellas.
  • No se atenderá sin cita (impresa) de certificaciones.

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1 comentario en “Trámites para las certificaciones en la UCV”

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