Factura de Venta: ¿Qué es en Términos Contables?

Actualizado el miércoles, 22 enero, 2020

Si acaso eres un comerciante pero no tienes idea de que es una Factura de Venta, no esperes más y descubre en este artículo todo sobre la Factura de Venta: ¿Qué es en Términos Contables?.

Factura de Venta

¿Qué es la Factura de Venta?

La Factura de Venta es un documento legal que posee valor probatorio y que a su vez constituye un título de propiedad en el que el vendedor hace entrega al comprador del artículo que adquiere por compra y se acredita que se ha realizado una compra por el valor de los productos que se relacionen en ella.

Por lo que, las partes de una factura de venta poseen la identificación de las dos o más partes (vendedor y comprador), el producto en cantidad y rubro o el servicio prestado, fecha y hora de la emisión, así como el número de factura, precio del producto o servicio, reflejado en precio unitario, y precio total del producto o servicio. Por lo general este tipo de documento suele llamarse factura de compraventa.

En Colombia según su artículo setecientos setenta y dos del Código de Comercio, define la factura como un título en el que el vendedor o la persona que presta el servicio puede realizar la entrega al comprador o a la persona que percibe el servicio.

Requisitos para efectos comerciales

Para que este documento tenga validez legal como una factura, deberá contener los siguientes requisitos:

  • Fecha de emisión y fecha de vencimiento de la factura. En caso de ausencia de ésta se entenderá que deberá ser cancelada dentro de los treinta días siguientes a la emisión de dicha factura.
  • Fecha en la que se recibe la factura.
  • Identificación de la persona que será la encargada de recibir la factura.
  • El emisor de la factura deberá dejar constancia de su emisión en el original de la factura.
  • En la factura debe apreciarse el monto o remuneración y las condiciones en las que será pagada y si ésta tiene condiciones especiales para su cancelación.

En caso de que la factura no posea los requisitos anteriormente estipulados, la misma, no tendrá el carácter de título valor legal, por lo que el comprador o beneficiario del servicio tendrá todo el derecho de exigirle al vendedor o prestador de servicio la emisión de una nueva factura, que corresponda a la transacción que se encuentre en curso y con las características correspondientes que deberá poseer dicha factura.

factura de venta

Requisitos para efectos tributarios

Para los efectos tributarios la Factura de Venta deberá cumplir con los siguientes requisitos:

  • La factura deberá estar designada como una Factura de Venta, ya sea de producto o de servicio.
  • Deberá poseer nombre, apellido o razón social del vendedor o de la persona quien prestara el servicio.
  • Debe poseer una enumeración que corresponda al sistema de enumeración consecutiva de facturación de venta.
  • Deberá tener fecha de expedición de la factura.
  • Tiene que estar detallado de manera específica todos los artículos vendidos o en su defecto el servicio que fue otorgado.
  • Tiene que reflejar el valor unitario de cada producto o servicio y valor total de los productos, así como valor total del servicio prestado.
  • Tendra que reflejar también, el tipo de retendor del impuesto sobre las ventas que sean realizadas, así como el monto del impuesto que corresponda.

Tipos de Facturas

Las facturas al igual que muchos documentos poseen distintos tipos de elaboración ya que éstas dependiendo del producto o servicio otorgado pueden ser:

factura de venta

  • Facturas ordinarias

Este tipo de factura solo documenta la entrega de los productos o servicios otorgados al comprador, así como también los precios tanto unitarios como totales de los productos o servicios, el valor de los impuestos aplicados y los datos que son requeridos por las normativas de facturación.

  • Facturas simplificadas

En estas facturas se señala la entrega de los productos o servicios otorgados y en las mismas, se refleja un número reducido de datos en las que es imprescindible los datos del comprador, aunque en caso de que el comprador desee ejercer su derecho a las deducciones de IVA, sus datos pueden ser incorporados a la factura, esto solo se permite en determinados casos. Esta factura posee solo tres características principales, las cuales son:

  • Bienes o servicios otorgados
  • Datos de quien la expide
  • Contraprestación social
  • Facturas rectificativas

Este tipo de facturas solo son utilizadas para documentar las correcciones de una más facturas realizadas anteriormente, si bien el comprador desea hacer alguna devolución de un producto estas sirven para dicho fin, son conocidas también como facturas de abono, las cuales sirven para corregir el error en la primera factura ordinaria emitida.

  • Facturas Recapitulativa

Este tipo de factura documenta una serie de agrupación de facturas de un periodo determinado, para que este tipo de factura posea validez deberán anularse las facturas anteriormente emitidas.

  • Facturas Proforma

Estas facturas no poseen validez legal, estas solo son un documento utilizado como borrador previo a la elaboración de la factura legal, esta factura se convierte en un documento crediticio previo acuerdo del comprador y el vendedor, es un documento en el cual se plasman los compromisos entre ambos, en ellas se pueden identificar las siguientes características:

  • Fecha de expedición
  • Datos del Cliente (comprador)
  • Encabezado de la factura (identificación del vendedor, fecha y número)
  • Periodo de validez de la factura.

Variantes que Pueden Tener las Facturas

Además de los tipos de facturas anteriormente mencionados estas pueden tener las siguientes variantes:

Copia: Una copia de la factura original de venta, documenta la o las operaciones que sean realizadas por el emisor con los mismos datos que refleja la factura original, ésta deber llevar la indicación de que es una copia para distinguirla de la factura original.

Duplicado: De igual manera, ésta documenta la o las operaciones que sean realizadas por el comprador, en el caso de la pérdida de la factura original, esta factura es expedida nuevamente por la persona que expidió la facturación original y posee los mismos datos que la original. Deberá tener la identificación de Duplicado para distinción de la factura original, en caso de que ésta aparezca.

Factura de Venta

Electrónica: Este tipo de factura es una versión electrónica de la factura de venta, la cual es enviada al correo electrónico del comprador del producto o servicio, usualmente en un formato XML, posee validez legal y no será necesaria la versión física de la facturación.

Pro-forma o forma libre: En esta factura se documentarán la oferta comercial con las previas indicaciones de la forma exacta en la que será emitida la factura después del suministro del producto o servicio, no posee ningún valor contable así como tampoco funciona como justificante.

Por lo general la factura pro-forma o forma libre es utilizada en la comercialización internacional para así poder obtener la licencias necesarias de importación y así poder realizar la apertura de los créditos documentarios, por lo general incluye la fecha máxima de validez, es decir la fecha de vencimiento.

Obligación de Emisión de Factura de Venta

Aquellas empresas que ofrecen la venta de productos o servicios tienen la obligación de emitir una factura para así dejar constancia y poder comprobar la relación comercial que existió en su momento entre el vendedor y el comprador. Omitir esta documentación puede llegar a ser un delito tributario y ser condenado por las autoridades fiscales del país.

¿Quiénes están obligados a emitir Factura de Venta?

Toda empresa o instituto autónomo que realice venta de bienes o servicios está obligada a realizar y emitir una factura correspondiente a la venta del producto o servicio que está comercializando. Estas facturas serán necesarias para los siguientes casos:

  • Cuando la venta sea realizada a una empresa o instituto autónomo.
  • Cuando la factura sea solicitada por parte del cliente para fines tributarios.
  • Puede ser solicitada para la exportación de bienes que están fuera del pago de IVA
  • Para operaciones intracomunitarias.
  • La empresa está obligada a emitir una factura cuando su cliente sea la administración pública o bien una persona jurídica.
  • Para las ventas que son realizadas a distancia así como también las ventas que se encuentren sujetas a impuestos especiales.

Factura de Venta

Información que debe tener la Factura de Venta

Para que una factura sea completamente legal deberá poseer la siguiente información:

  • Enumeración correspondiente a la serie numérica que se lleve de las facturas.
  • Identificación o razón social tanto del vendedor como el comprador, así estos sean empresa o una persona natural.
  • Dirección fiscal del vendedor y del comprador del producto o servicio.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Fecha de la operación, en caso de no coincidir con la fecha de expedición de la factura.
  • Breve descripción del producto o servicio vendido.
  • Precio unitario de cada uno de los productos o servicios emitidos.
  • En caso de existir algún descuento, también deberá estar estipulado en la factura.
  • El impuesto sobre el Valor Agregado IVA a cancelar.
  • El importe total a cancelar.

En caso de que la factura se encuentre exenta de pago IVA, en la factura se deberá dejar constancia citando la ley del IVA así como también el artículo por el cual la factura queda exenta de pago.

Debe mencionarse en la factura si la misma es por inversión y además se tendrá que consignar en la factura si el beneficiario del bien o servicio pertenece al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viajes.

Factura de Venta Electrónica

Una factura de venta electrónica posee los mismos efectos legales que una factura física ya que igualmente representa un justificativo de entrega de bienes o servicios prestados, se expide y se recibe en formato electrónico. Todas las facturas ya sean físicas o electrónicas deberán garantizar que posean las siguientes características:

  • Autenticidad del origen de la facturación, esto quiere decir que se debe garantizar la identidad de quien la expide, es decir, su emisor.
  • Legibilidad de la factura.

La autenticidad de una factura electrónica se puede garantizar de diferentes formas:

  • Por medio de una firma electrónica la cual se basa en un certificado reconocido.
  • Por un intercambio electrónico de datos.
  • Algún cambio de controles de gestión de la actividad empresarial o profesional.
  • O por medio de otras formas que los interesados comuniquen a la sede estatal de administración tributaria.

Tipos de Facturas Electrónicas

Existen dos tipos de facturas electrónicas, fundamentales para la buena gestión de compraventa, estas son:

  • Facturación en formato estructurado

Estas facturas poseen datos que pueden ser generados de manera automática por aquellos sistemas informáticos de facturación del emisor y pueden ser tramitadas de forma automática por los sistemas informáticos de pagos y contabilización del comprador del bien o servicio.

  • Facturación en formato no estructurado

Este tipo de facturación consiste en una imagen que imposibilita su procesamiento ya que no se pueden realizar modificaciones, no puede ser introducida en sistemas informáticos del comprador. Podemos mencionar entre estos los documentos en formato PDF y las facturas en papel escaneadas.

Ventajas de la Facturación Electrónica

Este tipo de facturación posee diversos tipos de beneficios, entre los cuales podemos mencionar:

  • En esta facturación se disminuyen los ciclos de tramitación.
  • Reduce los errores.
  • Elimina en su totalidad el costo de impresión y envío postal de facturación impresa.
  • Facilita el acceso y almacenamiento de una manera más fácil y rápida.
  • Reduce el espacio necesario de almacenamiento (esto se refiere a la reducción de almacenamiento de documentos en el archivo).
  • Mejora drásticamente el servicio al cliente.
  • Elimina el consumo de papel.
  • Elimina el transporte y costo de papel.
  • Facilita la determinación de fraude.
  • Apoya a la modernización de la economía.

Asimismo, todos estos beneficios no podrán ser adoptados si no se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

  • Adaptación de la pequeña y mediana empresa (PYME), las cuales constituyen la parte más importante del ramo empresarial.
  • Aceptación por parte de los ciudadanos.
  • Implantación en la administración pública.
  • Interoperabilidad de todos los sistemas de facturación electrónica, esto permitirá la relación y facturación comercial tanto dentro como fuera del país.

Sí quieres obtener más información referente a la Factura de Venta, solo dale click al siguiente video y consíguelo:

Factura de Venta: Concepto y Requisitos legales de la Factura

Procedimiento de Facturación Electrónica

El procedimiento para realizar una facturación electrónica puede variar de acuerdo al rubro de cada empresa e incluso de sus formatos de facturación, aunque por lo general todas llevan las mismas pautas para su elaboración, las cuales son:

  • El registro de todas las condiciones pautadas previamente con el cliente en relación a los requerimientos solicitados para la facturación.
  • La expedición y la realización del registro del documento crediticio de la entrega de los bienes o prestación de los servicios.
  • Cálculo de la factura basándose a los puntos anteriormente mencionados se calcula la factura de acuerdo al periodo de expedición de esta.
  • Se expide la facturación de la cual se guarda un soporte en un fichero electrónico.
  • Se realiza el envío de la factura al cliente correspondiente de la compra del producto o servicio prestado.

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