Diariamente se observan intercambios comerciales, contactos entre proveedores o incluso la comunicación entre empresas. Por ende dicha relación muchas veces requiere la presencia de ciertos documentos de carácter administrativo que permiten determinar vinculaciones, contratos o cualquier otra actividad comercial, un ejemplo de esto es la carta de referencia comercial en Word, tema principal del presente post.
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Carta de referencia comercial en Word
Las cartas de referencia comercial son documentos administrativos que determinan una vinculación o relación entre dos empresas o instituciones comerciales.
La finalidad de dicho documento es la de intercambiar información respectiva a un tercero, pudiendo ser una persona u otra empresa, con el fin de determinar la fiabilidad y la sinceridad de este para así poder confiar en él y realizar cualquier otra actividad comercial.
Dicho documento es muy fácil y sencillo de elaborar. Y si no posees un programa especial de carácter administrativo, puedes realizar esta carta por medio del uso de las herramientas Office, cuya ejecución y práctica no conlleva un grado de complejidad.
Así que pensando en ello, este post tiene el objeto de enseñar al lector la manera de elaborar una carta de referencia comercial en Word, paso a paso con una serie de instrucciones muy sencillas de ejecutar y algunos ejemplos actualizados.
Beneficios y utilidad de las cartas de referencia comercial Word
La elaboración de este tipo de documentos administrativos es beneficiosa para ambas partes, ya que la misma otorga la información justa y necesaria del tercero creando una fiabilidad.
De la misma forma, dentro de sus ventajas se encuentra que a través de la información suministrada en ella, el cliente, si lo requiere, puede cambiar de empresa por voluntad propia, y a su vez la empresa a la cual será dirigida la carta podrá conocer si las prácticas de éste han sido correctas.
Esto causaría una relación estable y certera entre las empresas, práctica no muy vista hoy en día (pero que es necesaria) por parte de empresas que se encuentran en competencia en el mismo sector económico.
La utilidad y la elaboración de las cartas de referencia comercial radica principalmente en la necesidad por parte de las empresas de obtener la información del cliente en lo que respecta a:
- Si el cliente es consciente de los pagos a sus proveedores.
- Si este mantiene sus pagos al día, si se demora o no en las transacciones.
- Si tiene algún tipo de deuda pendiente por cancelar.
- O cualquier otro motivo que genere una sospecha o recelo hacia el mismo.
En el caso del cliente, la carta de referencia comercial también puede ser de la misma forma beneficiosa.
Ya que si el cliente tiene una buena reputación de terceros, y tiene la necesidad (por ejemplo) de comprar recursos a crédito, pudiendo cancelar con varias semanas o meses de margen, la empresa podrá aceptar dicha condición sin ningún tipo de problemas.
Es por ello, que la carta se ha convertido en un requisito fundamental por parte de muchas empresas a los clientes nuevos antes de dar en confianza su mercancía.
Esta recomendación comercial permite el análisis de la información relativa del cliente con hechos o sucesos pasados relacionados con otras empresas en el mismo sector.
Paso a paso para crear una carta de referencia comercial en Word
Las cartas de referencia comercial en Word son muy sencillas de elaborar, para ello lo primero que debes hacer es abrir un documento nuevo de word en donde elaborarás la misma.
Una vez abierto, se inicia con la redacción de la carta, para ello se explicará el procedimiento para su elaboración, dividiéndolo en diferentes secciones que van desde la identificación hasta la conclusión de la carta.
Sección I: Membrete o identificación
En toda carta de referencia, ya sea comercial, laboral, bancaria o de cualquier otra índole lo primero que se debe tener presente es el membrete o identificación de la institución.
En este caso, la identificación sería los datos propios de la empresa que remite la carta y que mantiene o mantenía la relación con el cliente, estos son:
- Nombre de la empresa
- Código fiscales
- Dirección de la localidad donde se encuentra
- Correo electrónico
- Números Telefónicos
- Fax
De esta forma, la persona que reciba la carta puede buscar los mejores medios o los que mayor les convenga para contactar a la empresa y certificar que la información suministrada sea válida.
Sección II: Contexto
Posteriormente, al haber identificado el remitente de la carta, se inicia con un breve saludo y se determina (¡Muy Importante!) la relación que existe o que existió con el interesado.
Para realizar esto, en las primeras líneas de la carta se coloca los nombres y apellidos del interesado (en caso que sea persona natural) o el nombre de la empresa (si es el caso de un ente jurídico).
Seguidamente al nombre, la cédula de identificación fiscal y por último anexar (a preferencia de la empresa) el período de relación con el cliente.
Cabe destacar que este último dato a pesar de que es colocado a preferencia de la empresa, es recomendable redactarlo ya que la antigüedad de la relación disminuye el efecto de la recomendación.
Por lo que siempre será mayor aceptada y valorada una empresa o persona que tenga un contacto directo con la empresa, por el contrario a que la la información suministrada sea antigua, lo que no colabora con el manejo de la información actualizada del cliente.
Sección III: Referencia
Esta sección igualmente forma parte del desarrollo de la carta. Y la misma se presenta posterior a haberse descrito la información previa del cliente.
En esta sección es donde la empresa describe e informa la información solicitada por parte de la entidad comercial, dicho contenido puede ser netamente empresarial y económico, o también se le puede incluir cualquier otro tipo de información.
De forma genérica, es muy visto que la empresa da fe que el cliente no presenta ningún tipo de problemas en relación a sus compromisos económicos y que el mismo es una persona o empresa que cumple respectivamente sus obligaciones comerciales.
Sección IV: Cierre de la carta de referencia laboral
Para el cierre se inicia con una despedida cordial por parte de la empresa, puede ser una frase o una palabra; de la misma forma debe incluirse la fecha en que se elabora la carta (siempre y cuando la misma no haya sido redactada en la parte superior de la misma).
De la misma forma, se puede incluir una disposición de la empresa para quién la necesita con el objeto de validar los datos remitidos.
Y por último se colocará nombre de la persona y cargo que ocupa en la empresa junto a su firma, dicha persona suele ser un director o gerente de la empresa; asimismo puede incluirse el sello de la empresa si es necesario.
Modelos de carta de referencia comercial en Word
A continuación, algunos ejemplos que serán de gran ayuda al momento de redactar una carta de referencia comercial en Word.
Modelo de Referencia Comercial de una persona
LOGO
Seguros El Almendro
Bogotá, Calle el almendro nº 4
33944053 – Fax – 3344555
A quien corresponda:
Mediante esta carta, queremos hacer constar de que Alejandra Briceño Marín, con cédula identidad número C-21.456.342 ha sido cliente nuestro durante el periodo comprendido entre septiembre de 2015 y mayo de 2018.
Durante estos años, la relación comercial ha fluido de manera correcta, siendo buen pagador, dentro de los plazos establecidos por contrato, sin destacar ningún percance grave que haya supuesto una alteración de los términos de la póliza.
Es por ello, que certificamos constancia de su buena conducta, y recomendamos encarecidamente a este cliente, con puntuación A+.
Y damos fe de todo esto en la ciudad de Bogotá, a 11 de marzo de 2019.
Atentamente,
Estafanía Fernández Suárez
Directora Comercial
(Firma)
Modelo de referencia comercial a un Banco
Este tipo de cartas son muy vistas en el caso que una persona acuda a una entidad bancaria a solicitar algún tipo de actividad financiera como por ejemplo de un crédito personal o un préstamo hipotecario.
Por el cual el banco solicita una referencia o garantía por parte de otra entidad para comprobar la información financiera o comercial de la persona, el ejemplo de este modelo es:
Telas Marineras C.A.
Dirección
Teléfono
Correo electrónico
En Bogotá, a 30 de mayo de 2019
A la atención de Don Miguel Ortiz
Director de la sucursal del Banco Meridiano de Maracaibo
Sirva la presente para hacer constar, de que nuestro cliente Julio Jiménez Rodríguez, con cédula de identidad número B-834.484.215, mantiene relaciones comerciales con nuestra empresa desde el año 2010 hasta el día de hoy.
A lo largo de estos años, en numerosas ocasiones, le hemos otorgado diversos créditos de hasta (6) dígitos medios, los cuales ha cancelado dentro de los términos establecidos por contrato.
Es por todo ello, que damos fe de que se trata de una persona cumplidora y honesta con sus compromisos económicos, en la que se puede confiar.
Y para dejar constancia, firmo aquí abajo esta carta en calidad de director general de Telas Marineras C.A.
Santiago Marrón
(Firma)
Como un tip importante, el desarrollo de las cartas de referencia comercial en word se deben hacer en letra Arial o Times New Roman, en tamaño 12 y justificando el texto.
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