Cuenta de Cobro: Formato Para Personas y Empresas

Si necesitas recuperar algún dinero que te deban puedes utilizar una cuenta de cobro, este es un documento que te permite exigir al deudor que realice la cancelación del monto que debe. En este documento se evidencia que la otra parte adquirió un compromiso que puede resultar en un ingreso para ti. En este artículo te enseñaremos más sobre este documento y qué debes hacer para utilizarlo.

¿Cómo Funciona la Cuenta de Cobro en Colombia?

Las cuentas de cobro son documentos que permiten a una persona solicitar la cancelación de una deuda o pago, indicando que había un acuerdo previo por parte del deudor para cancelar ese monto.

Aun así, es importante saber que las cuentas de cobro no son documentos con valor ejecutivo, esto quiere decir que una cuenta de cobro por sí sola no es aval suficiente para exigir judicialmente el pago de la deuda, ya que para que sean efectivas deben estar acompañadas de un documento adicional que sí posea valor a nivel judicial, como es el caso de las facturas o algún contrato.

Desde el punto de vista legal, las cuentas de cobro son mencionadas en el artículo 666 del código civil donde se indica lo siguiente:

Derechos personales o créditos son los que sólo pueden reclamarse de ciertas personas que, por un hecho suyo o la sola disposición de la ley, han contraído las obligaciones correlativas; como el que tiene el prestamista contra su deudor por el dinero prestado, o el hijo contra el padre por alimentos. De estos derechos nacen las acciones personales.”

A pesar del artículo citado, no hay apoyo suficiente (judicialmente hablando) para realizar el cobro de una deuda sin que se posea un documento con mérito ejecutivo. La razón radica en que la cuenta de cobro carece de uno de los requisitos para ser considerado título ejecutivo, que no proviene del deudor ya que quien lo emite es el acreedor.

¿Cómo hacer una cuenta de cobro?

¿Funciona Como Soporte Fiscal?

Este es otro error típico que comenten las personas al hacer uso de las cuentas de cobro: usar el documento como un aval o soporte fiscal y es que, al igual que no poseen mérito judicial, tampoco poseen mérito fiscal frente a la legislación tributaria, dado que no se considera a este documento como el equivalente a una factura.

Así lo describe el artículo 771-2 del Estatuto Tributario al hablar de los soportes de costos y deducciones válidos. Aun así, el artículo 1.6.1.4.4 del decreto 1625 emitido en el 2016 indica lo siguiente:

Conforme con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, quienes están en la obligación legal de facturar deben cumplir esa obligación expidiendo factura de venta o documento equivalente con el lleno de los requisitos y condiciones previstas en la ley, sin perjuicio de lo establecido para las operaciones de los responsables del Impuesto sobre las Ventas pertenecientes al régimen simplificado.

Por tanto, a quienes estando en la obligación de facturar emitan documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, se les impondrá la sanción de cierre del establecimiento de comercio conforme con el artículo 652-1 del Estatuto citado.

Además, serán objeto de revisión integral de su situación tributaria con fundamento en las facultades del artículo 684 Ib., en especial de la presunción de ingresos en ventas conforme con los artículos 756 y siguientes del Estatuto Tributario, y de la imposición de las demás sanciones a que haya lugar“.

Al leer el artículo podemos constatar cómo se excluye de forma clara y concisa a las cuentas de cobro como un aval tributario, al punto de llegar a sancionar a aquellos que incumplan con esta ley cerrando su empresa por un tiempo predeterminado y provocando que haya una investigación de su historial tributario.

Formato de una Cuenta de Cobro

Aunque las cuentas de cobro no poseen carácter legal, pueden ser usadas para cobrar una venta realizada de un producto o servicio. Aunque deben ser utilizadas por personas cuyo régimen simplificado no emita facturas o algún documento equivalente pero que tampoco tengan la obligación de hacerlo.

 Así lo indica el artículo 42 del decreto 3541 de 1983 y el artículo 511 del Estatuto Tributario. De igual modo, no es necesario emitir una cuenta de cobros si se expide una factura por la transacción realizada.

Al momento de hacer la cuenta de cobro se debe acompañar con una copia del RUT, siempre que sea la primera vez que se exige el pago a la empresa acreedora de la deuda.

En el documento se indica la cantidad de dinero que se debe y en caso de que la empresa realice retenciones hay que agregar el valor correspondiente a la retención que se debe restar del monto y el total a pagar. Hay que tener en cuenta que el valor de las retenciones es variable dependiendo de la empresa, por lo que se debe preguntar para cada caso de forma independiente.

Otros datos adicionales que debe llevar la cuenta de cobro son:

  • El nombre de la empresa o persona a la que se le realizará el cobro junto con su número de NIT respectivo.
  • La fecha en la que se realiza la transacción.
  • El concepto del cobro.
  • Tiene que haber un número de secuencia que indique a cuál pertenece la transacción realizada dentro de todas las que han sido emitidas.
  • El monto a cancelar junto con el valor de la retención.

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Soportar Costos y Deducciones Utilizando Cuenta de Cobro

Está claro que las cuentas de cobro no son válidas para ser utilizadas como soporte fiscal o judicial, pero aun así son emitidas para pagar bienes y servicios, por lo que se debe hallar una manera para poder soportar legalmente estos pagos.

Lo ideal es poder obtener una factura como registro de la operación hecha, pero en aquellos casos cuya persona no está obligada a emitirlas se le debe solicitar que nos haga una cuenta de cobro para poder tener un aval con el cual el contribuyente pueda trabajar, esto sí es un requisito obligatorio indicado por el artículo 1.6.1.4.40 del decreto 1625 emitido en el 2016.

El contribuyente en estos casos deberá utilizar la cuenta de cobro para hacer un documento que funcione como un equivalente de un soporte fiscal. Dicho de otro modo, para darle valor fiscal a las cuentas de cobro, es necesario que el contribuyente que las reciba emita un documento reconociendo que tenía una deuda con el proveedor, la cual ha sido cancelada y la cuenta de cobro es el registro de esa transacción hecha.

Esto se hace para indicar que una de las partes está reclamando un pago mientras que la otra reconoce la obligación que tiene de cancelarla.

Para que pueda funcionar como soporte fiscal se debe tener mayor rigurosidad respecto a la información que debe contener la cuenta de cobro. Todas deben contener la información que se indica en el apartado anterior sin excepción alguna.

También es relevante destacar que al final no es la cuenta de cobro la que funciona como aval fiscal, más bien es el documento que nosotros emitimos, ya que será este (con la copia de la cuenta de cobro, claro está) el que agregaremos a nuestras deducciones. Por ende, es responsabilidad del cliente y no del proveedor realizar todos los procedimientos pertinentes antes descritos.

Por otro lado, si el proveedor está en la obligación de emitir factura fiscal, no se hace necesario que sea emitida una cuenta de cobro y en caso de que ocurra, esta solo tendrá valor informativo para la empresa que lo emite, indiferentemente de que se haga el documento necesario para darle valor fiscal.

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Usos Para Personas que Prestan Servicios en el Régimen Simplificado

Como se ha dicho hasta ahorita, las cuentas de cobro pueden llegar a utilizarse como un aval fiscal siguiendo los pasos pertinentes, pero también pueden ser utilizados por quien presta el servicio o vende el producto para exigir la cancelación del pago correspondiente cuando estos se retrasan o no son realizados por parte del cliente.

Lo único es que solo lo pueden hacer las personas del régimen simplificado del IVA que no estén emitiendo facturas ni documentos similares, pero que expidan cuentas de cobro (debido a razones particulares). En estos casos este documento servirá como un aval jurídico para solicitar el pago pendiente a los clientes que no hayan cancelado aun.

Estos casos particulares se dan cuando las personas o empresas que realizan la transacción pertenecen al régimen común y han elaborado el documento que da soporte fiscal a la cuenta de cobro. En caso de que el comprador no pertenezca al régimen común, haría falta otro documento que posea valor fiscal para poder exigir el pago de la deuda.

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