Pérdida de documentos: ¿Como hacer la denuncia?

Actualizado el viernes, 24 enero, 2020

A cualquier persona le puede pasar que pierda sus documentos de identificación personal o algún otro documento que sea de su importancia. Cuando esto pasa, es necesario que la persona haga una denuncia por pérdida de documentos en los entes a que corresponden este tipo de trámites. Para saber qué hacer cuando se presenta esta situación en este artículo te lo diremos.

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¿Qué hacer para denunciar o reportar la pérdida de documentos?

Sindex, es un ente colombiano que se denomina así por las siglas de Sistema de Información de Documentos Extraviados. Dicho ente, le permite a los ciudadanos colombianos hacer la denuncia correspondiente ante la pérdida de documentos mediante reportes y generando una constancia de denuncia. En la Plataforma Online de la Policía de Colombia el interesado puede hacer el proceso de la denuncia para estos casos.

Allí se debe hacer el reporte por la pérdida de los documentos o identificaciones que han sido extraviadas para ser enviados al Sindex. También mediante esta página, se pueden Generar las Constancias de denuncia.

Las personas que hayan sido víctimas de un robo o hayan perdido sus documentos pueden hacer la denuncia y los trámites pertinentes mediante la plataforma online. Los pasos que debe seguir para esto son bastante sencillos y rápidos. Durante el proceso es necesario que el interesado coloque los datos que se le solicitan en los formularios de la plataforma, colocar un correo que se encuentre válido y detallar todos los datos que corresponden a los documentos que se han perdido, la hora en la que se perdieron y los diferentes datos de contacto.

Perdida de documentos

Para poder iniciar el proceso de denuncia es necesario que el interesado ingrese en la Página Oficial de la Policía de Colombia y ubicar la sección de servicios al ciudadano, a la cual se puede acceder haciendo clic aquí. Luego debe hacer lo siguiente:

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  • Estando dentro de esta sección, el usuario debe hacer click en el botón que dice Registro Documentos Extraviados.
  • Al hacer clic en el botón mencionado aparece una página en la que el usuario debe leer la información y al final de la misma aparecen las opciones de aceptar los términos y condiciones que allí se muestran. Para continuar el proceso el usuario debe hacer click en Acepto.
  • Luego de esto se redirecciona al usuario a una página en la que aparecen los decretos pertinentes sobre la pérdida de documentos y al bajar hasta el final de esta interfaz el usuario puede ver las diferentes opciones que tiene como Generar Constancia de Pérdida de Documentos, Consultar, imprimir o eliminar constancia, Consultar los documentos recuperados y las preguntas frecuentes
  • Al seleccionar la opción antes indicada, que dicta Diligenciar constancia por pérdida de Documentos, se muestra una página en la que el usuario debe colocar todos los datos que correspondan para hacer la generación de la denuncia por pérdida de documentos
  • Al final del formulario, cuando ya se han colocado y verificado todos los datos. El usuario puede encontrar un recuadro en el que se le solicita colocar el código que allí se muestra y al finalizar esto se puede dar clic en el botón que dicta Guardar Constancia.
  • Se le recomienda a las personas interesadas que en el momento en que finalicen el proceso y guarden su constancia de Denuncia la impriman o la resguarden en una nube o un correo electrónico, debido a que es importante que tengan esta constancia a la hora que haya cualquier inconveniente.

Hacer este tipo de denuncias es algo sumamente importante, este proceso puede ayudar a evitar que cualquier delincuente pueda utilizar los documentos para poder hacer fraudes, actividades ilícitas, suplantaciones de identidad o estafas que pueden tener graves consecuencias y problemas jurídicos.

¿Qué documentos se deben reportar?

Cuando se trata de una denuncia por pérdida de documentos, se puede hacer por los siguientes documentos:

  • Carnet de EPS.
  • Carnet de Riesgos Profesionales.
  • Carnet Medicina Prepagada.
  • Carnet Policial.
  • Cédula de ciudadanía o DNI.
  • Cédula de extranjería.
  • Cédula militar.
  • Certificado de Gases.
  • Certificado de Revisión Técnico Mecánica.
  • Certificado judicial.
  • Contraseña.
  • Diploma Pregrado.
  • Factura.
  • Levantamiento de prenda Vehicular.
  • Libreta militar.
  • Licencia de conducción.
  • Pasaporte.
  • Permiso para porte de armas.
  • Permiso para tenencia de armas.
  • Póliza de seguro.
  • Seguro obligatorio SOAT.
  • Tarjeta de conducta.
  • Tarjeta de crédito.
  • Tarjeta de identidad.
  • Tarjeta de propiedad.
  • Tarjeta de reservista.
  • Tarjeta Débito.
  • Tarjeta Profesional.
  • Visa.

Consulta o impresión de la Constancia

Las personas que ya hicieron el proceso mencionado anteriormente pueden imprimir y consultar la denuncia de una manera sencilla. En el caso de las personas que no guardaron la constancia en el momento en el que se indica en el proceso de denuncia, debe ingresar en la página de Consulta por pérdida de documentos, a la cual puede ingresar haciendo click aquí. Luego debe hacer lo siguiente:

  • Seleccionar la opción de Consultar o Imprimir Constancia.
  • Colocar el número de cédula de identidad o de radicado.
  • Dar click en el botón que dicta constancia.

En el caso de que no se pueda verificar la información que se quiere, es necesario que el usuario verifique que no tenga algún programa que bloquee las ventanas emergentes que permiten ver la constancia de la denuncia.

Contactar al ente

En el caso de las personas que requieran ponerse en contacto directo con la autoridad donde se realizan las denuncias de pérdida de documentos debe contactarse con los siguientes números telefónicos:

  • Líneas Gratuitas: 018000910600 – 018000910112
  • Teléfonos: 5159111 – 5159112.

¿Cómo hacer el trámite para duplicar documentación pérdida?

Cuando se pierden algunos documentos de identidad, es necesario que la persona que tiene esta situación haga el duplicado de estos documentos, dependiendo de cuál sea el documento. Los documentos que deben pasar por un proceso de duplicado son los siguientes: Cédula de identidad como ciudadano, Tarjeta de identidad o el Registro Civil. Para hacer el proceso de duplicado es necesario que se sigan las personas cumplan con los requisitos que se mencionan a continuación.

Requisitos para duplicar la cédula

Para que las personas puedan hacer el trámite del duplicado de la cédula de ciudadanía, el documento actual debe estar deteriorado, la persona debe haber pasado por hurto o robo del documento o lo ha extraviado. Los requisitos para poder hacer este proceso son los siguientes:

  • Lo primero es que el interesado debe agendar una cita en el sistema de la Registraduría, lo que se puede hacer mediante la plataforma online en la que se puede ingresar haciendo click aquí.
  • Debe ir el día que corresponde a la cita que ha agendado.
  • Debe hacer el pago correspondiente al trámite y entregar el comprobante del pago en original.
  • Debe facilitar los datos de informaciones básicas de la persona.
  • Proporcionar el número de teléfono y un correo electrónico que se encuentre activo.
  • Seleccionar el lugar en el que se va a entregar el documento.

Después de que se hacen los pasos que se mencionaron anteriormente, las personas que se encargan de atender a los ciudadanos en la Registraduría, deben enviarle a la persona interesada un mensaje mediante el correo electrónico que proporcionó. En dicho mensaje le debe llegar la contraseña y el tiempo que va a tardar el documento en llegar a la Registraduría. Normalmente tarda de unos 15 a 30 días hábiles en llegar.

Para que las personas puedan corroborar que ya se encuentra listo el duplicado de la cédula, el interesado puede ingresar a la página de la Registraduría para poder ver el estado del trámite, en esta página se puede ingresar haciendo click aquí. Para poder hacer esto solo es necesario colocar el número de cédula y hacer click en Consultar.

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Requisitos para la copia del Registro Civil

En el caso de las personas que han perdido el documento de Registro Civil, deben cumplir con una serie de requisitos y procesos que son:

  • Para obtener una copia del correspondiente registro civil hay que cancelar valor de $5.850 pesos colombianos.
  • El monto mencionado debe depositarse en alguna de las siguientes cuentas, a nombre del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional:
    • Banco Agrario a la cuenta 4-0230-300745-9
    • Banco Popular a la cuenta 220-012-11008-6.
NOTA: es importante saber que la copia del Registro Civil solo puede hacerse en la Registraduría en donde se encuentra el documento original. En el caso de las personas que se encuentran residentes en Bogotá y su registro se hizo en otra ciudad, pueden ir al ente de CAIC o Centro de Atención e Información Ciudadana para poder solicitar información sobre el proceso que deben cumplir. La dirección de este ente es Número A 16-99, Cra. 7, 161, Bogotá. El número de contacto es: 312 5524285.

Requisitos para duplicar la tarjeta de identidad

Al igual que la cédula de ciudadanía, este documento solo debe ser duplicado cuando se presenta una situación de robo/hurto, deterioro o pérdida. Los requisitos que se necesitan para hacer este trámite son:

  • Lo primero es que el interesado debe agendar una cita en el sistema de la Registraduría, lo que se puede hacer mediante la plataforma online en la que se puede ingresar haciendo click aquí.
  • Debe ir el día que corresponde a la cita que ha agendado.
  • Debe hacer el pago correspondiente al trámite y entregar el comprobante del pago en original.
  • Debe facilitar los datos de información básica del individuo.
  • Proporcionar el número de teléfono y un correo electrónico que se encuentre activo.

En el periodo de tiempo de 24 horas después del día del trámite, el interesado debe recibir una contraseña con la que puede retirar el documento después de que pasen 15 o 30 días hábiles.

Hacer denuncia con declaración de extrajuicio

En el momento en el que se hace la denuncia de la pérdida de los documentos extraviados, las personas deben tener el soporte que muestre que se reportó la pérdida del mismo. Esto puede ayudar a que se use la denuncia en cualquier proceso administrativo y se pueda tramitar mediante una notaria para hacer declaraciones de extrajuicio bajo la gravedad de juramento en caso de que sea necesario.

Cuando se habla de la declaración de extrajuicio se refiere a un documento en el que se hace manifiesto, siempre bajo la gravedad de juramento ante un notario, de que el hecho de la pérdida de los documentos si ocurrió y se hacen testimonios si así se amerita. Todo esto para dejar constancia de todo lo sucedido.

En otras palabras, una declaración de extrajuicio permite que las personas puedan tener constancia ante cualquier organismo que se necesite, de que ha perdido los documentos reportados. Este documento puede ser redactado por las personas y llevado a un notario para su validación.

Denunciar robo o hurto de documentos

En el caso de las personas que han pasado por hurto o robo de los documentos u objetos personales, pueden plantear una denuncia a nivel virtual desde la página oficial de la policía nacional que se ha mostrado en los párrafos anteriores. Al ingresar en la plataforma online se debe buscar la sección de ADenunciar para plantear las denuncias de robo.

Sistema Nacional de Denuncia Virtual - A Dnunciar

En caso de que se quiera saber cómo se hacen otros trámites en Colombia se pueden leer los siguientes artículos:

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