Cómo tramitar el RUT: Requisitos, consultas y actualización

Si eres un comerciante o empresario residenciado en Colombia, debes saber que el mecanismo único que permite la identificación, clasificación y localización de personas naturales o jurídicas que se encuentre desarrollando actividades comerciales es el Registro Único Tributario, es por ello que si aún no posees este documento, el presente artículo te explicará ¿Qué es el RUT?, ¿Cómo sacar el RUT por primera vez?, entre otra información relativa al documento.

RUT

¿Qué es el RUT?

Mencionado en la introducción el RUT es el Registro Único Tributario del país. Y este no es más que un documento legal que permite al comerciante o empresario que lo posea desarrollar actividades comerciales en Colombia.

Por ende es un requisito fundamental que toda persona natural o jurídica debe poseer, ya que en sí la función de este es identificar, localizar y clasificar a las personas o empresas que comercializan en el país.

De esta forma permite determinar y reconocer a las actividades económicas que se desarrollan en base a la relación laboral, comercial o financiera de la persona o entidad.

Entonces, la importancia del RUT viene dada porque permite la colaboración con la organización DIAN del correcto funcionamiento del proceso tributario en cuanto a las obligaciones tanto de las personas naturales como las jurídicas.

Es por ello que el RUT se encuentra avalado por el estado, por lo que su información económica y financiera que otorga es veraz, actualizada y confiable.

Siendo lo anterior la forma en que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede crear y desenvolverse efectivamente ofreciendo una gestión eficaz referente al recaudo, control y servicio.

Trayendo consigo la simplificación de los trámites legales y la disminución de los costos públicos, en otras palabras, un control en materia de tributos y sus relacionados.

Sin embargo, profundizando un poco más sobre la organización, a continuación se explicará sobre la misma.

¿Qué es la DIAN y cuál es su función?

Mencionado previamente, la DIAN es la organización gubernamental que procesa y lleva a cabo el control en cuanto a los comerciantes o empresarios que realizan actividades comerciales en Colombia.

Es por ello que el objeto de la entidad es la asistencia y ayuda para afianzar la seguridad fiscal del país, a su vez protegiendo al orden público económico del estado.

RUT

Todo lo previo a través de la administración y control llevado a cabo por medio del cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarías, derechos de explotación y gastos de administración.

Esto en cuanto a la comercialización por parte de entes públicos de la nación como los privados, al igual que la facilidad de operaciones comerciales internacionales en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.

Es por ello que la DIAN tiene diversos mecanismo de control que garantizan dicha seguridad, y uno de ellos es el documento del presente tema, el RUT.

Entonces, el RUT es un documento de carácter obligatorio para cualquier empresario o comerciante del país que permite realizar las actividades comerciales de forma legal.

Sin embargo, este mecanismo determina una clasificación para aquellos usuarios tanto que declaran impuesto de la renta como los no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, esta es:

  • Responsables del régimen común y régimen simplificado.
  • Agentes retenedores.
  • Importadores.
  • Exportadores
  • Resto de usuarios aduaneros.
  • Resto sujetos a obligaciones administrativas por la DIAN que requieran inscripción.

¿Qué es el Pre RUT?

Como su nombre lo indica, es un documento previo al Registro Único Tributario, el cual se tramita con el objeto de la evaluación y revisión en cuanto a la actividad del comerciante previo a dar el documento definitivo.

Por lo tanto, al igual que el RUT, dicho documento se encuentra controlado por la DIAN.

RUT

Y la información que suministra el documento viene relacionada a temas cambiarios, aduaneros y tributarios de personas o empresas.

¿Para qué sirve?

Ampliando el conocimiento acerca del pre RUT, dentro de las funciones y particularidades del mismo se encuentran:

  • Determinar y manifestar la actividad económica que ejecutas ante entes públicos o privados con quienes mantengas una actividad comercial.
  • Es de carácter obligatorio, ya que con él ejecutas las obligaciones fiscales del estado.
  • Obteniendo el documento podrás tener una disminución en cuanto a los costos frente a frente a la opción de descuento y retención del impuesto.
  • Otorga gran facilidad y simplificación de los trámites a elaborar al mostrar el documento oficial.
  • Ofrece confianza al momento de solicitar empleo, ya que es un requisito fundamental a la hora de ser contratado de manera legal en una institución o empresa.

Paso a paso para obtener el RUT

Visto lo previo, se explicará el procedimiento necesario en el caso de ser un comerciante cuya actividad económica ocasiona impuesto y por lo tanto debe ser declarado al estado.

Cabe destacar que dentro de las actividades que incluyen dicha declaración se encuentran las relacionadas a: exportación o importación de mercancía, venta de productos terminados, prestación de un servicio o cualquier otra relacionada.

Por lo tanto los pasos a seguir para sacar el RUT por primera vez son:

RUT

  1. Acceder al portal web de la oficina de la DIAN, por medio del enlace dian.gov.co
  2. Localizar en la parte inferior del centro el subtítulo temas de interés y una vez allí ubicar las opciones que ofrecen del RUT, clickear donde dice Usuario Nuevo.
  3. Una vez abierta la nueva ventana, deberá rellenar las preguntas que se le solicitan para realizar el proceso de inscripción en la plataforma.
  4. Luego de culminar el proceso de inscripción, el sistema dará un código, este deberá ser guardado minuciosamente ya que el mismo permite la selección del RUT necesario de acuerdo a la actividad económica que realizas.
  5. Seguidamente aparecerá un formulario donde se solicitará cierta información dependiendo del tipo de usuario que eres, aparte de tu identificación, ubicación y clasificación, deberás seleccionar las opciones siguiendo los parámetros expuestos.
  6. Una vez culminado, se guarda el formulario cuyo formato es el 001, esto clickeando en la opción de enviar para culminar el proceso.
  7. Posteriormente se te solicitará algunos documentos adicionales, los cuales deberás adjuntar en formato PDF.
  8. Luego de adjuntar los archivos deberás guardar los cambios, y esperar durante 5 días hábiles para recibir un correo con la certificación del RUT y la fecha de la cita para acreditar el documento.

Siguiendo estos sencillos pasos, puedes obtener el RUT de forma fácil y rápida, recuerda que este documento es fundamental para mantener un orden con el estado.

Tipo de Inscripción para tramitar el documento

Como se mencionó en los pasos, al momento de gestionar dicho proceso vía web debes tener conocimiento sobre el tipo de inscripción que posees en base a lo que te dedicas.

Por ende, para facilitarte la gestión, se mencionarán los tipos de inscripciones que existen para tramitar el RUT.

  • Persona natural, es la opción más común que seleccionan los usuarios al momento de su registro.
  • Persona natural o asimilada, esta opción debe ser tomada por aquellos comerciantes cuya actividad son excluidas del IVA, al igual que personas con NIT antes del 2004 que no se han re – inscrito.
  • Persona Jurídica o Asimilada, se usa para el registro de una nueva entidad jurídica que no necesita del registro mercantil, al igual que personas jurídicas con NIT que se asignaron antes de 2.004 y no se han re – inscrito.
  • Clientes que necesitan inscribirse ante la cámara de comercio, dichas personas son tanto naturales o jurídicas que no poseen NIT y por el contrario tienen registro mercantil o el certificado de cámara de comercio.

Documentos a conciliar para tramitar el RUT

Como todo certificado o documento legal, es necesario que la persona natural o el representante legal de la personalidad jurídica concilie ciertos documentos que validarán la información respectiva del comercio o la actividad económica.

Por ende todo comerciante debe estar inscrito previamente en el registro único tributario (RUT), consignado los siguientes documentos que deberán ser llevados a las oficinas respectivas.

Si eres menor de edad

  • Documento de identificación del menor.
  • Documento de identidad de los padres o representante legal.
  • Si se presenta la situación en el que el representante legal no es familiar directo, deberá presentar el documento que acredite el estatus de representante legal.
  • Formulario de inscripción firmado por el representante legal.

Si eres mayor de edad no comerciante

  • Primeramente el documento de identificación en caso de ser ciudadano nacional.
  • Y si es el caso de ser extranjero el pasaporte que identifique sus datos personales o la tarjeta de extranjería.

Si eres comerciante

  • Documento de identidad o pasaporte.
  • Certificado Mercantil como persona natural.
  • Certificado mercantil del comercio o empresa si es el caso que lo posee).

En el caso de ser nuevo integrantes del Registro único Tributario, los documentos serán conciliados en cualquiera de las sedes de la cámara de comercio del domicilio.

Por otra parte, si ya te encuentras registrado en la institución y quieres actualizar el RUT, dicho proceso se ejecutará en la DIAN y el lugar pertinente para tal objeto.

Trabajadores Dependientes o Asalariados

Este es el único caso donde el documento a consignar será el de identificación, asimismo puede ser el pasaporte.

Exportadores

  • Documento de identificación.
  • Certificado mercantil como persona natural.
  • Certificado mercantil del almacén o comercio.

Consorcios o Uniones Temporales

  • Documento de identidad del usuario.
  • Documento que valide y certifique la conformación de dicho consorcio.
  • Inscripción temporal en el RUT.
  • Registro mercantil de cada uno de los integrantes, tanto como persona natural como persona jurídica de acuerdo a como corresponda respectivamente.
  • Certificado vigente de las sociedades, expedido por la cámara de comercio.

Y una vez haber completado con los requisitos necesarios y hecho los pasos previos, ya podrás obtener el Registro Único Tributario, y de esta forma realizar actividades comerciales legales en Colombia.

Preguntas frecuentes del trámite

A continuación se presentarán las preguntas más frecuentes en cuanto al trámite del RUT, como por ejemplo consultar el estado del RUT, quiénes deben de poseer el RUT, cómo descargar el RUT u otras más.

¿Cuál es el lugar donde se procesa?

Como bien se ha expresado el RUT es un documento indispensable para realizar actividades comerciales en Colombia de forma legal.

Por ende su tramitación (por primera vez) puede ser ejecutada en cualquiera de las oficinas de la DIAN más cercanas al lugar de residencia del solicitante.

Y una vez ya obtenido el documento, la actualización del RUT es hecha vía remota u online, ya que no existirá la necesidad de hacerlo en una oficina para firmar o sellar por un funcionario.

¿Quiénes deben tramitarlo?

De forma genérica el RUT lo tramita cualquier persona o entidad que se encuentre realizando actividades comerciales, sin embargo para especificar más, los usuarios a solicitarlo son:

  • Personas y empresas o entidades que sean contribuyentes del impuesto sobre la renta.
  • Personalidades naturales o jurídicas no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.
  • Aquellos que la responsabilidad  sobre las ventas de regímenes común o simplificado.
  • Importadores y exportadores.
  • Personas u organizaciones que no posean responsabilidades de ventas, sin embargo necesiten del NIT para emitir facturas.
  • Profesionales que participen en compra y venta de divisas.
  • Personas naturales o jurídicas que participen en importación, exportación y tránsito aduanero.

¿Cuál es el período de vigencia del documento?

Al ser uno de los documentos que permite al comerciante encontrarse al día sobre las obligaciones tributarias de la nación, este documento posee una vigencia indefinida.

En otras palabras, una vez sacado no existe una fecha de vencimiento en donde tengas que actualizar el RUT.

Y en el caso de que no poseas el documento en mano, puedes ingresar al portal y descargar el RUT con fecha actualizada sin la condición de asistir a algunas de las sedes de la DIAN.

Dicha copia será aprobada siempre y cuando en la misma se refleje:

  • La marca de agua que expresa “copia certificada documento sin costo”.
  • Fecha y hora de emisión.
  • Y la información de la institución localizada en la parte inferior izquierda de la hoja al momento de su impresión.

Claro está, pueden presentarse situaciones o casos particulares en el que se requiera asistir a la DIAN para actualizar el RUT, cuyos casos son originados comúnmente por cambio de profesión, datos personales (dirección, número de teléfono, entre otros).

¿Cómo consultar el RUT por cédula?

Para consultar el RUT por cédula, puedes realizarlo a través de dos formas, la primera es contactando con los asesores o atención al usuario y la segunda (mucho más sencilla) por medio del portal web.

Este procedimiento es más efectivo y seguro ejecutarlo consultando con la cédula del ciudadano en vez de con el NIT, ya que la consulta con ejecutada con el NIT es elaborada siempre y cuando la persona posea un usuario y contraseña en la web.

Sin embargo, no hay porque preocuparse, ya que a continuación se mostrarán algunas formas de consultar el RUT vía online de forma sencilla y segura.

Por medio de la página de inicio

Para ello debes ingresar al portal web de la DIAN clickeando aquí portal oficial DIAN.

Una vez dentro de la página web, deberá localizar la pestaña que dice Portal Transaccional y luego ubicar la opción Consulta Estado RUT.

Otra opción es ingresando al menú contextual otros servicios, y una vez desplegado este clickear en la opción Consulta Estado RUT.

De cualquiera de las dos opciones será redirigido a la ventana MUISCA donde a la vez le solicitarán el número de NIT o el número de identificación tributaria.

Si eres usuario registrado en el portal

Para ello simplemente debe ingresar al portal web de la DIAN, y una vez adentro localizar la pestaña que dice Usuario Registrado.

Posteriormente abrirá una nueva ventana donde se le solicitará ciertos datos respectivos al registro propio como comerciante.

En dado caso que el registro fue elaborado con cédula de ciudadanía, debe seleccionar la opción a nombre propio, y posteriormente deberá colocar el número de identificación y la contraseña para ingresar a su cuenta.

¿Cómo descargar el RUT?

Si quieres descargar el RUT, simplemente lo que debes hacer es ingresar al portal web de la DIAN, clickear en la opción Usuario Registrado.

Una vez realizado lo previo, deberás ingresar a tu usuario suministrando los datos que se te solicitan, y cuando ya te encuentres adentro, podrás descargar el RUT.

¿Qué sanciones me pueden hacer en caso de no poseer el documento?

Si te encuentras iniciando en alguna actividad económica comercial en el país, o llevas un rato desarrollando alguna, las sanciones de no poseer el RUT que pueden acarrear son:

  • Cierre del comercio en caso que no te hayas inscrito, un día por cada mes de infracción o una multa equivalente a una unidad de valor tributaria por cada día de retraso en la inscripción.
  • Multa de 10 UVT por no mostrar la certificación de inscripción al RUT en algún lugar fácil de ver.
  • Sanción por la des-actualización de la información, cuyo valor equivale a una multa de dos UVT por cada día de retraso cuando ésta se refiera a la dirección o actividad económica.
  • Cuando se sancione por indicar datos falsos, incompletos o equivocados, se impondrá una multa equivalente a 100 UVT.

De todas formas si presentas ciertas dudas con los procesos o procedimientos a ejecutar en relación al RUT, puedes contactar a las oficinas de la DIAN a través de los números telefónicos: 546.22.00 – 605.98.30 en Bogotá, y 01 900 555 0993 para todo el país.

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Categorías Colombia

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